Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BMHC-02 – Lý lịch công nhân viên công ty được sử dụng để tổng hợp và quản lý thông tin cơ bản của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp. Đây là tài liệu nền tảng giúp phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) theo dõi danh sách nhân viên, bao gồm các thông tin cá nhân, vị trí công tác, trình độ văn hóa, mức lương, thời gian vào làm, và các chế độ bảo hiểm. Biểu mẫu này thường được dùng để cập nhật dữ liệu nhân sự định kỳ hoặc khi có nhân viên mới, nhằm đảm bảo tính chính xác và đồng bộ cho các báo cáo nhân sự.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do nhân viên phòng HCNS hoặc cán bộ phụ trách nhân sự trực tiếp điền và cập nhật. Thời điểm điền là khi có nhân viên mới gia nhập công ty, khi có sự thay đổi về thông tin cá nhân (địa chỉ, vị trí, lương), hoặc vào đầu mỗi kỳ báo cáo nhân sự (tháng/quý/năm). Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng để rà soát, đối chiếu danh sách lao động trước khi nộp báo cáo cho cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc cơ quan thuế.
Hướng dẫn điền từng mục
- STT: Nhập số thứ tự tự động tăng dần theo danh sách, bắt đầu từ 1. Mỗi nhân viên là một dòng riêng.
- HOTEN: Ghi đầy đủ họ và tên nhân viên (ví dụ: Nguyễn Văn A). Không viết tắt, không dùng dấu cách thừa.
- TEN: Chỉ nhập tên chính của nhân viên (ví dụ: A). Trường này giúp tra cứu nhanh khi danh sách dài.
- MASO: Nhập mã số nhân viên do công ty cấp. Mã số phải duy nhất, không trùng lặp, thường gồm chữ và số (ví dụ: NV001).
- S_NAM: Nhập số năm kinh nghiệm làm việc của nhân viên (tính đến thời điểm hiện tại). Ghi số nguyên, không ghi chữ.
- DIACHI: Ghi địa chỉ thường trú hoặc tạm trú của nhân viên, đầy đủ số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
- VITRI: Nhập vị trí công việc hiện tại (ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Kế toán trưởng). Ghi đúng tên chức danh trong hợp đồng lao động.
- VH: Nhập trình độ văn hóa cao nhất (ví dụ: 12/12, Đại học, Cao đẳng). Nếu là hệ đào tạo, ghi rõ chuyên ngành nếu cần.
- L_LG: Nhập loại lương (ví dụ: Lương cơ bản, Lương khoán, Lương thời vụ). Ghi theo quy định của công ty.
- MUCLUONG: Nhập mức lương hiện tại (đơn vị: đồng). Chỉ nhập số, không nhập dấu phẩy hoặc chữ (ví dụ: 5000000).
- T_VAO: Nhập tháng vào làm việc tại công ty (ví dụ: 05). Dùng 2 chữ số, nếu tháng 1-9 thì thêm số 0 phía trước.
- N_VAO: Nhập năm vào làm việc tại công ty (ví dụ: 2023). Ghi đủ 4 chữ số.
- NU: Nhập giới tính. Ghi “1” nữ, “0” nam. Không ghi chữ.
- BHYT: Nhập mã số thẻ bảo hiểm y tế của nhân viên (nếu có). Nếu chưa có, để trống hoặc ghi “0”.
- BHXH: Nhập mã số sổ bảo hiểm xã hội của nhân viên (nếu có). Nếu chưa có, để trống hoặc ghi “0”.
- NGHI: Nhập trạng thái nghỉ việc. Ghi “0” nếu đang làm việc, ghi “1” nếu đã nghỉ việc. Nếu nghỉ, cần cập nhật thêm ngày nghỉ ở ghi chú riêng.
Lưu ý quan trọng
- Luôn kiểm tra tính duy nhất của mã số nhân viên (MASO) trước khi nhập để tránh trùng lặp dữ liệu.
- Đối với các trường số như MUCLUONG, S_NAM, chỉ nhập số nguyên, không nhập ký tự đặc biệt hoặc dấu phẩy.
- Trường DIACHI cần ghi đầy đủ, rõ ràng, tránh viết tắt không chuẩn (ví dụ: không viết "Q1" thay vì "Quận 1").
- Trường NU, NGHI chỉ nhập 0 hoặc 1, không nhập chữ như “Nam”, “Nữ”, “Có”, “Không”.
- Trường BHYT và BHXH nếu chưa có thẻ hoặc sổ thì để trống, không ghi “0” trừ khi quy định riêng của công ty yêu cầu.
- Sau khi điền xong, nên rà soát toàn bộ danh sách để đảm bảo không thiếu dòng hoặc sai lệch dữ liệu so với hợp đồng lao động.
Lỗi thường gặp
- Nhập sai định dạng ngày tháng: Trường T_VAO và N_VAO thường bị nhập lẫn tháng và năm, hoặc nhập tháng >12, năm > hiện tại. Cần kiểm tra kỹ.
- Bỏ sót trường bắt buộc: Nhiều nhân viên mới quên nhập HOTEN, MASO hoặc VITRI, dẫn đến danh sách không hoàn chỉnh.
- Nhập trùng mã số nhân viên: Khi thêm nhân viên mới, dễ xảy ra lỗi gán mã số đã có cho người khác. Nên dùng tính năng kiểm tra trùng trong Excel.
- Ghi sai giới tính: Trường NU thường bị nhập “Nam” hoặc “Nữ” thay vì 0/1. Cần tuân thủ quy ước số.
- Không cập nhật trạng thái nghỉ việc: Khi nhân viên nghỉ, trường NGHI vẫn để 0, gây sai lệch khi thống kê số lao động đang làm việc.
- Nhập mức lương thiếu số 0: Ví dụ ghi 500000 thay vì 5000000, dẫn đến sai số liệu lương. Nên kiểm tra lại số chữ số.
