Biểu mẫu BMHC-05 "Danh sách đóng BHXH" được sử dụng để kê khai danh sách lao động và quỹ lương trích nộp bảo hiểm xã hội theo từng quý trong năm. Đây là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp tổng hợp thông tin về mức lương đóng bảo hiểm của từng nhân viên, từ đó tính toán chính xác số tiền phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Biểu mẫu này cũng là căn cứ để đối chiếu, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ nhân sự, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về bảo hiểm xã hội.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do nhân viên phụ trách nhân sự hoặc kế toán tiền lương của công ty thực hiện. Thời điểm điền là vào đầu mỗi quý, cụ thể là trước ngày 01 của tháng đầu quý (ví dụ: quý 1 năm 200... thì ngày lập là 01 tháng 03 năm 200...). Sau khi lập xong, biểu mẫu cần được trình lên Giám đốc công ty ký duyệt, đóng dấu, sau đó nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội để xác nhận và lưu hồ sơ.
Hướng dẫn điền từng mục
Cấp quản lý: Ghi tên cơ quan quản lý cấp trên của công ty (nếu có). Nếu không có, có thể để trống hoặc ghi "Không".
Tên đơn vị: Ghi đầy đủ tên công ty hoặc đơn vị trực thuộc, đúng với tên trên giấy phép kinh doanh.
Mã đơn vị: Ghi mã số đơn vị do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp, thường là mã gồm 6-8 ký tự.
Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở chính của công ty, bao gồm số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
Tài khoản số: Ghi số tài khoản ngân hàng của công ty dùng để nộp tiền bảo hiểm xã hội.
Điện thoại: Ghi số điện thoại liên hệ của bộ phận nhân sự hoặc kế toán.
Tỉ lệ trích nộp: Ghi tổng tỉ lệ phần trăm trích nộp BHXH, BHYT, BHTN theo quy định hiện hành (ví dụ: 32% trong đó 21.5% doanh nghiệp chịu, 10.5% người lao động chịu).
Quý 1 năm 200...: Ghi rõ quý và năm lập biểu, ví dụ "Quý 1 năm 2024".
STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết danh sách lao động trong quý.
Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên từng người lao động, viết chữ in hoa có dấu.
Mã số BHXH: Ghi mã số bảo hiểm xã hội của từng người lao động (do cơ quan BHXH cấp).
Số sổ: Ghi số sổ BHXH của người lao động (nếu có).
Mức lương đóng BHXH: Ghi mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội cho từng tháng trong quý (tháng 1, tháng 2, tháng 3). Mức lương này phải đúng với hợp đồng lao động và không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
Ghi chú: Ghi các thông tin bổ sung như: nghỉ thai sản, nghỉ ốm dài ngày, tạm hoãn hợp đồng, v.v.
Tổng cộng: Tính tổng số người lao động và tổng quỹ lương đóng BHXH của toàn bộ danh sách.
Người lập biểu: Ký và ghi rõ họ tên của người trực tiếp lập biểu (thường là nhân viên nhân sự hoặc kế toán).
Giám đốc công ty: Ký tên, đóng dấu của công ty sau khi đã kiểm tra và phê duyệt.
Phần của bảo hiểm xã hội: Để trống, dành cho cán bộ thu và giám đốc bảo hiểm xã hội ký xác nhận sau khi nhận hồ sơ.
Lưu ý quan trọng
Phải kiểm tra kỹ mã số BHXH và số sổ của từng người lao động trước khi điền, tránh nhầm lẫn gây ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm.
Mức lương đóng BHXH phải được ghi chính xác theo từng tháng, không được ghi gộp hoặc làm tròn sai quy định.
Biểu mẫu phải được lập thành 2 bản: 1 bản nộp cho cơ quan BHXH, 1 bản lưu tại công ty để đối chiếu sau này.
Chỉ được sử dụng bút mực xanh hoặc đen để điền, không dùng bút chì hoặc bút đỏ. Chữ viết phải rõ ràng, không tẩy xóa.
Ngày lập biểu phải trùng với ngày đầu tiên của tháng đầu quý (ví dụ quý 1 là ngày 01 tháng 03). Nếu ngày lập sai, biểu mẫu có thể bị trả lại.
Lỗi thường gặp
Nhầm lẫn giữa mã số BHXH và số sổ BHXH: Nhiều người mới thường ghi nhầm hai thông tin này, dẫn đến sai sót khi đối chiếu với cơ quan bảo hiểm.
Ghi thiếu cột "Mức lương đóng BHXH" cho một trong ba tháng: Mỗi tháng trong quý đều phải có số liệu riêng, không được bỏ trống hoặc ghi chung.
Không cập nhật tỉ lệ trích nộp mới: Tỉ lệ trích nộp BHXH, BHYT, BHTN có thể thay đổi theo quy định nhà nước, cần kiểm tra lại trước khi điền.
Quên ký hoặc đóng dấu tại phần "Giám đốc công ty": Nếu thiếu chữ ký và dấu, biểu mẫu sẽ không có giá trị pháp lý và bị từ chối.
Điền sai ngày tháng năm lập biểu: Ngày lập phải đúng quy định, nếu sai sẽ phải làm lại từ đầu, gây mất thời gian.
