Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMHC-03 – Biên nhận hồ sơ được Phòng Hành chính – Tổ chức (HCTC) sử dụng để xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ xin việc từ ứng viên. Mẫu này giúp ghi nhận thông tin cơ bản của người nộp hồ sơ, thời hạn trả lời, và các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng như bổ túc hồ sơ, dự phỏng vấn hay thi tay nghề. Đây là căn cứ pháp lý để ứng viên theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ của mình tại công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên Phòng HCTC hoặc người được ủy quyền tiếp nhận hồ sơ điền. Thời điểm điền là ngay khi ứng viên đến nộp hồ sơ xin việc trực tiếp tại công ty. Sau khi điền đầy đủ thông tin, biên nhận sẽ được ký và giao lại cho người nộp hồ sơ giữ làm bằng chứng. Một bản sao lưu tại Phòng HCTC để đối chiếu sau này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số hiệu biên nhận (S:........... /HCTC/BM1): Điền số thứ tự theo quy tắc đánh số của phòng, ví dụ 001/HCTC/BM1. Số này phải duy nhất cho mỗi biên nhận.
2. Họ tên người nộp hồ sơ (Anh/Chị): Ghi đầy đủ họ và tên của ứng viên như trên chứng minh thư hoặc căn cước công dân.
3. Địa chỉ: Ghi địa chỉ thường trú hoặc tạm trú hiện tại của ứng viên, càng chi tiết càng tốt (số nhà, đường, phường, quận, thành phố).
4. Hẹn trả lời lúc:............ giờ, ngày:…………..: Ghi thời gian dự kiến phản hồi kết quả xử lý hồ sơ. Thông thường là 3-7 ngày làm việc kể từ ngày nhận.
5. Anh/Chị cần có mặt tại Cty lúc:…....... giờ, ngày:……………..: Nếu có lịch hẹn phỏng vấn hoặc thi tay nghề, ghi rõ thời gian và ngày cụ thể. Nếu chưa xác định, để trống hoặc ghi "sẽ thông báo sau".
6. Các mục I, II, III (Bổ túc hồ sơ, Dự phỏng vấn, Thi tay nghề): Đánh dấu chọn (✓) vào ô tương ứng nếu ứng viên cần thực hiện bước đó. Có thể chọn nhiều mục nếu quy trình yêu cầu.
7. Ngày …… tháng …… năm 20…..: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi lập biên nhận.
8. Người nhận hồ sơ ký và ghi Họ tên: Nhân viên HCTC ký tên và ghi rõ họ tên bên dưới.
9. Người nộp hồ sơ giữ Biên nhận này: Phần này dành cho ứng viên ký nhận đã nhận được biên nhận.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu được in thành 2 bản: một bản giao cho ứng viên, một bản lưu tại Phòng HCTC. Cả hai bản phải giống nhau về nội dung.
• Không được tẩy xóa hoặc sửa chữa thông tin sau khi đã ký. Nếu sai, phải làm lại biên nhận mới.
• Chữ ký của người nhận hồ sơ và người nộp hồ sơ phải rõ ràng, đúng họ tên đã ghi.
• Số hiệu biên nhận phải được đánh theo đúng quy tắc của phòng để tránh trùng lặp hoặc thất lạc.
• Thời gian hẹn trả lời nên được thống nhất với ứng viên và ghi chính xác để tránh khiếu nại.
• Biểu mẫu này chỉ có giá trị khi có đầy đủ chữ ký và đóng dấu (nếu có) của Phòng HCTC.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số hiệu biên nhận hoặc điền sai định dạng, dẫn đến khó tra cứu sau này.
• Ghi thiếu địa chỉ hoặc địa chỉ không rõ ràng, gây khó khăn khi liên hệ lại với ứng viên.
• Không đánh dấu vào các mục I, II, III, làm ứng viên không biết mình cần làm gì tiếp theo.
• Ký tên nhưng không ghi rõ họ tên, gây nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm.
• Ghi ngày tháng năm sai hoặc không thống nhất giữa hai bản biên nhận.
• Không giao bản biên nhận cho ứng viên, vi phạm quy trình và gây mất lòng tin.