Hướng dẫn điền Quyết định chấm dứt HĐLĐ BM07B-QT14

Mục đích sử dụng

Mẫu BM07B-QT14 (Quyết định chấm dứt HĐLĐ) được Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 ban hành nhằm chính thức hóa việc chấm dứt hợp đồng lao động giữa công ty và người lao động. Biểu mẫu này là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi nhận sự kết thúc quan hệ lao động, đồng thời làm cơ sở để thực hiện các thủ tục thanh toán, bàn giao và giải quyết quyền lợi cho nhân viên. Việc sử dụng đúng mẫu giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định của Bộ Luật Lao động và tránh các tranh chấp phát sinh sau này.

Ai điền và khi nào

Mẫu này do bộ phận Hành chính – Nhân sự (HC-NS) soạn thảo và trình lên Ban Giám đốc ký duyệt. Quyết định được ban hành sau khi công ty nhận được đơn xin nghỉ việc của người lao động và đã có sự đồng ý của cấp quản lý trực tiếp. Thời điểm điền mẫu là khi hai bên đã thống nhất về ngày chấm dứt hợp đồng lao động, thường là trong khoảng thời gian 30-45 ngày trước ngày nghỉ việc chính thức (theo quy định báo trước). Nhân viên HC-NS cần hoàn thiện quyết định này trước ngày có hiệu lực ít nhất 3-5 ngày làm việc để kịp trình ký và thông báo cho các bộ phận liên quan.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số quyết định (Số: ……/…/ QĐ-CMC): Ghi số thứ tự quyết định theo quy tắc đánh số của công ty. Ví dụ: 12/2024/QĐ-CMC. Số này phải liên tục và không trùng với các quyết định đã ban hành trước đó.
2. Địa danh và ngày tháng (TP. Nha Trang, ngày …… tháng ……. năm 201 …..): Ghi đúng địa danh trụ sở chính của công ty (TP. Nha Trang). Điền ngày, tháng, năm ban hành quyết định. Lưu ý năm phải cập nhật theo năm hiện tại, không để mẫu cũ năm 2010.
3. Căn cứ Hợp đồng lao động số (HĐLĐ số ………HDLD-CMC ngày ………………………….): Ghi chính xác số hợp đồng lao động và ngày ký kết của nhân viên. Thông tin này lấy từ hồ sơ nhân sự hoặc bản hợp đồng gốc.
4. Đơn xin nghỉ việc (ngày ……………… của Ông (Bà) …………………………………): Ghi ngày nhân viên nộp đơn xin nghỉ việc và họ tên đầy đủ của nhân viên. Tên phải viết hoa không dấu hoặc viết thường theo đúng giấy tờ tùy thân.
5. Điều 1 – Thông tin nhân viên và ngày chấm dứt: Điền họ tên nhân viên (giống mục trên), số HĐLĐ và ngày hợp đồng chấm dứt hiệu lực. Ngày chấm dứt phải trùng với thỏa thuận trong biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
6. Điều 2 – Trách nhiệm bàn giao: Mục này thường để mặc định, không cần điền thêm. Nhân viên HC-NS chỉ cần kiểm tra tên chức danh "Trưởng phòng Hành Chính – Nhân sự" đã chính xác.
7. Điều 3 và Điều 4: Đây là các điều khoản thi hành, không cần điền thêm nội dung. Chỉ cần đảm bảo văn bản đã có đủ chữ ký của Giám đốc và đóng dấu công ty.

Lưu ý quan trọng

• Trước khi soạn thảo quyết định, phải kiểm tra kỹ đơn xin nghỉ việc của nhân viên đã được phê duyệt bởi trưởng bộ phận và giám đốc.
• Ngày chấm dứt HĐLĐ ghi trong quyết định phải đảm bảo thời gian báo trước theo đúng quy định của Bộ Luật Lao động (tối thiểu 30 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn).
• Quyết định phải được in trên giấy A4 trắng, có logo và tên công ty ở đầu trang. Chữ ký của Giám đốc phải là chữ ký trực tiếp, không được photocopy hay scan.
• Sau khi ký, quyết định phải được gửi cho nhân viên 01 bản, lưu hồ sơ nhân sự 01 bản và gửi cho phòng Kế toán để làm cơ sở tính lương, bảo hiểm.
• Đối với trường hợp sa thải hoặc chấm dứt HĐLĐ trước thời hạn, cần tham khảo ý kiến pháp chế trước khi ban hành quyết định.

Lỗi thường gặp

• Sai số hiệu hợp đồng lao động: Nhiều nhân viên HC-NS copy từ quyết định cũ và quên sửa số HĐLĐ, dẫn đến sai lệch hồ sơ.
• Ngày tháng không khớp: Ngày ban hành quyết định lại trước ngày nhân viên nộp đơn xin nghỉ việc, gây mâu thuẫn về mặt thời gian.
• Thiếu chữ ký hoặc đóng dấu: Quyết định chỉ có chữ ký của Giám đốc nhưng thiếu dấu công ty, làm mất hiệu lực pháp lý.
• Không cập nhật năm: Nhiều mẫu vẫn để năm 2010 (năm ban hành mẫu) thay vì năm hiện tại, gây rủi ro khi thanh tra lao động.
• Bỏ sót nơi nhận: Không ghi đầy đủ các phòng ban cần nhận quyết định, dẫn đến việc phòng Kế toán không biết để tất toán bảo hiểm cho nhân viên.