Hướng dẫn điền đơn xin nghỉ việc chuẩn cho nhân viên KC24

Mục đích sử dụng

Mẫu đơn xin nghỉ việc BM01-QT14 là văn bản chính thức được Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 ban hành để nhân viên sử dụng khi có nhu cầu chấm dứt hợp đồng lao động. Mục đích của biểu mẫu này là ghi nhận nguyện vọng nghỉ việc của người lao động một cách rõ ràng, có căn cứ pháp lý. Đồng thời, đây là cơ sở để các cấp quản lý, phòng Hành chính – Nhân sự và Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt. Việc sử dụng đúng mẫu đơn giúp quy trình nghỉ việc diễn ra minh bạch, đúng quy định và bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.

Ai điền và khi nào

Mẫu đơn này do chính người lao động (nhân viên) có nhu cầu nghỉ việc điền và ký tên. Thời điểm điền đơn là khi nhân viên đã có quyết định chắc chắn muốn chấm dứt hợp đồng lao động với công ty. Theo quy định, nhân viên nên nộp đơn trước ít nhất 30 ngày (đối với hợp đồng không xác định thời hạn) hoặc theo thời hạn báo trước ghi trong hợp đồng lao động. Sau khi nhân viên điền đầy đủ thông tin, đơn sẽ được chuyển đến người quản lý trực tiếp, sau đó đến phòng HC-NS và cuối cùng là Ban Giám đốc để xin ý kiến và ký duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Mục này do phòng Hành chính – Nhân sự đảm nhận, nhân viên không cần điền. Đây là số văn bản được cấp khi đơn được tiếp nhận và lưu trữ chính thức.
2. TP. Nha Trang, ngày…….tháng…….năm…..……: Ghi rõ địa danh là "TP. Nha Trang" và điền ngày, tháng, năm hiện tại khi bạn viết đơn. Ví dụ: TP. Nha Trang, ngày 15 tháng 10 năm 2025.
3. Kính gửi: Đã có sẵn "Ban Giám đốc" và "Phòng Hành Chính – Nhân Sự", bạn không cần sửa. Đây là các cấp có thẩm quyền xem xét đơn của bạn.
4. Tôi tên là: Ghi họ và tên đầy đủ của bạn theo đúng giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD). Ví dụ: Nguyễn Văn A.
5. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của bạn trong công ty, ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Trưởng phòng Kỹ thuật, v.v.
6. Thuộc Phòng/ Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận bạn đang công tác, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Bộ phận Kho vận.
7. Thời gian đã làm việc tại Công ty: Ghi rõ khoảng thời gian bạn đã gắn bó, ví dụ: "Từ tháng 01/2022 đến nay" hoặc "3 năm 2 tháng".
8. Thời hạn hợp đồng lao động hiện tại: Ghi loại hợp đồng và thời hạn, ví dụ: "Hợp đồng không xác định thời hạn" hoặc "Hợp đồng xác định thời hạn 12 tháng, từ 01/01/2025 đến 31/12/2025".
9. Giải trình lý do muốn chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn: Trình bày ngắn gọn, trung thực lý do bạn muốn nghỉ việc. Ví dụ: "Do nhu cầu chuyển công tác về quê sinh sống" hoặc "Do sức khỏe không đảm bảo để tiếp tục công việc". Tránh viết cảm tính hoặc chỉ trích.
10. Bắt đầu chấm dứt hợp đồng từ ngày: Ghi ngày cụ thể bạn muốn chính thức nghỉ việc, phải đảm bảo thời gian báo trước theo quy định. Ví dụ: 15/11/2025.
11. Ý kiến của người quản lý trực tiếp: Mục này dành cho quản lý của bạn, không tự ý điền. Quản lý sẽ ghi nhận xét và ký tên.
12. Ý kiến của Phòng HC - NS: Mục này dành cho đại diện phòng Nhân sự, không tự ý điền. Họ sẽ xác nhận các thủ tục liên quan.
13. Ý kiến của Ban Giám đốc: Mục này dành cho lãnh đạo công ty, không tự ý điền. Đây là phê duyệt cuối cùng.
14. Người làm đơn (Ký & ghi rõ họ tên): Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn ký tên và ghi rõ họ tên bên dưới. Chữ ký phải giống với chữ ký trong hồ sơ nhân sự.
15. Trưởng bộ phận, TP. HC - NS, Ban Giám đốc: Các mục này dành cho các cấp có thẩm quyền ký duyệt sau khi xem xét đơn của bạn.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền các mục dành cho người lao động, không can thiệp vào các mục dành cho quản lý, nhân sự hay ban giám đốc.
• Thông tin cá nhân và lý do nghỉ việc phải trung thực, rõ ràng, tránh viết chung chung hoặc mơ hồ.
• Kiểm tra kỹ ngày tháng năm và thời gian báo trước để đảm bảo tuân thủ hợp đồng lao động và quy định của công ty.
• Đơn phải được in ra giấy, ký tay và nộp trực tiếp cho quản lý hoặc phòng HC-NS. Đơn scan hoặc chụp ảnh không có giá trị pháp lý.
• Giữ lại một bản sao đơn đã được ký duyệt để làm bằng chứng và đối chiếu sau này.
• Trước khi nộp đơn, nên trao đổi trước với quản lý trực tiếp để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ ngày tháng hoặc ghi ngày tháng không chính xác, dẫn đến sai lệch thời gian báo trước.
• Bỏ sót mục "Thời hạn hợp đồng lao động hiện tại" hoặc "Thời gian đã làm việc", gây khó khăn cho nhân sự khi xử lý.
• Viết lý do nghỉ việc quá dài dòng, cảm tính hoặc mang tính chỉ trích, ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân.
• Ký tên không đúng với chữ ký trong hồ sơ nhân sự, gây nghi ngờ về tính xác thực.
• Nộp đơn qua email hoặc tin nhắn mà không có bản cứng có chữ ký, khiến đơn không được xem xét.
• Không đọc kỹ các mục dành cho cấp trên, vô tình viết hoặc ký vào ô của người khác.