Hướng dẫn điền biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu BM03-QT14

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM03-QT14 – Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu được ban hành nhằm ghi nhận việc chuyển giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu, dữ liệu công việc giữa người bàn giao và người nhận bàn giao trong công ty. Biểu mẫu này đặc biệt quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự, đặc biệt là khi nhân viên nghỉ việc, chuyển phòng ban hoặc kết thúc dự án. Việc lập biên bản giúp minh bạch trách nhiệm, tránh thất lạc tài liệu và đảm bảo công việc được tiếp quản liền mạch. Đây là căn cứ pháp lý để xác nhận hai bên đã hoàn tất nghĩa vụ bàn giao trước khi nhân sự chính thức rời khỏi vị trí.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do người bàn giao (nhân viên sắp nghỉ việc hoặc chuyển công tác) chủ động lập và điền các thông tin liên quan. Người nhận bàn giao (thường là nhân viên kế nhiệm hoặc người được chỉ định) sẽ kiểm tra và ký xác nhận sau khi đã đối chiếu đầy đủ tài liệu. Trưởng bộ phận HC-NS hoặc trưởng bộ phận trực tiếp sẽ ký xác nhận cuối cùng. Thời điểm lập biên bản là trước ngày nghỉ việc chính thức hoặc trong buổi làm việc cuối cùng, khi hai bên tiến hành bàn giao thực tế tại văn phòng công ty. Biểu mẫu được lập thành 03 bản: một bản người bàn giao giữ, một bản người nhận giữ, một bản lưu tại phòng HC-NS.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự văn bản theo quy định của phòng hành chính, ví dụ: 01/BB-BG. Nếu chưa có số thì để trống để bộ phận văn thư cập nhật sau.
2. Ngày tháng: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi tiến hành bàn giao. Ví dụ: 15/12/2025. Lưu ý viết đúng định dạng ngày/tháng/năm.
3. Người bàn giao: Ghi rõ họ tên đầy đủ của nhân viên bàn giao, không viết tắt. Phòng/Bộ phận: ghi tên phòng ban nơi nhân viên đó đang công tác.
4. Người nhận bàn giao: Ghi rõ họ tên và phòng/bộ phận của người sẽ tiếp nhận toàn bộ hồ sơ, tài liệu. Người này phải được sự đồng ý của trưởng bộ phận.
5. Lý do bàn giao: Ghi ngắn gọn lý do, ví dụ: "Nghỉ việc theo nguyện vọng cá nhân", "Chuyển công tác sang phòng Kinh doanh", "Kết thúc dự án ABC".
6. Danh sách hồ sơ, tài liệu (bảng chi tiết): Điền lần lượt từng đầu mục theo các cột: STT (số thứ tự), Mã hồ sơ/tài liệu (nếu có), Tên hồ sơ tài liệu (ghi rõ ràng, ví dụ: "Hợp đồng lao động", "Báo cáo tài chính tháng 11"), Số lượng (ghi bằng số), Tình trạng (ví dụ: "Nguyên vẹn", "Còn tốt", "Đã ký duyệt"), Vị trí để hồ sơ (ví dụ: "Tủ hồ sơ số 2, ngăn 3", "Thư mục ổ D:\DuAn").
7. Ký tên: Người bàn giao, người nhận bàn giao và trưởng bộ phận xác nhận ký trực tiếp vào từng ô tương ứng, ghi rõ họ tên bên dưới chữ ký.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 03 bản giống hệt nhau, mỗi bên giữ một bản gốc có đầy đủ chữ ký.
• Trước khi ký, người nhận bàn giao phải kiểm tra kỹ từng tài liệu trong danh sách, đối chiếu số lượng và tình trạng thực tế. Nếu phát hiện thiếu hoặc hư hỏng, cần ghi chú ngay vào biên bản.
• Không được ký xác nhận nếu chưa nhận đủ tài liệu hoặc tài liệu chưa được sắp xếp đúng vị trí. Việc ký khống có thể dẫn đến tranh chấp sau này.
• Mục "Vị trí để hồ sơ, tài liệu" rất quan trọng, giúp người nhận dễ dàng tìm kiếm sau khi bàn giao. Cần ghi cụ thể, tránh ghi chung chung như "trong tủ" hay "trên bàn".
• Trưởng bộ phận HC-NS có trách nhiệm lưu trữ biên bản gốc và theo dõi việc hoàn tất bàn giao trước khi giải quyết chế độ cho người lao động.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ lý do bàn giao hoặc ghi quá sơ sài, dẫn đến khó xác định bối cảnh khi cần tra cứu lại.
• Bỏ sót cột "Mã hồ sơ" hoặc "Vị trí để hồ sơ", khiến người nhận mất thời gian tìm kiếm tài liệu sau này.
• Người nhận ký xác nhận mà chưa kiểm tra thực tế tài liệu, dẫn đến thiếu hụt hoặc sai lệch số lượng.
• Không ghi đủ 03 chữ ký (người bàn giao, người nhận, trưởng bộ phận), làm biên bản không có giá trị pháp lý.
• Viết tắt tên người hoặc tên phòng ban không đúng quy định, gây khó khăn khi đối chiếu.
• Điền sai ngày tháng hoặc không thống nhất ngày tháng giữa các bản biên bản, dẫn đến sai lệch thời gian bàn giao.