Hướng dẫn điền mẫu bìa tư vấn thiết kế BM05-QT06-MAU

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM05-QT06-MAU-BIA-TU-VAN-THIET-KE được thiết kế để làm bìa cho hợp đồng tư vấn thiết kế trong lĩnh vực xây dựng. Bìa này giúp nhận diện nhanh các thông tin cốt lõi của hợp đồng như bên giao thầu, bên nhận thầu, tên công trình và địa chỉ thi công. Đây là tài liệu quan trọng thuộc danh mục QT06 – Quy trình liên quan đến khách hàng, nhằm chuẩn hóa hình thức trình bày hợp đồng trước khi gửi cho đối tác. Việc sử dụng mẫu bìa thống nhất giúp công ty chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng và tránh nhầm lẫn giữa các hợp đồng khác nhau.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên hành chính dự án điền, ngay sau khi hai bên đã thống nhất các điều khoản cơ bản của hợp đồng tư vấn thiết kế. Thời điểm điền là trước khi in ấn và đóng dấu hợp đồng chính thức. Người điền cần có trong tay các thông tin chính xác về tên khách hàng (bên giao thầu), tên công ty mình (bên nhận thầu), tên công trình và địa chỉ cụ thể. Nếu hợp đồng có số hiệu riêng, cần cập nhật số này vào mục "Số: /2010/HĐTV-KC24" trước khi trình ký.

Hướng dẫn điền từng mục

1. BÊN GIAO THẦU: Ghi họ tên đầy đủ của cá nhân hoặc tên tổ chức thuê tư vấn thiết kế. Ví dụ trong mẫu là "Ông CHU CÔNG ĐỊNH". Nếu là tổ chức, ghi tên công ty và người đại diện.
2. BÊN NHẬN THẦU: Ghi tên đầy đủ của công ty tư vấn, ví dụ "CTY CP TƯ VẤN QUẢN LÝ XÂY DỰNG KC24". Đây là thông tin cố định của đơn vị thực hiện hợp đồng.
3. CÔNG TRÌNH: Ghi tên cụ thể của dự án hoặc hạng mục thiết kế, ví dụ "BIỆT THỰ GIA ĐÌNH LÔ DL A 8/20". Tên công trình phải khớp với các tài liệu đính kèm.
4. ĐỊA CHỈ: Ghi địa điểm xây dựng công trình, ví dụ "KHU ĐÔ THỊ BIỂN AN VIÊN – NHA TRANG". Cần ghi rõ số nhà, đường, khu vực, tỉnh/thành phố.
5. Số hợp đồng: Điền số hiệu hợp đồng theo quy tắc "Số: [số]/[năm]/HĐTV-KC24". Ví dụ "Số: 12/2010/HĐTV-KC24". Nếu chưa có số, để trống và bổ sung sau khi phát hành.
6. Ngày tháng: Mẫu có dòng trống phía dưới để ghi ngày, tháng, năm lập hợp đồng. Ghi theo định dạng ngày/tháng/năm, ví dụ "Ngày 15 tháng 03 năm 2010".

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ tên bên giao thầu: nếu là cá nhân, phải ghi đúng họ tên và chức danh (Ông/Bà). Nếu là tổ chức, ghi tên công ty và mã số thuế nếu có.
• Địa chỉ công trình phải viết hoa chữ cái đầu mỗi từ và không viết tắt tên tỉnh/thành phố.
• Số hợp đồng phải thống nhất với số trên các phụ lục và biên bản nghiệm thu kèm theo.
• Không để trống mục "CÔNG TRÌNH" vì đây là thông tin nhận dạng chính của hợp đồng.
• Bìa hợp đồng nên được in trên giấy trắng khổ A4, font chữ rõ ràng, căn giữa trang.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "bên giao thầu" và "bên nhận thầu": nhiều người mới hay ghi ngược, dẫn đến sai bản chất hợp đồng.
• Ghi thiếu thông tin địa chỉ: chỉ ghi tên đường mà quên khu vực hoặc tỉnh/thành phố, gây khó khăn khi xác định vị trí công trình.
• Không cập nhật số hợp đồng: để trống hoặc ghi số cũ của hợp đồng trước, làm mất tính duy nhất của tài liệu.
• Viết tắt tên công ty bên nhận thầu: ví dụ viết "CTY KC24" thay vì tên đầy đủ, gây thiếu chuyên nghiệp.
• Sai định dạng ngày tháng: ghi theo kiểu Mỹ (tháng/ngày/năm) thay vì kiểu Việt Nam (ngày/tháng/năm), dễ gây hiểu lầm.