Mục đích sử dụng

Giấy đi đường là biểu mẫu hành chính quan trọng được Công ty Cổ phần ABC sử dụng để quản lý và theo dõi các chuyến công tác của nhân viên. Mẫu giấy này giúp xác nhận việc cử nhân sự đi làm nhiệm vụ theo quyết định của công ty, đồng thời là cơ sở để tính toán và thanh toán các khoản công tác phí, tiền vé máy bay, tàu xe cho người lao động. Ngoài ra, giấy đi đường còn là căn cứ để các phòng ban liên quan xác nhận thời gian công tác thực tế, hỗ trợ quá trình quản lý nhân sự và tài chính được minh bạch, chính xác.

Ai điền và khi nào

Giấy đi đường do Trung tâm hoặc bộ phận trực tiếp quản lý nhân sự được cử đi công tác chịu trách nhiệm điền thông tin ban đầu. Người điền thường là cán bộ hành chính nhân sự hoặc trưởng nhóm công tác, thực hiện ngay sau khi có quyết định cử nhân viên đi làm nhiệm vụ từ Thủ trưởng đơn vị. Biểu mẫu này cần được hoàn thành trước chuyến công tác để trình ký duyệt, và sau khi kết thúc chuyến đi sẽ được sử dụng để đối chiếu, xác nhận thời gian thực tế cũng như lập bảng kê thanh toán công tác phí.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số giấy đi đường: Điền mã số văn bản theo quy định của công ty, ví dụ: 01/2024/GĐĐ/CT-ABC. Số này do bộ phận văn thư cấp để quản lý và lưu trữ hồ sơ.
2. Thông tin nhân sự được cử đi: Ghi đầy đủ họ tên của từng người trong nhóm công tác vào các dòng từ 1 đến 12. Mỗi dòng tương ứng với một nhân viên, nếu ít người thì bỏ trống các dòng còn lại.
3. Nhiệm vụ công tác: Mô tả ngắn gọn, cụ thể mục đích chuyến đi, ví dụ: "Kiểm tra hệ thống mạng tại chi nhánh Đà Nẵng" hoặc "Đào tạo phần mềm mới cho khách hàng".
4. Thời gian công tác: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc chuyến đi theo định dạng ngày/tháng/năm. Ví dụ: từ ngày 15/01/2024 đến ngày 18/01/2024.
5. Nơi đi và nơi đến: Ở phần bảng kê chi tiết, điền địa điểm xuất phát và địa điểm đến cho từng chặng di chuyển. Mỗi dòng là một chặng, kèm theo ngày tháng tương ứng.
6. Xác nhận của đơn vị: Sau khi kết thúc chuyến công tác, Trưởng nhóm công tác ký xác nhận ngày về. Thủ trưởng đơn vị nơi đi và đến ký đóng dấu xác nhận thời gian thực tế.
7. Phân kê thanh toán: Điền thông tin từng người gồm họ tên, số ngày công tác thực tế, chọn mức phí áp dụng (50.000đ, 70.000đ, 120.000đ, 140.000đ, 150.000đ, 160.000đ hoặc 170.000đ/ngày) và tính số tiền tương ứng. Cuối cùng tổng hợp vào dòng tổng số tiền công tác phí.
8. Phần duyệt thanh toán: Kế toán hoặc người có thẩm quyền ghi nhận tổng số tiền công tác phí được duyệt và tổng số tiền vé máy bay, tàu xe được thanh toán, sau đó ký duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Giấy đi đường phải được điền bằng bút mực, chữ viết rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai phải làm lại tờ mới để đảm bảo tính pháp lý.
• Tất cả các mục trong biểu mẫu đều phải được điền đầy đủ, không bỏ trống bất kỳ trường nào, kể cả phần bảng kê chi tiết nơi đi nơi đến.
• Chữ ký và con dấu của Thủ trưởng đơn vị nơi đi và nơi đến là bắt buộc để xác nhận thời gian công tác thực tế. Thiếu chữ ký sẽ không được duyệt thanh toán.
• Mức công tác phí áp dụng phải đúng theo quy định hiện hành của công ty ABC. Nhân viên cần kiểm tra chính sách trước khi kê khai.
• Phần kê thanh toán cần tính toán chính xác số ngày và số tiền, sau đó cộng dồn để ra tổng số tiền công tác phí. Sai sót sẽ dẫn đến chậm trễ trong quá trình thanh toán.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa số ngày đi đường và số ngày công tác: Nhiều nhân viên ghi tổng số ngày vắng mặt tại công ty thay vì chỉ ghi số ngày thực tế làm nhiệm vụ tại nơi đến. Cần phân biệt rõ hai khái niệm này.
• Không ghi đầy đủ thông tin nhân sự: Chỉ ghi tên mà bỏ qua chức danh hoặc mã nhân viên, gây khó khăn cho việc đối chiếu khi thanh toán.
• Điền sai mức công tác phí: Áp dụng mức phí không đúng với chức danh hoặc vị trí công tác của nhân viên, dẫn đến bị từ chối thanh toán hoặc phải điều chỉnh lại.
• Thiếu chữ ký xác nhận của đơn vị nơi đến: Nhân viên thường quên xin chữ ký và dấu xác nhận từ bộ phận hoặc chi nhánh nơi mình đến công tác, làm giấy tờ không hợp lệ.
• Kê khai số ngày không khớp với thực tế: Ghi số ngày công tác nhiều hơn hoặc ít hơn so với thời gian thực tế có xác nhận, gây mất lòng tin và ảnh hưởng đến uy tín cá nhân.