Mục đích sử dụng

Mẫu "Giấy đề nghị thanh toán thiết bị viễn thông thiết bị tin học" được sử dụng để đề nghị công ty thanh toán các chi phí liên quan đến việc lắp đặt, sửa chữa, bảo dưỡng hoặc triển khai các công trình thiết bị viễn thông và tin học. Biểu mẫu này giúp tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện công trình, bao gồm chi phí công tác phí, chi phí nguyên vật liệu, dịch vụ thuê ngoài và các chi phí khác. Đây là căn cứ pháp lý để phòng Tài chính – Kế toán kiểm tra và thực hiện thanh toán cho người lao động hoặc nhà thầu.

Ai điền và khi nào

Người trực tiếp thực hiện công trình hoặc người được lãnh đạo Trung tâm phân công phụ trách công trình sẽ điền mẫu này. Biểu mẫu được lập sau khi công việc đã hoàn thành và trước khi gửi lên phòng Tài chính – Kế toán để đề nghị thanh toán. Thông thường, người điền là nhân viên kỹ thuật hoặc cán bộ quản lý dự án thuộc Trung tâm cung cấp dịch vụ tin học. Mẫu cần được hoàn thiện và ký xác nhận bởi các bên liên quan như Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính và Lãnh đạo Công ty trước khi tiến hành thanh toán.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của giấy đề nghị theo quy định của Trung tâm, thường bao gồm năm và ký hiệu ĐNTT (ví dụ: 01/2025/ĐNTT).
2. Công trình: Ghi rõ tên công trình thiết bị viễn thông, ví dụ: "Lắp đặt thiết bị quang SDH cho BĐT Hà Nội lần 1 năm 2025".
3. Số lượng thiết bị: Liệt kê chi tiết từng loại thiết bị (quang SDH, DM10002G, SIS, CTR 210, DXR, NERA) và ghi số lượng đầu tương ứng vào ô trống.
4. Nhóm thực hiện: Ghi tên các thành viên trong nhóm thi công hoặc bảo dưỡng công trình.
5. Thời gian thực hiện: Ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc công trình theo định dạng ngày/tháng/năm.
6. Phần chi phí công tác phí (Mục I.A): Kê khai chi phí phụ cấp công tác phí, nhà nghỉ, đi lại. Mỗi mục cần ghi rõ số ngày công, mức tiền và thành tiền. Cộng dồn từng phần để ra tổng A.
7. Phần chi phí khác (Mục I.B): Ghi các khoản chi phí tiếp khách, văn phòng phẩm phát sinh trong quá trình thực hiện công trình.
8. Tiền đã tạm ứng (Mục II): Ghi số tiền đã tạm ứng từ công ty, bao gồm ngày tạm ứng, số phiếu và số tiền tương ứng.
9. Số tiền đề nghị thanh toán (Mục III): Tính bằng tổng chi phí (A+B) trừ đi tiền tạm ứng. Ghi cả số và chữ.
10. Bảng kê diễn giải chi phí cụ thể: Điền chi tiết từng khoản mục chi phí công tác phí (phụ cấp, đi lại, nhà nghỉ), chi phí nguyên vật liệu, dịch vụ thuê ngoài và chi phí khác. Mỗi dòng cần có lý do chi, số hóa đơn và số tiền.

Lưu ý quan trọng

• Phải đảm bảo tất cả các số liệu về số lượng thiết bị, ngày công, đơn giá và thành tiền được tính toán chính xác, khớp với chứng từ gốc.
• Mỗi khoản chi phí đều phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ kèm theo. Số hóa đơn phải được ghi đầy đủ vào cột tương ứng trong bảng kê.
• Phần "Bằng chữ" phải viết hoa chữ cái đầu và viết đúng chính tả số tiền, tránh sai sót gây nhầm lẫn.
• Mẫu phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên: Người đi công trình, Người kê thanh toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính và Lãnh đạo Công ty.
• Thời gian thực hiện công trình phải khớp với thời gian ghi trong bảng kê chi phí công tác phí và các hóa đơn liên quan.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa các loại thiết bị: Một số người điền nhầm số lượng đầu giữa thiết bị DM10002G 4x2 và 8x2, dẫn đến sai số liệu thanh toán.
• Không cộng dồn đúng tổng A, tổng B, tổng C: Nhiều nhân viên quên cộng các mục con hoặc cộng sai số học, làm sai lệch số tiền đề nghị thanh toán.
• Bỏ sót chữ ký xác nhận: Mẫu thường bị thiếu chữ ký của Phòng Tài chính hoặc Lãnh đạo Công ty, khiến hồ sơ bị trả lại.
• Ghi thiếu hoặc sai số hóa đơn: Một số người chỉ ghi lý do chi mà không ghi số hóa đơn, hoặc ghi số hóa đơn không khớp với chứng từ gốc.
• Không ghi rõ thời gian công tác: Phần "Lắp trạm" thường bị bỏ trống ngày bắt đầu và kết thúc, gây khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu.