Hướng dẫn điền giấy đề nghị tạm ứng tiền công trình

Mục đích sử dụng

Mẫu "Giấy đề nghị tạm ứng" được sử dụng khi nhân viên hoặc trưởng nhóm thi công cần ứng trước một khoản tiền từ công ty để thực hiện công việc liên quan đến dự án hoặc công trình tin học. Khoản tạm ứng này thường dùng để chi trả cho các chi phí phát sinh trước khi có quyết toán chính thức, như tiền tàu xe, công tác phí, mua vật tư phụ, thuê gia công hoặc vận chuyển. Biểu mẫu này giúp công ty kiểm soát dòng tiền và đảm bảo các khoản chi có mục đích rõ ràng, hợp lệ.

Ai điền và khi nào

Người điền là nhân viên hoặc trưởng nhóm thi công thuộc Trung tâm Tin học, có nhu cầu tạm ứng tiền để thực hiện công việc tại công trình hoặc dự án cụ thể. Biểu mẫu được điền trước khi bắt đầu triển khai công việc, thường là khi cần tiền mặt gấp để mua sắm vật tư, thanh toán vé tàu xe hoặc đặt cọc dịch vụ. Người đề nghị phải là người trực tiếp tham gia dự án và chịu trách nhiệm về khoản tạm ứng đó.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số văn bản theo quy tắc: số thứ tự/năm/viết tắt đơn vị. Ví dụ: 01/2025/TƯ/Cis. Để trống nếu chưa có số, sẽ được văn thư đánh sau.
2. Địa danh và ngày tháng: Ghi "Hà Nội, ngày ... tháng ... năm ..." đúng ngày làm giấy đề nghị. Không ghi ngày trong tương lai xa.
3. CÔNG TRÌNH: Ghi tên công trình hoặc dự án cụ thể mà bạn đang thực hiện, ví dụ: "Lắp đặt hệ thống mạng cho tòa nhà A".
4. Họ và tên người tạm ứng: Ghi đầy đủ họ tên người đề nghị tạm ứng, viết chữ in hoa có dấu hoặc chữ thường rõ ràng.
5. Đơn vị: Mặc định là "Trung tâm Tin học", không cần sửa.
6. Số tiền đề nghị tạm ứng: Ghi bằng số, ví dụ: 5.000.000 đồng. Viết liền, không cách, dùng dấu chấm phân cách hàng nghìn.
7. Bằng chữ: Viết số tiền bằng chữ, ví dụ: "Năm triệu đồng chẵn". Viết hoa chữ cái đầu, không viết tắt.
8. NỘI DUNG TẠM ỨNG: Ghi tên dự án, tên công trình, trưởng nhóm thi công và số người tham gia. Đây là phần mô tả ngắn gọn mục đích tạm ứng.
9. DỰ KIẾN CHI PHÍ: Liệt kê chi tiết từng khoản mục: tiền tàu xe, công tác phí, mua vật tư phụ, thuê gia công, vận chuyển, chi phí khác. Mỗi mục ghi số tiền tương ứng, cộng tổng ở cuối.
10. XÁC NHẬN CỦA TRUNG TÂM: Phần này để các phòng ban và lãnh đạo ký xác nhận. Người đề nghị chỉ cần ký vào ô "Người đề nghị", các ô còn lại để trống cho cấp có thẩm quyền.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các mục, không bỏ trống phần nội dung tạm ứng và dự kiến chi phí.
• Số tiền bằng số và bằng chữ phải khớp nhau tuyệt đối, nếu sai sẽ bị trả lại.
• Chỉ được tạm ứng cho công việc đã có phê duyệt dự án hoặc công trình từ cấp trên.
• Giấy đề nghị phải được ký trước khi nhận tiền, không ký sau.
• Lưu giữ bản sao hoặc chụp ảnh giấy đã ký để đối chiếu khi quyết toán sau này.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai số tiền bằng chữ so với số, ví dụ ghi "ba triệu" nhưng số là 5.000.000 đồng.
• Không ghi rõ tên công trình hoặc dự án, dẫn đến không xác định được mục đích tạm ứng.
• Bỏ sót phần dự kiến chi phí hoặc ghi tổng cộng không khớp với các khoản mục.
• Ký vào ô "Lãnh đạo công ty" hoặc "Phòng Tài chính" khi chưa được phép, gây sai quy trình.
• Điền ngày tháng không đúng thực tế, ví dụ ghi ngày trong tương lai hoặc ngày đã quá lâu.