Mục đích sử dụng
Biểu mẫu "Danh sách dụng cụ, phụ kiện phục vụ triển khai" được thiết kế nhằm kiểm soát chặt chẽ toàn bộ vật tư, thiết bị nhỏ và phụ kiện được xuất dùng cho các dự án triển khai dịch vụ công nghệ thông tin. Tài liệu này giúp bộ phận kho và đội triển khai ghi nhận chính xác số lượng, chủng loại từng món hàng được bàn giao, đồng thời làm căn cứ đối chiếu khi kết thúc dự án. Việc sử dụng biểu mẫu thống nhất giúp tránh thất thoát tài sản, đảm bảo mỗi dụng cụ đều có người nhận và người giao chịu trách nhiệm. Ngoài ra, đây còn là cơ sở để kế toán hạch toán chi phí triển khai và kiểm kê định kỳ.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do nhân viên kho hoặc người phụ trách cấp phát vật tư điền khi chuẩn bị hàng cho một đợt triển khai dự án. Thời điểm điền là trước khi đội thi công nhận hàng, sau khi đã có kế hoạch triển khai được phê duyệt. Người nhận (thường là đội trưởng hoặc kỹ thuật viên phụ trách hiện trường) sẽ ký xác nhận vào cột cuối cùng ngay tại kho, trước khi mang hàng đi. Trong trường hợp bổ sung hàng giữa dự án, cần lập một phiếu riêng, không ghi chồng lên phiếu cũ. Cả người giao và người nhận phải ký đầy đủ, ghi rõ họ tên và ngày tháng để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ.
Hướng dẫn điền từng mục
- STT (cột 1): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng loại dụng cụ, phụ kiện. Mỗi dòng chỉ ghi một loại hàng, không gộp chung nhiều món vào một số thứ tự.
- TÊN (cột 2): Ghi tên đầy đủ, chính xác của dụng cụ hoặc phụ kiện theo đúng tên trong danh mục kho. Ví dụ: "Cáp mạng CAT6 3m", "Ống gen nhựa 20mm", "Băng keo điện". Không viết tắt tùy tiện.
- SỐ LƯỢNG (cột 3): Ghi số lượng thực tế xuất kho bằng chữ số Ả Rập. Đối với vật tư tính theo mét hoặc kg, ghi đơn vị nhỏ nhất dễ kiểm đếm. Kiểm tra kỹ để tránh nhầm lẫn giữa số lượng yêu cầu và số lượng thực xuất.
- ĐƠN VỊ (cột 4): Ghi đơn vị tính phù hợp như "cái", "bộ", "cuộn", "hộp", "mét". Đơn vị phải khớp với quy cách đóng gói thực tế của hàng hóa. Ví dụ: ốc vít tính theo "hộp", không ghi "cái" nếu xuất theo hộp.
- GHI CHÚ (cột 5): Dùng để ghi thêm thông tin cần lưu ý như số serial (nếu có), tình trạng hàng (mới 100%, đã qua sử dụng), hoặc lý do xuất đặc biệt. Nếu không có gì đặc biệt, có thể để trống hoặc gạch chéo.
- Ngày tháng năm (cột cuối): Ghi ngày thực tế diễn ra việc giao nhận, theo định dạng ngày/tháng/năm. Không ghi ngày trước khi hàng chưa được kiểm đếm xong.
- Người giao (cột kế cuối): Người phụ trách kho hoặc người được ủy quyền giao hàng ký và ghi rõ họ tên. Chữ ký phải đúng với mẫu đã đăng ký trong công ty.
- Người nhận (cột cuối): Người trực tiếp nhận hàng để mang đi triển khai ký và ghi rõ họ tên. Người nhận chịu trách nhiệm bảo quản số hàng này cho đến khi bàn giao lại cho khách hàng hoặc nhập kho hoàn trả.
Lưu ý quan trọng
- Mỗi phiếu chỉ dùng cho một lần xuất kho, không được viết thêm dòng sau khi đã ký xác nhận.
- Nếu có sai sót khi viết, gạch ngang một đường lên ô sai và viết lại bên cạnh, sau đó đóng dấu hoặc ký xác nhận bên cạnh chỗ sửa. Không được tẩy xóa hoặc dùng bút xóa.
- Toàn bộ các cột từ STT đến Ghi chú phải được điền đầy đủ trước khi đưa cho người nhận ký. Không để trống cột nào ngoại trừ Ghi chú.
- Phiếu phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại kho, một bản giao cho đội triển khai. Hai bản phải giống nhau hoàn toàn.
- Khi kết thúc dự án, đội triển khai phải đối chiếu số hàng đã nhận với số hàng còn lại và lập biên bản hoàn trả, đính kèm phiếu này.
Lỗi thường gặp
- Ghi tên dụng cụ không đúng với danh mục kho, dẫn đến khi kiểm kê không khớp số liệu giữa kho và thực tế.
- Nhầm lẫn đơn vị tính, ví dụ ghi "cái" cho vật tư tính theo "bộ" hoặc "cuộn", gây sai lệch số lượng khi hạch toán.
- Bỏ sót cột Ghi chú khi hàng có serial hoặc hàng lỗi cần ghi chú riêng, sau này không truy xuất được nguồn gốc.
- Người nhận ký trước khi kiểm tra đủ số lượng, dẫn đến thiếu hàng khi ra công trình nhưng không có căn cứ khiếu nại.
- Điền ngày tháng không thống nhất giữa các bản phiếu, gây khó khăn cho việc đối chiếu chứng từ cuối tháng.
- Viết chữ số 1 và 7 dễ nhầm, cần viết rõ ràng, tránh tranh chấp về số lượng sau này.
