Mục đích sử dụng

Biên bản nghiệm thu tổng hợp bảo dưỡng thiết bị tin học là văn bản pháp lý quan trọng dùng để ghi nhận kết quả toàn bộ quá trình bảo dưỡng thiết bị tin học theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Biểu mẫu này tổng hợp các biên bản bảo dưỡng định kỳ riêng lẻ thành một báo cáo duy nhất, giúp đối soát số lượng thiết bị đã được bảo dưỡng, đánh giá chất lượng dịch vụ và ghi nhận các kiến nghị từ cả hai phía. Đây là cơ sở để thanh toán hợp đồng và giải quyết các vấn đề phát sinh sau bảo dưỡng.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên (Bên A là khách hàng, Bên B là Công ty Cổ phần ABC - đơn vị cung cấp dịch vụ) cùng phối hợp lập và ký. Thông thường, nhân viên kỹ thuật hoặc quản lý dự án của Bên B sẽ là người soạn thảo nội dung chính, sau đó trình cho đại diện Bên A xem xét và ký xác nhận. Biên bản được lập sau khi kết thúc một đợt bảo dưỡng định kỳ (ví dụ: đợt 1 năm 2024) hoặc khi kết thúc toàn bộ chu kỳ bảo dưỡng theo hợp đồng. Thời điểm lập là ngay tại buổi nghiệm thu cuối cùng, khi hai bên đã kiểm tra thực tế và thống nhất kết quả.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền mã số theo quy tắc: Số thứ tự/năm/NTTH/CT-ABC/Cis. Ví dụ: 01/2024/NTTH/CT-ABC/Cis. Số thứ tự được đánh liên tục trong năm.
2. Địa danh, ngày tháng: Ghi địa danh nơi lập biên bản (ví dụ: Hà Nội) và ngày tháng năm thực tế ký biên bản. Ngày tháng phải trùng với ngày hai bên cùng ký.
3. Căn cứ hợp đồng: Ghi số hợp đồng bảo dưỡng định kỳ đã ký giữa hai bên, ví dụ: 123/HĐKT/CT-ABC ngày 01/01/2024.
4. Căn cứ các biên bản bảo dưỡng định kỳ: Ghi dãy số của các biên bản bảo dưỡng riêng lẻ được tổng hợp, ví dụ: từ số 01/2024/BBBD đến số 12/2024/BBBD.
5. Thông tin Bên A: Ghi tên đầy đủ của khách hàng (tổ chức hoặc cá nhân). Sau đó liệt kê họ tên, chức vụ của các đại diện Bên A tham gia nghiệm thu (tối đa 3 người).
6. Thông tin Bên B: Mặc định là Công ty Cổ phần ABC. Liệt kê họ tên, chức vụ của các đại diện Bên B tham gia (thường là trưởng nhóm kỹ thuật, giám đốc dự án).
7. Đợt và năm bảo dưỡng: Ghi rõ đợt bảo dưỡng (ví dụ: đợt 1) và năm thực hiện (ví dụ: 2024).
8. Bảng thống kê thiết bị: Điền lần lượt từng phòng/ban, số lượng thiết bị bảo dưỡng, chi tiết từng loại (PC, máy chủ, máy in, UPS, máy scan, thiết bị mạng). Mỗi dòng là một phòng ban. Tổng số thiết bị phải khớp với hợp đồng.
9. Nhận xét và kiến nghị: Mục 1 - Nhận xét: ghi đánh giá tổng quan về chất lượng bảo dưỡng. Mục 2 - Kiến nghị bên A: ghi yêu cầu của khách hàng (nếu có). Mục 3 - Kiến nghị bên B: đã có nội dung mẫu, có thể bổ sung thêm. Mục 4: xác nhận vật tư thay thế đúng thực tế.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 02 bản gốc, mỗi bên giữ 01 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Không lập bản photocopy thay thế.
• Tất cả các trường thông tin phải được điền đầy đủ, không bỏ trống. Nếu không có nội dung thì ghi "Không có" hoặc gạch chéo.
• Chữ ký và họ tên của đại diện hai bên phải được ký trực tiếp bằng bút mực xanh, không ký bằng bút chì hay bút đỏ.
• Số liệu trong bảng thống kê phải khớp với các biên bản bảo dưỡng định kỳ riêng lẻ và với hợp đồng đã ký.
• Ngày tháng trên biên bản phải là ngày thực tế hai bên ký, không được để ngày trước hoặc sau khi nghiệm thu.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số biên bản hoặc đánh số trùng với biên bản khác trong cùng năm, gây khó khăn cho việc quản lý và tra cứu sau này.
• Ghi sai tên đơn vị Bên A hoặc tên người đại diện không đúng với giấy ủy quyền, dẫn đến biên bản không có hiệu lực pháp lý.
• Bỏ sót cột hoặc dòng trong bảng thống kê thiết bị, đặc biệt là các thiết bị mạng đơn giản hoặc máy scan, làm sai lệch số liệu tổng hợp.
• Không ghi rõ số hợp đồng căn cứ hoặc ghi sai số, khiến biên bản không liên kết được với hợp đồng gốc.
• Phần nhận xét và kiến nghị viết quá sơ sài, chỉ ghi "Đã bảo dưỡng xong" mà không nêu rõ tình trạng thiết bị sau bảo dưỡng, gây khó khăn khi đối chiếu sau này.