Hướng dẫn điền biên bản khảo sát dịch vụ công nghệ thông tin

Mục đích sử dụng

Biên bản khảo sát này được Công ty Cổ phần ABC và Công ty Cổ phần ABC sử dụng để ghi nhận chi tiết quá trình khảo sát thực tế tại hiện trường hoặc tại trụ sở khách hàng trong khuôn khổ cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin. Mục đích chính là xác nhận các yêu cầu kỹ thuật, địa điểm triển khai, kết quả đo đạc hoặc kiểm tra thực tế, làm cơ sở pháp lý cho các bước triển khai tiếp theo. Biên bản này giúp hai bên (bên cung cấp dịch vụ và bên tiếp nhận) thống nhất hiện trạng trước khi tiến hành lắp đặt, nâng cấp hoặc bàn giao hệ thống.

Ai điền và khi nào

Biên bản do đại diện hai bên tham gia khảo sát trực tiếp điền và ký xác nhận. Bên thứ nhất là đại diện Công ty Cổ phần ABC (bên cung cấp dịch vụ), thường là kỹ sư khảo sát, trưởng nhóm dự án hoặc cán bộ kỹ thuật. Bên thứ hai là đại diện khách hàng hoặc đơn vị được khảo sát, có thể là chủ đầu tư, đại diện ban quản lý hoặc người phụ trách hạ tầng CNTT. Thời điểm điền biên bản là ngay sau khi kết thúc quá trình khảo sát thực tế, tại chính địa điểm khảo sát, để đảm bảo thông tin ghi nhận chính xác và kịp thời.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số hiệu biên bản (Số…../năm/BBKS/CT-ABC/Cis): Điền mã số văn bản theo quy định của công ty. Ví dụ: 12/2025/BBKS/CT-ABC/Cis. Phần này do bộ phận hành chính hoặc văn thư đánh số trước khi in ấn.
2. Thời gian và địa điểm lập biên bản: Ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm hiện tại và địa chỉ cụ thể nơi tiến hành khảo sát (ví dụ: Tầng 5, Tòa nhà BIDV, số 35 Hàng Bài, Hoàn Kiếm, Hà Nội).
3. Đại diện Công ty Cổ phần ABC: Điền đầy đủ địa chỉ công ty, số điện thoại, số fax (nếu có). Ở mục "Đại diện", ghi họ tên người tham gia khảo sát và chức vụ chính xác (ví dụ: Kỹ sư khảo sát, Trưởng phòng Kỹ thuật).
4. Đại diện bên được khảo sát: Ghi tên đơn vị khách hàng, địa chỉ trụ sở hoặc địa điểm khảo sát, số điện thoại, fax. Mục "Đại diện" và "Chức vụ" điền tên và chức danh của người đại diện bên khách hàng (ví dụ: Giám đốc CNTT, Trưởng ban quản lý dự án).
5. Thời gian tiến hành khảo sát: Ghi rõ giờ bắt đầu và giờ kết thúc, kèm ngày tháng năm. Thời gian này phải khớp với thực tế triển khai, không được điền ước lượng.
6. Kết quả khảo sát (bảng STT): Điền lần lượt từng yêu cầu khảo sát (ví dụ: Kiểm tra đường truyền, đo cường độ tín hiệu wifi, khảo sát vị trí lắp camera), ghi rõ địa điểm cụ thể (phòng họp tầng 2, kho hàng số 3, v.v.), sau đó ghi kết quả thực tế (đạt/không đạt, thông số đo được, tình trạng thiết bị). Mỗi dòng là một hạng mục riêng biệt.
7. Kết luận và số trang/bản: Đánh dấu xác nhận hai bên thống nhất kết quả. Điền tổng số trang của biên bản (bằng số và chữ), số bản lập (thường là 02 bản), số bản mỗi bên giữ (01 bản).

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập ngay tại hiện trường, không được viết lại sau đó hoặc điền thông tin khi chưa khảo sát thực tế.
• Tất cả các mục thông tin về thời gian, địa điểm, họ tên người đại diện phải được điền đầy đủ, không bỏ trống. Nếu không có thông tin thì gạch chéo hoặc ghi "không".
• Kết quả khảo sát phải ghi cụ thể, tránh chung chung như "tốt" hay "xấu". Nên ghi số liệu đo đạc, tình trạng quan sát được hoặc ảnh chụp kèm theo nếu cần.
• Biên bản phải được đóng dấu của hai bên (nếu có quy định) và có chữ ký của người đại diện hợp pháp. Chữ ký phải đúng người đã tham gia khảo sát.
• Mỗi bên giữ một bản gốc có giá trị pháp lý như nhau. Không được sửa chữa, tẩy xóa sau khi đã ký. Nếu có sai sót phải lập biên bản điều chỉnh riêng.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số hiệu biên bản hoặc điền sai năm, dẫn đến khó khăn trong việc tra cứu và lưu trữ hồ sơ sau này.
• Nhầm lẫn giữa "Đại diện Công ty ABC" và "Đại diện bên được khảo sát", dẫn đến ký sai vị trí hoặc ghi sai thông tin liên hệ.
• Ghi kết quả khảo sát quá sơ sài, ví dụ chỉ ghi "đạt" mà không mô tả chi tiết thông số kỹ thuật hoặc tình trạng thực tế, gây khó khăn khi đối chiếu sau này.
• Không ghi đầy đủ số trang và số bản lập, dẫn đến tranh chấp về tính pháp lý khi một bên làm mất hoặc thất lạc biên bản.
• Điền thời gian khảo sát không khớp với thực tế, ví dụ ghi giờ kết thúc sớm hơn giờ bắt đầu, hoặc ngày tháng năm không chính xác.
• Bỏ sót chữ ký hoặc con dấu của một trong hai bên, làm biên bản mất hiệu lực pháp lý khi cần sử dụng làm căn cứ giải quyết tranh chấp.