Hướng dẫn điền biên bản nghiệm thu công trình đưa vào sử dụng

Mục đích sử dụng

Biên bản nghiệm thu công trình để đưa vào sử dụng là văn bản pháp lý quan trọng, xác nhận rằng công trình, hạng mục hoặc hệ thống thiết bị tin học đã được thi công, lắp đặt hoàn chỉnh và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật theo hợp đồng. Văn bản này là cơ sở để chủ đầu tư (bên A) chính thức tiếp nhận và đưa công trình vào khai thác, đồng thời là căn cứ để nhà thầu (bên B) hoàn tất nghĩa vụ hợp đồng và tiến hành thanh quyết toán. Biên bản này thường được lập sau khi các biên bản nghiệm thu kỹ thuật và bàn giao thiết bị đã được ký kết.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên gồm Chủ đầu tư (bên A) và Nhà thầu (bên B) cùng phối hợp điền và ký xác nhận. Thời điểm lập biên bản là sau khi toàn bộ công việc thi công, lắp đặt thiết bị đã hoàn tất, các hạng mục đã được kiểm tra, chạy thử và đạt yêu cầu kỹ thuật. Thông thường, biên bản được lập ngay tại hiện trường hoặc tại văn phòng dự án vào ngày hai bên tiến hành nghiệm thu cuối cùng. Nhân viên kỹ thuật, quản lý dự án hoặc thư ký dự án của cả hai bên sẽ là người trực tiếp ghi chép thông tin vào biểu mẫu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Ghi số hiệu văn bản theo quy định của công ty, ví dụ: Số 05/2024/NTCT/CT-ABC/Cis. Số này do bộ phận hành chính hoặc văn thư cấp.
2. Hợp đồng số và ngày ký: Ghi chính xác số hợp đồng kinh tế và ngày tháng năm ký kết giữa hai bên. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để đối chiếu.
3. Thời gian và địa điểm nghiệm thu: Ghi rõ giờ bắt đầu, ngày tháng năm tiến hành nghiệm thu và địa điểm cụ thể (ví dụ: tại văn phòng dự án, tại trung tâm dữ liệu).
4. Đại diện Chủ đầu tư (bên A): Điền đầy đủ tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, fax. Phần đại diện ghi họ tên và chức vụ của người có thẩm quyền ký biên bản.
5. Đại diện Nhà thầu (bên B): Điền thông tin của Công ty Cổ phần ABC (hoặc tên công ty nhà thầu), bao gồm địa chỉ, điện thoại, fax. Ghi rõ họ tên và chức vụ người đại diện.
6. Thời gian tiến hành nghiệm thu: Ghi rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc quá trình nghiệm thu thực tế, bao gồm cả ngày tháng năm.
7. Các tài liệu xem xét: Đánh dấu kiểm hoặc ghi đầy đủ số hiệu của hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao thiết bị và biên bản nghiệm thu kỹ thuật đã được hai bên ký trước đó.
8. Nội dung thống nhất: Đây là phần xác nhận kết quả. Các mục như "thiết bị bàn giao đầy đủ", "chất lượng đáp ứng yêu cầu" thường được mặc định, nhưng cần kiểm tra thực tế trước khi đánh dấu đồng ý.
9. Số bản lập: Mặc định là 08 bản, mỗi bên giữ 04 bản. Nếu có thỏa thuận khác, có thể sửa lại cho phù hợp.
10. Ký tên: Đại diện bên A và bên B ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) vào phần cuối biên bản.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập ngay sau khi hoàn tất nghiệm thu, không để quá muộn gây mất giá trị pháp lý.
• Tất cả thông tin về số hợp đồng, ngày tháng, tên đơn vị phải khớp tuyệt đối với hợp đồng gốc và các phụ lục kèm theo.
• Người ký biên bản phải đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật hoặc điều lệ công ty (thường là giám đốc hoặc người được ủy quyền).
• Không được để trống bất kỳ mục nào; nếu không có thông tin thì ghi "không" hoặc gạch chéo.
• Biên bản nên được đóng dấu giáp lai giữa các trang nếu có nhiều hơn một trang để tránh gian lận.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn số hợp đồng hoặc ngày ký hợp đồng, dẫn đến sai căn cứ pháp lý.
• Ghi thiếu thông tin địa chỉ, số điện thoại, fax của một trong hai bên, gây khó khăn khi liên hệ sau này.
• Không ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc nghiệm thu, làm mất tính chính xác của biên bản.
• Bỏ sót việc liệt kê các tài liệu kèm theo như biên bản bàn giao thiết bị hoặc biên bản nghiệm thu kỹ thuật.
• Người ký không đúng thẩm quyền hoặc thiếu chữ ký của một bên, khiến biên bản không có hiệu lực pháp lý.
• Không đóng dấu hoặc đóng dấu sai vị trí, đặc biệt là trên chữ ký và giáp lai.