Mục đích sử dụng

Biên bản bảo dưỡng định kỳ là tài liệu chính thức dùng để ghi nhận toàn bộ quá trình kiểm tra, bảo trì thiết bị công nghệ thông tin trong doanh nghiệp. Mẫu biểu này giúp theo dõi lịch sử bảo dưỡng của từng thiết bị, từ máy tính, máy in đến máy chủ, nhằm đảm bảo chúng luôn hoạt động ổn định và kéo dài tuổi thọ. Đồng thời, biên bản là căn cứ để phòng Kỹ thuật hoặc bộ phận IT đối chiếu với kế hoạch bảo trì đã đề ra, từ đó đánh giá hiệu quả công việc và lập kế hoạch thay thế linh kiện khi cần.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do nhân viên kỹ thuật hoặc người được phân công thực hiện bảo dưỡng trực tiếp điền. Thời điểm điền là ngay sau khi hoàn thành công việc bảo dưỡng định kỳ theo lịch trình (thường là hàng tháng, hàng quý hoặc theo chu kỳ quy định của công ty). Ngoài ra, đại diện phòng ban nơi đặt thiết bị cũng cần ký xác nhận để xác thực việc bảo dưỡng đã được thực hiện đúng đối tượng và đúng thời điểm. Việc điền và ký ngay tại chỗ giúp tránh sai sót về thông tin thiết bị và ngày tháng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số hiệu biên bản: Ghi theo định dạng "Số: .../năm/BBBD/CT-ABC/Cis". Ví dụ: Số: 12/2025/BBBD/CT-ABC/Cis. Đây là mã số duy nhất để tra cứu, cần tham khảo số liên tiếp từ sổ theo dõi hoặc bộ phận hành chính.
2. Phòng / Ban: Ghi tên phòng ban nơi thiết bị được lắp đặt và sử dụng, ví dụ: Phòng Kế toán, Ban Nhân sự. Không viết tắt nếu không có quy định riêng.
3. Địa chỉ: Ghi địa chỉ cụ thể của phòng ban đó, bao gồm tầng, số phòng, tòa nhà (nếu có). Ví dụ: Tầng 3, Tòa nhà ABC, Số 123 Đường XYZ.
4. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng thiết bị được bảo dưỡng trong đợt này.
5. Ngày bảo dưỡng: Ghi ngày tháng năm thực hiện bảo dưỡng, theo định dạng dd/mm/yyyy. Ví dụ: 15/03/2025.
6. Mã số thiết bị: Ghi mã số tài sản hoặc mã số thiết bị đã được dán trên thân máy. Đây là thông tin quan trọng để đối chiếu với danh sách tài sản cố định.
7. Người sử dụng: Ghi họ tên của nhân viên đang trực tiếp sử dụng thiết bị đó. Nếu thiết bị dùng chung, ghi "Dùng chung" và kèm tên phòng ban.
8. Ghi chú: Ghi tóm tắt tình trạng thiết bị trước và sau bảo dưỡng, các linh kiện đã thay thế hoặc vệ sinh. Ví dụ: "Vệ sinh quạt tản nhiệt, thay keo tản nhiệt CPU".
9. Người thực hiện: Ký và ghi rõ họ tên của kỹ thuật viên đã trực tiếp thực hiện bảo dưỡng.
10. Đại diện phòng ban: Ký và ghi rõ họ tên của trưởng phòng hoặc người được ủy quyền, xác nhận việc bảo dưỡng đã hoàn tất và thiết bị hoạt động tốt.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra mã số thiết bị thực tế trước khi ghi vào biên bản, tránh nhầm lẫn giữa các thiết bị có hình dạng giống nhau.
• Không bỏ trống cột "Ngày bảo dưỡng" và "Mã số thiết bị" vì đây là hai thông tin cốt lõi để truy xuất lịch sử.
• Phần "Ghi chú" nên ghi cụ thể, tránh chung chung như "đã bảo dưỡng xong". Nên mô tả ngắn gọn các công việc đã làm.
• Biên bản phải được lưu trữ bản giấy hoặc scan bản mềm vào hệ thống quản lý tài liệu của công ty ngay sau khi ký.
• Chữ ký của đại diện phòng ban là bắt buộc để hoàn tất quy trình, nếu thiếu chữ ký này biên bản sẽ không có giá trị pháp lý nội bộ.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai hoặc thiếu số hiệu biên bản, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và đối chiếu sau này.
• Nhầm lẫn giữa "Người sử dụng" và "Người thực hiện", đặc biệt khi kỹ thuật viên cũng là người dùng thiết bị.
• Bỏ sót cột "Ghi chú" hoặc ghi quá sơ sài, không phản ánh đúng tình trạng thiết bị, gây khó khăn cho lần bảo dưỡng tiếp theo.
• Không cập nhật địa chỉ phòng ban khi thiết bị được di chuyển sang vị trí khác, làm sai lệch thông tin quản lý tài sản.
• Ký thiếu một trong hai chữ ký (người thực hiện hoặc đại diện phòng ban), khiến biên bản không hợp lệ khi kiểm tra.