Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM.CT-IN.01.02 – Sổ danh mục tài liệu hiện hành được sử dụng để thống kê, theo dõi toàn bộ tài liệu đang có hiệu lực trong công ty. Mục đích chính là giúp bộ phận Văn thư – Thư viện (VTTH) và các phòng ban quản lý tập trung danh sách tài liệu nội bộ lẫn tài liệu bên ngoài. Nhờ có sổ này, công ty dễ dàng kiểm tra số lượng, ký hiệu, ngày nhận và tình trạng ban hành của từng tài liệu. Đây là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng và kiểm soát tài liệu theo tiêu chuẩn ISO.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên Phòng Văn thư – Thư viện (VTTH) hoặc người được phân công kiểm soát tài liệu điền. Thời điểm điền là khi có tài liệu mới được ban hành, tài liệu được sửa đổi lần cuối, hoặc khi nhận tài liệu từ bên ngoài (ví dụ: tiêu chuẩn, quy định pháp luật). Ngoài ra, sổ danh mục cần được cập nhật định kỳ hàng tháng hoặc theo yêu cầu kiểm tra của lãnh đạo. Nhân viên mới cần được hướng dẫn cụ thể để tránh sai sót khi ghi chép.

Hướng dẫn điền từng mục

1. TT (Số thứ tự): Ghi số thứ tự tăng dần cho mỗi tài liệu, bắt đầu từ 1. Không trùng lặp, không bỏ trống.
2. Tên tài liệu: Ghi đầy đủ tên tài liệu như trên văn bản gốc, ví dụ: "Quy trình kiểm soát tài liệu" hoặc "Hướng dẫn sử dụng phần mềm".
3. Ký hiệu: Ghi mã ký hiệu tài liệu theo quy định của công ty, ví dụ: QT.KSTL.01 hoặc BM.CT-IN.01.02. Nếu tài liệu bên ngoài không có ký hiệu, ghi "N/A".
4. Số lượng: Ghi số bản in hoặc bản điện tử hiện có. Ví dụ: 01 bản gốc, 02 bản sao.
5. Người nhận: Ghi họ tên người hoặc bộ phận nhận tài liệu. Nếu là tài liệu nội bộ, ghi tên phòng ban; nếu là tài liệu bên ngoài, ghi "VTTH" hoặc người phụ trách.
6. Ngày nhận: Ghi ngày tháng năm nhận tài liệu theo định dạng dd/mm/yyyy. Ví dụ: 15/03/2025.
7. Hình thức tài liệu: Ghi rõ "Bản giấy" hoặc "Bản điện tử". Nếu có cả hai, ghi "Cả hai".
8. Ban hành lần: Ghi số lần ban hành, ví dụ: "Lần 1" cho tài liệu mới, "Lần 2" cho tài liệu sửa đổi lần thứ hai.
9. Sửa đổi: Ghi số lần sửa đổi so với lần ban hành trước. Nếu chưa sửa đổi, ghi "0".
10. Mới: Đánh dấu "X" nếu tài liệu hoàn toàn mới, chưa từng có trong danh mục. Nếu không, để trống hoặc ghi dấu gạch ngang.

Lưu ý quan trọng

• Phân biệt rõ hai phần "Tài liệu nội bộ" và "Tài liệu bên ngoài" ở đầu biểu mẫu. Tài liệu nội bộ là quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu do công ty ban hành. Tài liệu bên ngoài là tiêu chuẩn, luật, quy định từ cơ quan nhà nước hoặc đối tác.
• Mỗi tài liệu chỉ được ghi một dòng, không gộp nhiều tài liệu vào cùng một số thứ tự.
• Ký hiệu tài liệu phải đúng với mã đã được phê duyệt, không tự ý đặt hoặc viết tắt.
• Ngày nhận phải là ngày thực tế tài liệu về tay người nhận, không phải ngày ký ban hành.
• Khi có sửa đổi, cần cập nhật lại cột "Sửa đổi" và "Ban hành lần" ngay lập tức để tránh nhầm lẫn phiên bản.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Ban hành lần" và "Sửa đổi": nhiều người ghi giống nhau, nhưng thực tế "Ban hành lần" là số lần phát hành tổng thể, còn "Sửa đổi" chỉ số lần thay đổi nội dung so với lần trước.
• Bỏ sót cột "Hình thức tài liệu": dẫn đến không biết tài liệu tồn tại dưới dạng giấy hay điện tử, gây khó khăn khi tra cứu.
• Ghi tên tài liệu quá ngắn hoặc viết tắt không chuẩn: ví dụ ghi "QT KSTL" thay vì "Quy trình kiểm soát tài liệu", làm mất tính chính xác.
• Không đánh dấu cột "Mới" cho tài liệu lần đầu: khiến người quản lý không biết tài liệu nào vừa được bổ sung.
• Ghi ngày nhận sai định dạng hoặc nhầm ngày: thường xảy ra khi tài liệu được gửi qua email nhưng người nhận ghi ngày mở file thay vì ngày nhận thực tế.