Hướng dẫn điền biểu mẫu tờ trình công ty ABC

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu tờ trình (ký hiệu số: ......./2007/TT/ABC) là văn bản hành chính nội bộ thuộc danh mục "Quy trình kiểm soát tài liệu" của Công ty ABC. Mục đích chính của biểu mẫu này là để trình lên Tổng Giám đốc hoặc cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt một đề xuất, kế hoạch hoặc vấn đề cụ thể nào đó. Tờ trình giúp chuẩn hóa việc đề đạt ý kiến, đảm bảo tính thống nhất và minh bạch trong quy trình ra quyết định tại công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do các Trưởng bộ phận, Quản lý dự án, hoặc bất kỳ nhân viên nào có đề xuất công việc cần sự phê duyệt của cấp trên thực hiện. Thời điểm điền là khi bạn cần xin ý kiến hoặc phê duyệt về một vấn đề cụ thể như: đề xuất mua sắm thiết bị, phê duyệt kế hoạch công tác, thay đổi quy trình làm việc, hoặc báo cáo một tình huống đặc biệt. Không sử dụng tờ trình cho các công việc hàng ngày đã có quy trình riêng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số:......./2007/TT/ABC: Điền số văn bản theo đúng quy định của phòng Hành chính. Ví dụ: 01/2024/TT/ABC. Nếu chưa có số, để trống và liên hệ bộ phận văn thư để lấy số.
2. Hà nội, ngày.........tháng.........năm........: Ghi rõ địa danh "Hà Nội" và ngày tháng năm lập tờ trình. Ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 10 năm 2024.
3. V/v.................................................................: Ghi tóm tắt nội dung chính của tờ trình, thường bắt đầu bằng "V/v". Ví dụ: V/v đề xuất mua máy tính văn phòng cho phòng Kế toán.
4. Nội dung.............: Đây là phần quan trọng nhất. Trình bày chi tiết lý do, mục đích, nội dung đề xuất, các căn cứ pháp lý (nếu có), và lợi ích mang lại. Viết ngắn gọn, rõ ràng, có số liệu cụ thể. Sử dụng các dòng gạch đầu dòng hoặc đánh số để dễ theo dõi.
5. Nơi nhận: Ghi rõ các đơn vị hoặc cá nhân nhận tờ trình để biết hoặc để phối hợp thực hiện. Ví dụ: - Tổng Giám đốc; - Phòng Tài chính Kế toán; - Lưu: VT, Phòng HCNS.
6. TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY: Phần này để dành cho Tổng Giám đốc ký duyệt. Người lập tờ trình không cần điền vào đây.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ số hiệu văn bản và ngày tháng trước khi trình ký. Sai sót nhỏ có thể khiến tờ trình bị trả lại.
• Nội dung tờ trình phải có căn cứ rõ ràng, không viết chung chung. Nếu có tài liệu kèm theo, cần ghi chú rõ ở cuối phần nội dung.
• Chỉ trình ký khi đã có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan (nếu có) như Trưởng bộ phận, Kế toán trưởng.
• Lưu giữ bản gốc tờ trình đã được phê duyệt tại bộ phận văn thư theo đúng quy định kiểm soát tài liệu.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số văn bản hoặc điền sai định dạng số, dẫn đến khó khăn trong việc tra cứu và lưu trữ.
• Phần "V/v" viết quá dài hoặc không rõ ràng, khiến người đọc khó nắm bắt ngay nội dung chính.
• Nội dung tờ trình không có luận điểm, thiếu số liệu hoặc căn cứ thuyết phục, làm giảm khả năng được phê duyệt.
• Bỏ sót mục "Nơi nhận" hoặc ghi thiếu đơn vị cần nhận, gây chậm trễ trong quá trình xử lý công việc sau khi được phê duyệt.