Hướng dẫn điền Phiếu yêu cầu tài liệu ISO đầy đủ

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu tài liệu là biểu mẫu quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng ISO của Công ty Cổ phần ABC. Biểu mẫu này được thiết kế để chính thức hóa việc đề xuất tạo mới, sửa đổi, bổ sung hoặc mua ngoài tài liệu phục vụ công việc. Khi một bộ phận hoặc cá nhân có nhu cầu về tài liệu chuyên môn, quy trình, hướng dẫn công việc hay bất kỳ văn bản nào thuộc hệ thống quản lý, phiếu này sẽ là căn cứ để Lãnh đạo Công ty và Ban ISO xem xét, phê duyệt. Việc sử dụng phiếu đúng cách giúp kiểm soát chặt chẽ nguồn tài liệu đầu vào, đảm bảo mọi tài liệu đều được thẩm định về nội dung, tính cần thiết và phù hợp với định hướng chung của tổ chức.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do nhân viên hoặc trưởng bộ phận có nhu cầu về tài liệu chủ động điền. Bất kỳ ai trong công ty khi phát hiện thiếu tài liệu hướng dẫn, cần cập nhật quy trình cũ, hoặc muốn đề xuất mua tài liệu tham khảo từ bên ngoài đều có thể sử dụng biểu mẫu này. Thời điểm điền phiếu là trước khi tiến hành bất kỳ hoạt động soạn thảo, mua sắm hay chỉnh sửa tài liệu nào. Cụ thể, bạn điền phiếu khi: (1) cần một tài liệu hoàn toàn mới cho quy trình làm việc, (2) phát hiện tài liệu hiện tại đã lỗi thời cần sửa đổi, bổ sung, (3) cần mua tài liệu chuyên ngành từ nhà cung cấp bên ngoài, hoặc (4) được cấp trên yêu cầu cung cấp tài liệu phục vụ dự án. Sau khi điền đầy đủ, phiếu sẽ được trình lên trưởng đơn vị và Ban ISO/Tổng Giám đốc để phê duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục 1 - Họ và tên: Ghi rõ họ và tên đầy đủ của người đề nghị, không viết tắt, không dùng biệt danh. Đây là thông tin để xác định người chịu trách nhiệm chính cho yêu cầu tài liệu.
2. Mục 2 - Đơn vị: Ghi tên phòng ban, bộ phận hoặc nhóm mà bạn đang công tác. Ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Ban Hành chính Nhân sự, Bộ phận Sản xuất. Thông tin này giúp Ban ISO xác định đúng đơn vị có nhu cầu.
3. Mục 3 - Yêu cầu tài liệu: Đánh dấu (X) vào một trong bốn lựa chọn: "Viết mới" nếu tài liệu chưa từng tồn tại; "Sửa đổi, bổ sung" nếu cần cập nhật tài liệu hiện có; "Mua ngoài" nếu mua tài liệu từ bên thứ ba; "Cung cấp" nếu yêu cầu được cấp bản sao tài liệu đã có sẵn.
4. Mục 4 - Nội dung tài liệu: Mô tả chi tiết nội dung dự kiến của tài liệu. Nếu là viết mới, hãy nêu rõ phạm vi, các chương mục chính. Nếu sửa đổi, ghi rõ phần nào cần thay đổi và nội dung thay thế. Nếu mua ngoài, ghi tên tài liệu, tác giả, nhà xuất bản (nếu biết).
5. Mục 5 - Lý do: Trình bày rõ ràng lý do tại sao cần tài liệu này. Ví dụ: "Do quy trình hiện tại chưa có hướng dẫn chi tiết cho công đoạn kiểm tra chất lượng", hoặc "Cần cập nhật theo tiêu chuẩn ISO mới ban hành". Lý do càng thuyết phục, yêu cầu càng dễ được phê duyệt.
6. Mục 6 - Số lượng: Ghi số lượng bản in hoặc bản điện tử cần được cung cấp. Nếu chỉ cần 1 bản để tham khảo, ghi "1". Nếu cần phát cho nhiều người trong nhóm, ghi số lượng cụ thể. Sau đó ký tên và ghi ngày tháng năm ở phần "Người đề nghị".
7. Mục 7 - Ý kiến của trưởng đơn vị: Mục này dành cho trưởng bộ phận của bạn. Sau khi bạn điền xong các mục 1-6, chuyển phiếu cho trưởng đơn vị để họ nhận xét về tính cần thiết và khả thi của yêu cầu. Trưởng đơn vị sẽ ký và ghi ngày tháng năm.
8. Mục 8 - Phê duyệt của Tổng Giám đốc/TT Ban ISO: Đây là mục phê duyệt cuối cùng. Sau khi trưởng đơn vị ký, phiếu được chuyển lên Tổng Giám đốc hoặc Trưởng Ban ISO để quyết định có triển khai hay không. Nếu được phê duyệt, người có thẩm quyền sẽ ký và ghi ngày.
9. Mục 9 - Người được phân công: Sau khi phê duyệt, người phụ trách (thường là chuyên viên ISO hoặc người được chỉ định) sẽ ghi tên người thực hiện soạn thảo, mua sắm hoặc cung cấp tài liệu.
10. Mục 10 - Thời gian hoàn thành: Ghi rõ hạn chót để hoàn thành việc tạo mới, sửa đổi hoặc cung cấp tài liệu. Thời gian này do người phân công và người thực hiện thống nhất, đảm bảo phù hợp với tiến độ công việc.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền bằng bút mực xanh hoặc đen, chữ viết rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu điền bằng máy tính, in ra và ký tay tại các mục có chữ ký.
• Mục 3 chỉ được chọn một trong bốn lựa chọn. Nếu chọn "Sửa đổi, bổ sung", cần ghi rõ số hiệu tài liệu hiện tại ở mục 4 để Ban ISO tra cứu.
• Mục 5 (Lý do) không được để trống. Đây là phần quan trọng nhất để thuyết phục cấp phê duyệt. Hãy viết ít nhất 2-3 dòng giải thích cụ thể.
• Ngày tháng năm ở mục 6, 7, 8 phải thống nhất về trình tự thời gian. Ngày người đề nghị phải trước hoặc cùng ngày với ngày trưởng đơn vị ký, và ngày trưởng đơn vị ký phải trước ngày Tổng Giám đốc phê duyệt.
• Phiếu sau khi được phê duyệt phải được lưu trữ tại Ban ISO ít nhất 3 năm theo quy định quản lý hồ sơ chất lượng.

Lỗi thường gặp

• Bỏ sót mục 5 (Lý do) hoặc viết lý do chung chung như "Cần cho công việc" mà không giải thích cụ thể, dẫn đến yêu cầu bị từ chối hoặc phải bổ sung nhiều lần.
• Chọn sai loại yêu cầu ở mục 3. Ví dụ: thực chất là sửa đổi tài liệu cũ nhưng lại chọn "Viết mới", gây nhầm lẫn cho Ban ISO khi tra cứu số hiệu tài liệu.
• Không ghi số lượng ở mục 6 hoặc ghi số lượng không phù hợp với nhu cầu thực tế, dẫn đến thiếu hoặc thừa tài liệu khi cấp phát.
• Người đề nghị tự ý điền vào mục 7 và 8 (phần dành cho trưởng đơn vị và lãnh đạo). Đây là lỗi nghiêm trọng về quy trình, có thể bị trả lại phiếu và nhắc nhở.
• Quên ký tên hoặc ghi ngày tháng tại mục 6. Phiếu thiếu chữ ký của người đề nghị sẽ không được xem xét xử lý.