Mẫu tờ trình nội bộ công ty ABC – Hướng dẫn chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu tờ trình nội bộ của Công ty ABC được thiết kế để giúp các phòng ban, đơn vị trực thuộc đề xuất, trình bày một vấn đề, kế hoạch hoặc kiến nghị lên cấp có thẩm quyền (Ban lãnh đạo, Giám đốc hoặc các phòng ban liên quan). Tờ trình là văn bản hành chính nội bộ quan trọng, thể hiện tính chuyên nghiệp và tuân thủ quy trình quản lý. Mục đích chính là để xin ý kiến chỉ đạo, phê duyệt hoặc thông qua một nội dung công việc cụ thể, từ đó làm cơ sở triển khai các bước tiếp theo. Việc sử dụng đúng mẫu tờ trình giúp đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống văn bản của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ, nhân viên hoặc trưởng bộ phận của đơn vị soạn thảo (phòng ban, nhóm dự án) thực hiện. Người điền cần nắm rõ nội dung đề xuất và có thẩm quyền soạn thảo văn bản theo sự phân công của lãnh đạo đơn vị. Tờ trình được sử dụng khi cần trình lên cấp trên một vấn đề mới, đề xuất thay đổi quy trình, xin phê duyệt ngân sách, kế hoạch công tác, hoặc báo cáo tình hình cần can thiệp. Thời điểm điền là trước khi tổ chức họp xin ý kiến hoặc trước khi gửi văn bản lên cấp có thẩm quyền. Đơn vị trình phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong tờ trình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. TÊN ĐƠN VỊ SOẠN THẢO: Ghi rõ tên phòng ban hoặc bộ phận trực tiếp soạn thảo tờ trình, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Ban Dự án. Không ghi tên cá nhân.
2. Số:......./2007/TT/TÊN ĐƠN VỊ: Điền số thứ tự văn bản theo quy định lưu trữ của đơn vị (ví dụ: 01/2007/TT-PKD). Phần "TÊN ĐƠN VỊ" viết tắt tên phòng ban (ví dụ: PKD cho Phòng Kinh doanh). Nếu chưa có số, để trống và tham khảo văn thư.
3. Địa danh và ngày tháng: Ghi "Hà Nội" (hoặc địa danh nơi công ty đặt trụ sở), sau đó điền ngày, tháng, năm hiện tại. Ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 03 năm 2025.
4. V/v: Ghi vắn tắt nội dung chính của tờ trình, bắt đầu bằng chữ "V/v" và viết hoa chữ cái đầu. Ví dụ: V/v Đề xuất mua sắm thiết bị văn phòng.
5. Kính gửi: Ghi rõ tên cấp có thẩm quyền nhận tờ trình, thường là Ban Giám đốc, Tổng Giám đốc hoặc các phòng ban liên quan. Có thể ghi nhiều nơi nhận, mỗi nơi một dòng.
6. Nội dung: Trình bày chi tiết lý do, mục đích, cơ sở đề xuất, các phương án (nếu có) và kiến nghị cụ thể. Nội dung cần rõ ràng, logic, có số liệu minh họa nếu cần. Phần này có thể kéo dài nhiều dòng, nhưng phải gói gọn trong khung quy định.
7. Nơi nhận: Ghi danh sách các đơn vị hoặc cá nhân nhận bản sao tờ trình để biết và phối hợp thực hiện. Dòng cuối ghi "Lưu: VT" (văn thư) hoặc tên phòng ban lưu hồ sơ.
8. ĐƠN VỊ TRÌNH: Đây là phần để thủ trưởng đơn vị soạn thảo ký tên, đóng dấu (nếu có). Phía dưới ghi rõ chức danh người ký (ví dụ: Trưởng phòng Kinh doanh).

Lưu ý quan trọng

• Phần "Số" văn bản phải tuân thủ quy tắc đánh số của công ty, tránh trùng lặp hoặc sai định dạng. Tham khảo bộ phận hành chính nếu chưa rõ.
• Nội dung tờ trình cần viết ngắn gọn, súc tích, tập trung vào vấn đề chính. Tránh lan man, dài dòng gây khó hiểu cho người duyệt.
• Phần "Kính gửi" chỉ ghi đúng cấp có thẩm quyền phê duyệt, không gửi tràn lan. Nếu cần gửi thêm để biết thì ghi ở mục "Nơi nhận".
• Chữ ký tại "ĐƠN VỊ TRÌNH" phải là chữ ký của người có thẩm quyền (Trưởng phòng, Phó phòng phụ trách). Không để nhân viên thường ký thay.
• Định dạng chữ: Tiêu đề "ĐƠN VỊ TRÌNH" và các phần quan trọng viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng đậm theo đúng quy định của mẫu.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số văn bản hoặc điền sai định dạng, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và lưu trữ sau này.
• Phần "V/v" viết quá dài hoặc không khái quát được nội dung chính, làm người duyệt mất thời gian đọc toàn bộ văn bản.
• Nội dung tờ trình thiếu căn cứ pháp lý hoặc số liệu cụ thể, khiến đề xuất thiếu thuyết phục.
• Nhầm lẫn giữa "Kính gửi" và "Nơi nhận": Ghi tất cả đơn vị vào "Kính gửi" thay vì chỉ ghi cấp phê duyệt, gây mất tính trang trọng.
• Không ghi địa danh và ngày tháng hoặc ghi sai định dạng (ví dụ: ghi ngày trước tháng không đúng chuẩn văn bản hành chính).
• Người ký không đúng thẩm quyền hoặc thiếu chữ ký, dấu của đơn vị trình, làm văn bản không có hiệu lực.