Mục đích sử dụng
Biểu mẫu quyết định (Bieu Mau quyet dinh) của Công ty ABC được thiết kế để ban hành các quyết định chính thức từ Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện. Mẫu này thuộc danh mục "QT kiểm soát tài liệu", giúp chuẩn hóa hình thức văn bản hành chính nội bộ. Việc sử dụng biểu mẫu thống nhất đảm bảo tính pháp lý, dễ dàng lưu trữ và tra cứu khi cần. Mỗi quyết định được đánh số riêng, gắn với mã số công ty và năm ban hành, tạo thành hệ thống văn bản có tổ chức.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do Thư ký Tổng Giám đốc, Chuyên viên Hành chính - Nhân sự hoặc cán bộ được ủy quyền soạn thảo. Thời điểm điền là khi có nhu cầu ban hành quyết định về tổ chức, nhân sự, quy trình, phê duyệt kế hoạch hoặc các vấn đề thuộc thẩm quyền của Tổng Giám đốc. Sau khi soạn thảo, biểu mẫu phải được trình lên Tổng Giám đốc xem xét, ký duyệt. Văn bản sau khi ký sẽ được đóng dấu công ty, lưu hồ sơ gốc và gửi đến các đơn vị liên quan theo danh sách nơi nhận.
Hướng dẫn điền từng mục
- Số hiệu văn bản (Số:...../2007/QĐ/ABC): Điền số thứ tự quyết định trong năm, ví dụ "01", "15", "120". Tiếp theo là năm ban hành, thay "2007" bằng năm hiện tại, ví dụ "2025". Giữ nguyên phần "/QĐ/ABC". Kết quả mẫu: "Số: 15/2025/QĐ/ABC".
- Địa danh và ngày tháng (Hà nội, ngày...tháng...năm...): Ghi rõ "Hà Nội" (viết hoa đúng chính tả). Điền ngày, tháng, năm ban hành quyết định bằng số, ví dụ "ngày 10 tháng 3 năm 2025". Ngày tháng phải trùng với ngày Tổng Giám đốc ký quyết định.
- Trích yếu nội dung (V/v...): Ghi ngắn gọn, chính xác nội dung chính của quyết định, ví dụ "V/v bổ nhiệm Trưởng phòng Kinh doanh" hoặc "V/v phê duyệt kế hoạch đào tạo năm 2025". Trích yếu không quá dài, đủ để người đọc biết ngay vấn đề được quyết định.
- Căn cứ pháp lý (Căn cứ vào...): Ghi các văn bản pháp luật, điều lệ công ty, nghị quyết HĐQT hoặc quy chế nội bộ làm cơ sở ban hành quyết định. Thường có hai căn cứ: một là văn bản pháp luật (Luật Doanh nghiệp, Điều lệ Công ty), hai là văn bản nội bộ hoặc đề nghị từ đơn vị liên quan.
- Theo đề nghị của: Ghi chức danh, phòng ban hoặc cá nhân có thẩm quyền đề xuất nội dung quyết định, ví dụ "Theo đề nghị của Trưởng phòng Nhân sự".
- Điều 1, Điều 2... (nội dung quyết định): Mỗi điều khoản trình bày một nội dung cụ thể. Điều 1 thường nêu nội dung chính (ví dụ: bổ nhiệm, miễn nhiệm, phê duyệt). Điều 2 quy định trách nhiệm thi hành. Điều cuối cùng thường là điều khoản thi hành (hiệu lực từ ngày ký). Nội dung phải rõ ràng, không mơ hồ.
- Nơi nhận: Liệt kê các đơn vị, cá nhân nhận quyết định để thực hiện. Thường gồm: các Phó Tổng Giám đốc, các phòng ban liên quan, đơn vị trực thuộc. Dòng cuối ghi "Lưu: VT, Hành chính" (Văn thư lưu hồ sơ gốc).
- Chữ ký Tổng Giám đốc: Để trống phần này, chỉ Tổng Giám đốc mới ký sau khi đã kiểm tra toàn bộ nội dung. Phía dưới dòng "TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY" là vị trí ký, đóng dấu.
Lưu ý quan trọng
- Luôn kiểm tra số hiệu văn bản đã được đăng ký vào sổ theo dõi văn bản đi của công ty, tránh trùng số hoặc sai năm.
- Ngày tháng trên quyết định phải thống nhất với ngày ký thực tế, không được để ngày trống hoặc ghi ngày trong tương lai.
- Phần trích yếu (V/v) phải viết hoa chữ cái đầu, không gạch chân hay in đậm, đúng quy cách văn bản hành chính.
- Mỗi căn cứ pháp lý phải ghi đầy đủ số hiệu, ngày tháng, tên văn bản. Không viết chung chung như "căn cứ quy định hiện hành".
- Nội dung các điều khoản phải được trình bày rõ ràng, mỗi điều chỉ nêu một vấn đề. Không lồng ghép nhiều nội dung khác nhau vào một điều.
- Sau khi Tổng Giám đốc ký, văn bản phải được đóng dấu treo (dấu công ty) đúng vị trí, không đóng dấu chồng lên chữ ký.
Lỗi thường gặp
- Sai số hiệu văn bản: nhầm năm, thiếu số thứ tự hoặc ghi sai mã công ty (ABC). Cần đối chiếu với sổ văn bản trước khi in.
- Ngày tháng không thống nhất: ghi ngày ban hành khác với ngày ký, hoặc để trống ngày tháng. Đây là lỗi phổ biến khi soạn thảo vội.
- Trích yếu quá dài hoặc quá chung chung: ví dụ "V/v công tác" là không đạt. Phải cụ thể như "V/v phê duyệt phương án tuyển dụng quý I/2025".
- Thiếu căn cứ pháp lý hoặc căn cứ không chính xác: dẫn đến quyết định thiếu cơ sở pháp lý, dễ bị khiếu nại hoặc hủy bỏ.
- Nội dung điều khoản mơ hồ, không rõ trách nhiệm thi hành: ví dụ "giao các phòng ban liên quan phối hợp thực hiện" mà không nêu rõ phòng nào chủ trì.
- Quên ghi nơi nhận hoặc ghi thiếu đơn vị cần nhận: dẫn đến văn bản không đến được người thực thi, gây chậm trễ công việc.
