Mục đích sử dụng

Biên bản mất mát hư hỏng là tài liệu quan trọng trong quy trình quản lý sửa chữa thiết bị tại Công ty Cổ phần ABC. Biểu mẫu này được sử dụng để ghi nhận tình trạng thiết bị bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển từ Bưu điện tỉnh về kho sửa chữa. Việc lập biên bản giúp xác định trách nhiệm, làm căn cứ để xử lý bồi thường và điều chỉnh số liệu tồn kho. Đồng thời, biên bản này cũng hỗ trợ bộ phận kỹ thuật và thống kê có cơ sở dữ liệu chính xác về tình trạng thiết bị trước khi tiến hành sửa chữa.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do nhân viên kỹ thuật (CBKT) trực tiếp kiểm tra lô hàng thiết bị điền và ký xác nhận. Thời điểm lập biên bản là ngay khi nhận được lô hàng thiết bị từ Bưu điện tỉnh gửi đến để sửa chữa, và phát hiện có dấu hiệu mất mát hoặc hư hỏng. Người kiểm tra cần lập biên bản ngay tại thời điểm kiểm đếm, trước khi tiến hành bất kỳ thao tác sửa chữa nào khác. Biên bản này cần có sự xác nhận của Tổ trưởng Tổ sửa chữa và nhân viên Thống kê để đảm bảo tính khách quan.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số hiệu biên bản (Số: ....../năm/MMHH): Điền số thứ tự biên bản theo quy định của công ty, kèm năm hiện tại và mã MMHH (mã mất mát hư hỏng). Ví dụ: 001/2025/MMHH.
2. Ngày tháng năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm hiện tại khi lập biên bản. Viết đầy đủ số ngày, tên tháng và năm (ví dụ: ngày 15 tháng 3 năm 2025).
3. Tên người kiểm tra (Tên tôi là: ... - CBKT): Ghi họ và tên đầy đủ của nhân viên kỹ thuật thực hiện kiểm tra lô hàng. Thêm chức danh CBKT (Cán bộ kỹ thuật) phía sau tên.
4. Lô hàng thiết bị (Khi tôi nhận kiểm tra lô hàng thiết bị ...): Ghi rõ tên lô hàng, số lượng, chủng loại thiết bị được gửi sửa chữa. Ví dụ: "lô hàng thiết bị viễn thông gồm 20 bộ thu phát tín hiệu".
5. Bưu điện tỉnh gửi (của BĐ tỉnh ...): Ghi tên tỉnh thành của Bưu điện đã gửi thiết bị đến sửa chữa. Ví dụ: "BĐ tỉnh Quảng Ninh".
6. Tình trạng hư hỏng (thiết bị đã bị ...): Mô tả chi tiết tình trạng hư hỏng hoặc mất mát phát hiện được, như: vỡ vỏ, mất linh kiện, ẩm ướt, biến dạng, hoặc thiếu số lượng so với danh sách.
7. Bảng kê chi tiết thiết bị (TT, TÊN VẬT TƯ, MÃ SỐ, ĐVT, SỐ LƯỢNG, CHẤT LƯỢNG, QUY CÁCH): Liệt kê từng thiết bị theo đúng thứ tự: số thứ tự, tên vật tư/thiết bị, mã số, đơn vị tính, số lượng thực tế, chất lượng hiện tại và quy cách kỹ thuật. Mỗi dòng là một thiết bị riêng biệt.
8. Tổ trưởng Tổ sửa chữa: Người phụ trách tổ sửa chữa ký và ghi rõ họ tên sau khi xác nhận tình trạng thiết bị.
9. Người kiểm tra: Nhân viên kỹ thuật đã kiểm tra ký và ghi rõ họ tên, xác nhận thông tin đã điền là chính xác.
10. Thống kê: Nhân viên thống kê ký và ghi rõ họ tên, xác nhận số liệu đã được cập nhật vào hệ thống quản lý.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập ngay khi phát hiện hư hỏng, không được để qua ngày hôm sau vì sẽ ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của biên bản.
• Tất cả các mục trong biên bản phải được điền đầy đủ, không bỏ trống bất kỳ trường nào. Nếu không có thông tin thì ghi "không" hoặc gạch chéo.
• Chữ ký của Tổ trưởng, Người kiểm tra và Thống kê phải là chữ ký tươi, không được đóng dấu chữ ký hoặc ký thay.
• Mỗi thiết bị hư hỏng phải được ghi riêng một dòng trong bảng kê, không gộp chung nhiều thiết bị vào một dòng.
• Biên bản sau khi hoàn thành phải được lưu giữ tại bộ phận kỹ thuật ít nhất 2 năm để phục vụ công tác kiểm tra và đối chiếu sau này.

Lỗi thường gặp

• Điền sai số hiệu biên bản hoặc quên không điền số hiệu, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và quản lý hồ sơ.
• Mô tả tình trạng hư hỏng quá chung chung như "hỏng" hoặc "mất" mà không nêu chi tiết cụ thể, gây khó khăn cho việc xác định nguyên nhân và trách nhiệm.
• Bảng kê thiết bị thiếu thông tin mã số hoặc đơn vị tính, làm sai lệch số liệu thống kê và kiểm kê kho.
• Không ghi rõ tên Bưu điện tỉnh gửi thiết bị, dẫn đến nhầm lẫn khi xử lý bồi thường hoặc liên hệ lại.
• Thiếu chữ ký của một trong ba bên (Tổ trưởng, Người kiểm tra, Thống kê), khiến biên bản không có giá trị pháp lý.
• Ghi ngày tháng năm không thống nhất giữa các phần trong biên bản, ví dụ ngày ở đầu biên bản khác với ngày ký xác nhận.