Mục đích sử dụng

Biên bản giao nhận vật tư thiết bị sửa chữa là tài liệu chính thức ghi nhận việc bàn giao vật tư, thiết bị giữa bên giao (Thống kê Trung tâm) và bên nhận (kỹ thuật viên hoặc bộ phận sửa chữa). Mục đích chính của biên bản là xác nhận số lượng, chủng loại, tình trạng và thông tin chi tiết của từng vật tư thiết bị được giao nhận phục vụ công tác sửa chữa. Biên bản này giúp minh bạch hóa quy trình quản lý tài sản, tránh thất thoát và làm căn cứ đối chiếu sau khi hoàn thành công việc sửa chữa.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện bên giao (Thống kê Trung tâm) và đại diện bên nhận (người được phân công nhận vật tư thiết bị để sửa chữa) cùng phối hợp điền. Thời điểm điền là ngay tại thời điểm giao nhận thực tế, khi hai bên có mặt trực tiếp tại địa điểm bàn giao (Công ty CT-IN). Biên bản phải được lập trước khi bên nhận mang vật tư thiết bị đi sửa chữa, nhằm đảm bảo mọi thông tin về số lượng và chất lượng đều được kiểm tra và xác nhận ngay lúc đó.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền theo định dạng: Số thứ tự/năm/BBBG/Ctelecom/SC. Ví dụ: 01/2025/BBBG/Ctelecom/SC. Số thứ tự được đánh liên tục theo năm.
2. Ngày tháng năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập biên bản tại Hà Nội. Điền đầy đủ cả ngày, tháng và năm hiện tại.
3. Địa điểm giao nhận: Mặc định là "Công ty CT-IN". Nếu giao nhận tại địa điểm khác, ghi rõ tên địa điểm thực tế.
4. Nội dung giao nhận: Ghi rõ tên công trình, dự án hoặc lý do sửa chữa. Ví dụ: "Vật tư thiết bị sửa chữa cho khách hàng ABC theo hợp đồng số XYZ".
5. Ngày nhận và lệnh sửa chữa: Ghi ngày tháng năm dự kiến nhận vật tư và số lệnh sửa chữa tương ứng. Số lệnh sửa chữa là mã số do bộ phận điều hành cấp.
6. Đại diện bên giao và bên nhận: Bên giao mặc định chức vụ là "Thống kê Trung tâm", cần ghi rõ họ tên. Bên nhận ghi họ tên và chức vụ thực tế (ví dụ: Kỹ thuật viên, Trưởng nhóm sửa chữa).
7. Bảng kê vật tư thiết bị: Điền lần lượt từng dòng theo các cột: TT (số thứ tự), TÊN VẬT TƯ THIẾT BỊ (ghi tên đầy đủ, chính xác), SỐ LƯỢNG (ghi bằng số), S/N (số seri của thiết bị nếu có), QUY CÁCH PHẨM CHẤT (mô tả tình trạng: mới, cũ, đã qua sử dụng, còn nguyên tem...), GHI CHÚ (các thông tin bổ sung như tình trạng lỗi, phụ kiện kèm theo).
8. Lưu ý Card CT-IN: Đánh dấu "Có" hoặc "Không" vào ô tương ứng. Nếu có card CT-IN thay thế cho khách hàng, ghi rõ số lượng vào ô "Có".
9. Chữ ký: Đại diện bên nhận và đại diện bên giao ký, ghi rõ họ tên dưới mỗi cột tương ứng.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản gốc để đối chiếu sau này.
• Trước khi ký, hai bên phải kiểm tra kỹ từng vật tư thiết bị về số lượng, tình trạng và số seri. Nếu phát hiện sai lệch, phải ghi chú ngay vào cột Ghi chú trước khi ký.
• Không được để trống bất kỳ cột nào trong bảng kê. Nếu không có thông tin, ghi "Không" hoặc gạch chéo.
• Số seri (S/N) là thông tin cực kỳ quan trọng để truy xuất nguồn gốc thiết bị, bắt buộc phải ghi đầy đủ và chính xác.
• Biên bản chỉ có hiệu lực khi có đầy đủ chữ ký của cả hai bên. Không được ký trước hoặc ký thay.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi số lệnh sửa chữa hoặc ghi sai số lệnh, dẫn đến không thể đối chiếu với phiếu yêu cầu sửa chữa.
• Ghi thiếu hoặc sai số seri (S/N) của thiết bị, gây khó khăn khi kiểm tra và bảo hành sau này.
• Không kiểm tra kỹ tình trạng phẩm chất thiết bị trước khi ghi vào biên bản, dẫn đến tranh chấp khi trả lại thiết bị.
• Điền số lượng bằng chữ không khớp với số lượng bằng số, hoặc tẩy xóa không có xác nhận của hai bên.
• Bỏ sót mục "Lưu ý Card CT-IN" – đây là mục quan trọng để xác định có card thay thế cho khách hàng hay không, nếu bỏ sót sẽ gây nhầm lẫn trong quá trình sửa chữa.
• Ký biên bản khi chưa có đầy đủ chữ ký của cả hai bên, hoặc để người không có thẩm quyền ký thay.