Mục đích sử dụng

Biên bản kiểm tra sơ bộ (KTSB) là tài liệu kỹ thuật quan trọng trong quy trình sửa chữa thiết bị tại Công ty Cổ phần ABC. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi nhận kết quả kiểm tra ban đầu về chất lượng và tình trạng hoạt động của các linh kiện, thiết bị (đặc biệt là các loại Card) trước khi đưa vào sửa chữa. Biên bản giúp xác định rõ thiết bị nào còn hoạt động tốt, thiết bị nào đã hỏng hoặc xuống cấp, từ đó làm cơ sở cho tổ sửa chữa lên phương án xử lý phù hợp. Đây là căn cứ pháp lý để đối chiếu với lệnh sửa chữa và báo cáo sau này.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do người được giao nhiệm vụ kiểm tra (thường là kỹ thuật viên hoặc nhân viên test) điền sau khi tiến hành kiểm tra thực tế lô hàng thiết bị. Thời điểm điền là ngay sau khi nhận lô hàng từ đơn vị gửi sửa chữa, dựa trên lệnh sửa chữa số tương ứng. Người kiểm tra cần có chuyên môn về thiết bị điện tử để đánh giá chính xác chất lượng từng món hàng. Sau khi điền xong, biên bản sẽ được trình lên Tổ trưởng Tổ sửa chữa để xác nhận và ký duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản (Số: ..../năm/KTSB/): Ghi số thứ tự của biên bản theo quy định của công ty, kèm theo năm hiện tại và mã KTSB. Ví dụ: 001/2025/KTSB. Đây là mã số duy nhất để quản lý biên bản.
2. Ngày tháng năm lập biên bản: Ghi rõ ngày, tháng, năm hiện tại khi tiến hành kiểm tra. Ví dụ: ngày 15 tháng 03 năm 2025.
3. Thông tin người kiểm tra (Tên tôi là, Chức vụ): Ghi họ và tên đầy đủ của người thực hiện kiểm tra, kèm chức vụ hiện tại (ví dụ: Kỹ thuật viên, Nhân viên test).
4. Ngày nhận kiểm tra lô hàng: Ghi ngày, tháng, năm thực tế bạn nhận được lô hàng để kiểm tra. Có thể trùng hoặc khác với ngày lập biên bản.
5. Đơn vị gửi thiết bị: Ghi tên đơn vị hoặc bộ phận đã gửi lô hàng thiết bị đến để sửa chữa. Ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Xưởng A, hoặc tên khách hàng bên ngoài.
6. Lệnh sửa chữa số: Ghi số của lệnh sửa chữa tương ứng với lô hàng này. Đây là căn cứ để đối chiếu công việc.
7. Bảng kê chi tiết (các cột từ 1 đến 6): Điền lần lượt: Cột 1 (TT) - số thứ tự; Cột 2 (TÊN VẬT TƯ, THIẾT BỊ) - tên cụ thể của từng card hoặc thiết bị; Cột 3 (MÃ SỐ) - mã số định danh của thiết bị; Cột 4 (ĐVT) - đơn vị tính (cái, bộ, chiếc...); Cột 5 (SỐ LƯỢNG) - số lượng thực tế; Cột 6 (CHẤT LƯỢNG QUY CÁCH) - ghi tình trạng hoạt động (Tốt, Hỏng, Cần sửa chữa, Không đạt...).
8. Chữ ký cuối biên bản: Người test ký và ghi rõ họ tên ở dòng "NGƯỜI TEST". Tổ trưởng Tổ sửa chữa ký và ghi rõ họ tên ở dòng tương ứng.

Lưu ý quan trọng

• Phải kiểm tra kỹ từng thiết bị trước khi ghi nhận tình trạng chất lượng, không được ước lượng hoặc ghi theo cảm tính.
• Số biên bản và lệnh sửa chữa phải thống nhất với hệ thống quản lý của công ty, tránh trùng lặp hoặc sai sót.
• Mô tả chất lượng ở cột 6 cần rõ ràng, cụ thể (ví dụ: "Card hoạt động bình thường", "Lỗi nguồn", "Cháy IC"). Không ghi chung chung như "OK" hay "Không OK".
• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại tổ sửa chữa, một bản gửi lại cho đơn vị gửi thiết bị.
• Chữ ký của Tổ trưởng Tổ sửa chữa là bắt buộc để biên bản có hiệu lực. Nếu thiếu chữ ký này, biên bản không được công nhận.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi số biên bản hoặc ghi số không đúng định dạng (thiếu năm, thiếu mã KTSB), gây khó khăn khi tra cứu sau này.
• Nhầm lẫn giữa ngày lập biên bản và ngày nhận lô hàng, dẫn đến sai lệch thời gian trong quy trình.
• Ghi thiếu thông tin ở cột MÃ SỐ hoặc ĐVT, làm mất tính chính xác của bảng kê.
• Đánh giá chất lượng quá sơ sài, không mô tả lỗi cụ thể, khiến tổ sửa chữa không biết cần xử lý gì.
• Bỏ sót chữ ký của Người test hoặc Tổ trưởng, làm biên bản không hợp lệ và phải lập lại.
• Ghi số lượng không khớp với thực tế kiểm đếm, gây thất thoát hoặc tranh chấp về thiết bị.