Mục đích sử dụng

Biên bản bàn giao card thiết bị sửa chữa là văn bản quan trọng dùng để ghi nhận việc chuyển giao card (linh kiện, thiết bị) giữa các bên trong quá trình sửa chữa. Mục đích chính là xác nhận số lượng, chủng loại, tình trạng và các thông tin liên quan của card khi bàn giao. Biên bản này giúp minh bạch trách nhiệm giữa bên giao và bên nhận, đồng thời là căn cứ để giải quyết khiếu nại nếu có phát sinh vấn đề về chất lượng hoặc số lượng sau khi bàn giao. Đây là tài liệu không thể thiếu trong quy trình quản lý sửa chữa thiết bị tại công ty.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do nhân viên kỹ thuật hoặc nhân viên kho phụ trách việc bàn giao card thiết bị sửa chữa điền. Thời điểm điền là ngay khi tiến hành giao nhận card giữa bên giao (ví dụ: bộ phận sửa chữa, kho) và bên nhận (ví dụ: kỹ thuật viên, khách hàng nội bộ). Cụ thể, biên bản được lập tại thời điểm hai bên kiểm tra, đối chiếu và xác nhận thực tế số lượng, tình trạng card trước khi ký nhận. Việc điền phải được thực hiện ngay lập tức, không để qua ngày hôm sau nhằm tránh sai lệch thông tin.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của biên bản theo quy tắc đánh số của công ty, ví dụ: 01/2025/BBBG. Số này giúp quản lý và tra cứu sau này.
2. Ngày tháng năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm hiện tại khi lập biên bản. Viết đầy đủ, không viết tắt.
3. Giao nhận vật tư, thiết bị theo: Ghi rõ căn cứ giao nhận, ví dụ: "Hợp đồng sửa chữa số 123" hoặc "Yêu cầu bàn giao card ngày 15/01/2025".
4. Theo hoá đơn xuất kho số: Ghi số hóa đơn xuất kho tương ứng với lô card được bàn giao. Nếu không có hóa đơn, có thể ghi "Không" hoặc để trống.
5. Bên giao: Ghi tên đầy đủ của cá nhân hoặc bộ phận thực hiện giao card. Ví dụ: "Phòng Kỹ thuật - Công ty ABC".
6. Bên nhận: Ghi tên đầy đủ của cá nhân hoặc bộ phận nhận card. Ví dụ: "Anh Nguyễn Văn A - Kỹ thuật viên".
7. TT: Số thứ tự các dòng card được bàn giao, bắt đầu từ 1.
8. Hạng mục: Ghi tên card hoặc thiết bị cụ thể, ví dụ: "Card màn hình GTX 1060", "Card mạng Intel".
9. SL: Số lượng card bàn giao cho từng hạng mục, ghi bằng số.
10. Số S/N: Số seri của từng card, đây là thông tin quan trọng để nhận dạng duy nhất. Ghi chính xác từng số.
11. Quy cách Phẩm chất: Mô tả tình trạng card, ví dụ: "Mới 100%", "Đã qua sử dụng - còn tốt", "Bị lỗi nhẹ".
12. Ghi chú: Ghi thêm thông tin cần lưu ý, ví dụ: "Còn nguyên seal", "Thiếu cáp nguồn".
13. Các khiếu nại của bên nhận: Bên nhận ghi rõ các vấn đề phát hiện khi kiểm tra, ví dụ: "Card bị trầy xước", "Thiếu ốc vít". Nếu không có khiếu nại, ghi "Không".
14. Ghi chú - Công ty: Ghi thông tin bổ sung từ công ty, ví dụ: "Đã kiểm tra kỹ thuật trước khi bàn giao".
15. Người nhận, Người giao, Đại diện CT-IN: Các bên ký và ghi rõ họ tên sau khi đã kiểm tra và xác nhận đầy đủ.

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ số lượng và tình trạng card trước khi ký nhận. Mọi sai sót phải được ghi nhận ngay vào mục "Các khiếu nại của bên nhận".
• Ghi chính xác số S/N của từng card vì đây là thông tin duy nhất để truy xuất nguồn gốc và bảo hành.
• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản để đối chiếu sau này.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa thông tin sau khi đã ký. Nếu có sai sót, phải lập biên bản mới.
• Đảm bảo tất cả các trường thông tin đều được điền đầy đủ, không bỏ trống những mục bắt buộc như số S/N, số lượng.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai số S/N của card, dẫn đến không thể xác định đúng thiết bị khi có tranh chấp.
• Không kiểm tra kỹ tình trạng card trước khi ký, sau đó phát hiện lỗi nhưng không có căn cứ khiếu nại.
• Điền sai ngày tháng hoặc số biên bản, gây khó khăn trong việc quản lý và tra cứu hồ sơ.
• Bỏ qua mục "Các khiếu nại của bên nhận" dù có vấn đề, dẫn đến mất quyền khiếu nại sau này.
• Ký tên nhưng không ghi rõ họ tên, gây khó khăn khi xác định trách nhiệm cá nhân.