Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình lắp đặt thiết bị thông tin đã hoàn thành" được sử dụng để ghi nhận việc hoàn tất thi công, lắp đặt tổng đài SDE giữa hai bên: Bên A (Bưu điện tỉnh) và Bên B (Công ty Cổ phần ABC). Biên bản này xác nhận khối lượng công việc tháo dỡ, di chuyển, lắp đặt đã thực hiện, kết quả kiểm tra các chỉ tiêu kỹ thuật của hệ thống, và là cơ sở pháp lý để bàn giao công trình đưa vào khai thác sử dụng. Đây là tài liệu quan trọng trong quản lý dự án viễn thông, giúp hai bên thống nhất về chất lượng và tiến độ thi công.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên (Bên A và Bên B) cùng phối hợp điền và ký xác nhận. Cụ thể, Bên A gồm đại diện Bưu điện tỉnh và đơn vị quản lý sử dụng (QLSD), Bên B gồm đại diện Công ty Cổ phần ABC và đơn vị lắp đặt. Biên bản được lập ngay sau khi hoàn thành công tác lắp đặt, chạy thử và đo kiểm các chỉ tiêu kỹ thuật, trước khi chính thức bàn giao đưa vào sử dụng. Thời điểm lập biên bản là khi tất cả các hạng mục trong hợp đồng đã thi công xong và đạt yêu cầu chất lượng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền số hiệu văn bản theo quy định của công ty, ví dụ: 01/2025/NTBG/CT-ABC. Số này phải thống nhất với sổ theo dõi văn bản.
2. Địa điểm, ngày tháng: Ghi rõ địa điểm lập biên bản (ví dụ: Hà Nội) và ngày tháng năm ký biên bản. Ngày tháng phải trùng hoặc sau ngày hoàn thành thi công.
3. Công trình và hạng mục: Ghi tên công trình (Mạng viễn thông nội tỉnh) và hạng mục cụ thể (Tháo dỡ di chuyển lắp đặt Tổng đài SDE có dung lượng ... số). Điền dung lượng tổng đài và tên trạm cũ, trạm mới.
4. Đơn vị (Bên A): Ghi tên Bưu điện tỉnh cụ thể, ví dụ: Bưu điện tỉnh Hà Nam. Điền số hợp đồng và ngày ký hợp đồng kinh tế giữa hai bên.
5. Đại diện các bên: Ghi họ tên, chức vụ của từng người đại diện Bên A (Bưu điện tỉnh và đơn vị QLSD) và Bên B (Công ty ABC và đơn vị lắp đặt). Mỗi bên có thể có 2-3 người đại diện, cần ghi đầy đủ.
6. Thời gian thi công: Ghi ngày khởi công và ngày hoàn thành thực tế, theo đúng tiến độ đã thực hiện.
7. Khối lượng công việc: Mô tả chi tiết các công việc đã làm: tháo dỡ thiết bị tại trạm cũ, di chuyển, lắp đặt tại trạm mới, và làm phần mềm (khai báo khối điều khiển, số thuê bao).
8. Kiểm tra chỉ tiêu kỹ thuật: Điền kết quả kiểm tra từng mục trong bảng (Hệ thống nguồn, Các khối điều khiển chung, Phần thuê bao, Phần trung kế, Phần MDF/DDF, Hệ thống máy nổ). Đánh dấu "Đạt" hoặc "Không đạt" vào cột tương ứng, ghi chú nếu cần.
9. Kết luận chung: Xác nhận thiết bị đã lắp đặt đúng tiến độ, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, thẩm mỹ và vệ sinh công nghiệp. Ghi rõ kết quả chạy thử và tình trạng hoạt động của thiết bị.
10. Ký tên và đóng dấu: Đại diện các bên ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có). Biên bản được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản.

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ số hợp đồng và ngày ký hợp đồng trước khi điền, đảm bảo khớp với hợp đồng gốc đã ký giữa hai bên.
• Phần kiểm tra chỉ tiêu kỹ thuật phải được thực hiện và ghi chép đầy đủ trước khi lập biên bản. Không bỏ sót bất kỳ mục nào trong bảng kiểm tra.
• Các giá trị điện áp (b01 đến b24) trong mục 1.6.1 phải được đo thực tế và ghi chính xác, không để trống hoặc ghi ước lượng.
• Đảm bảo tất cả các bên đều có đủ thẩm quyền ký kết: đại diện Bên A phải là người có thẩm quyền của Bưu điện tỉnh, đại diện Bên B là Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
• Biên bản phải được lập thành 04 bản gốc, mỗi bản có giá trị pháp lý như nhau. Sau khi ký, mỗi bên giữ 02 bản để lưu hồ sơ.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số biên bản hoặc điền số không đúng quy tắc, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và quản lý văn bản.
• Ghi sai tên công trình, hạng mục hoặc dung lượng tổng đài, không khớp với hợp đồng và thực tế thi công.
• Bỏ sót thông tin về đại diện các bên, đặc biệt là chức vụ và họ tên, làm giảm giá trị pháp lý của biên bản.
• Phần kiểm tra chỉ tiêu kỹ thuật bị bỏ trống hoặc ghi chung chung (ví dụ: chỉ ghi "đạt" mà không có số liệu cụ thể), gây khó khăn khi nghiệm thu sau này.
• Không ghi ngày tháng năm hoặc ghi ngày tháng không thống nhất giữa các phần (ngày ký biên bản trước ngày hoàn thành thi công).
• Thiếu chữ ký hoặc con dấu của một trong các bên, khiến biên bản không có hiệu lực pháp lý.