Mục đích sử dụng

Biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình lắp đặt thiết bị viễn thông quang này được sử dụng để ghi nhận chính thức việc hoàn thành công trình lắp đặt thiết bị truyền dẫn quang (ví dụ: FLX 150/600 FUJITSU) giữa hai bên. Bên A là đơn vị chủ quản (ví dụ: Bưu điện tỉnh), bên B là Công ty Cổ phần ABC – đơn vị thi công lắp đặt. Biên bản này xác nhận khối lượng công việc đã thực hiện, vật tư phụ trợ đã sử dụng, và kết luận về chất lượng công trình trước khi đưa vào khai thác. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để thanh quyết toán hợp đồng và bảo hành công trình.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên (Bên A và Bên B) cùng lập và ký tại hiện trường, ngay sau khi công trình lắp đặt hoàn thành và đã kiểm tra các chỉ tiêu kỹ thuật đạt yêu cầu. Cụ thể, bên B (Công ty ABC) là bên chủ trì soạn thảo nội dung, điền các thông tin về khối lượng thi công, vật tư. Bên A (chủ đầu tư) kiểm tra, xác nhận và ký vào biên bản. Ngoài ra, còn có đại diện bên quản lý sử dụng (GSTC) và đại diện lắp đặt tham gia ký xác nhận. Thời điểm lập biên bản là ngày hoàn thành công trình, trước khi bàn giao đưa vào sử dụng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền số hiệu văn bản theo quy tắc: Số thứ tự/năm/NTBG/CT-ABC. Ví dụ: 01/2025/NTBG/CT-ABC.
2. Địa danh, ngày tháng: Ghi rõ địa điểm lập biên bản (ví dụ: Hà Nội) và ngày, tháng, năm hiện tại.
3. Công trình, hạng mục, tại trạm, thuộc đơn vị: Điền tên công trình (ví dụ: Mạng thông tin nội tỉnh...), hạng mục lắp đặt (ghi rõ loại thiết bị quang), tên trạm và đơn vị quản lý (Bưu điện tỉnh...).
4. Căn cứ hợp đồng: Ghi số hợp đồng kinh tế, ngày ký và tên các bên ký kết.
5. Đại diện bên A và bên B: Ghi họ tên, chức vụ của từng người đại diện. Bên A có thể có 3 người, bên B có Tổng Giám đốc và Phụ trách lắp đặt.
6. Thời gian thi công: Ghi rõ ngày khởi công và ngày hoàn thành thực tế.
7. Khối lượng công việc: Điền chi tiết các đầu mục công việc đã làm (mục 2.1 đến 2.6), ghi rõ số lượng thiết bị, cáp, đầu nối.
8. Vật tư phụ trợ: Kê khai danh mục vật tư do bên B cung cấp, gồm số thứ tự, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng.
9. Kết luận chung: Ghi tên tuyến truyền dẫn, số lượng đầu thiết bị quang, xác nhận lắp đặt đúng thiết kế, tiến độ, kỹ thuật, thẩm mỹ. Không còn tồn tại, đồng ý nghiệm thu bàn giao.
10. Số bản và ký: Ghi rõ biên bản làm 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản. Các bên ký đầy đủ: Đại diện bên A, Đại diện bên B (Tổng Giám đốc), Đại diện bên QLSD (GSTC), Đại diện lắp đặt.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập ngay tại hiện trường sau khi hoàn thành lắp đặt và kiểm tra kỹ thuật, không được lập sau nhiều ngày.
• Thông tin về hợp đồng, số biên bản, ngày tháng phải thống nhất với các tài liệu liên quan khác (hợp đồng, phụ lục, nhật ký thi công).
• Phần khối lượng công việc và vật tư phụ trợ phải được kiểm đếm thực tế, chính xác, tránh kê khai sai hoặc thiếu.
• Tất cả các đại diện có tên trong biên bản đều phải ký và ghi rõ họ tên, chức vụ. Không được ký thay hoặc ký sau.
• Biên bản phải được đóng dấu của cả hai bên (nếu có) để đảm bảo giá trị pháp lý.

Lỗi thường gặp

• Sai số biên bản: Không tuân thủ quy tắc đánh số, dẫn đến trùng lặp hoặc thiếu logic trong hệ thống văn bản.
• Thiếu thông tin đại diện: Không ghi đầy đủ họ tên, chức vụ của từng người, đặc biệt là bên A và bên quản lý sử dụng.
• Khối lượng công việc không chi tiết: Chỉ ghi chung chung mà không liệt kê từng đầu việc cụ thể (ví dụ: thiếu mục hàn đấu nối cáp).
• Vật tư phụ trợ không khớp thực tế: Kê khai thiếu hoặc thừa vật tư so với thực tế thi công, gây khó khăn cho thanh quyết toán.
• Kết luận chung mơ hồ: Không ghi rõ tên tuyến, số lượng thiết bị, hoặc không xác nhận rõ "không còn tồn tại" và "đồng ý nghiệm thu".
• Thiếu chữ ký hoặc đóng dấu: Một số bên quên ký hoặc ký không đúng thẩm quyền, làm biên bản mất hiệu lực.