Hướng dẫn điền biên bản kiểm tra nghiệm thu xử lý sự cố

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Biên bản kiểm tra nghiệm thu xử lý sự cố" được sử dụng để ghi nhận toàn bộ quá trình xử lý sự cố thiết bị viễn thông do Công ty Cổ phần ABC thực hiện theo yêu cầu ứng cứu từ khách hàng hoặc đơn vị đối tác. Biên bản này là căn cứ pháp lý để xác nhận nguyên nhân sự cố, các công việc đã thực hiện, thiết bị vật tư thay thế và tình trạng thiết bị sau xử lý. Đồng thời, đây là tài liệu quan trọng để thanh quyết toán chi phí ứng cứu và bảo hành thiết bị.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện Công ty Cổ phần ABC (gồm Tổng Giám đốc và Kỹ sư viễn thông) cùng đại diện bên yêu cầu ứng cứu (khách hàng hoặc đơn vị đối tác) đồng ký xác nhận. Thời điểm lập biên bản là ngay sau khi hoàn thành việc xử lý sự cố, tại hiện trường lắp đặt thiết bị. Nhân viên kỹ thuật trực tiếp xử lý sự cố có trách nhiệm điền đầy đủ thông tin vào các mục trước khi trình ký.

Hướng dẫn điền từng mục

Số hiệu biên bản: Điền theo định dạng "Số: .../năm/KTXL/CT-ABC", ví dụ "Số: 12/2024/KTXL/CT-ABC". Năm là năm lập biên bản.
Địa danh, ngày tháng: Ghi địa danh nơi lập biên bản (ví dụ: Hà Nội) và ngày tháng năm hiện tại.
Theo đề nghị của: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân yêu cầu ứng cứu (ví dụ: Công ty Viễn thông XYZ).
Việc yêu cầu CT-ABC ứng cứu thông tin cho thiết bị: Ghi rõ tên thiết bị gặp sự cố (ví dụ: Router Cisco 2901).
Thuộc trạm: Ghi tên trạm viễn thông nơi thiết bị được lắp đặt (ví dụ: Trạm BTS Hoàn Kiếm).
Phương thức yêu cầu: Đánh dấu "q" vào ô tương ứng: Công văn (ghi số, ngày) hoặc Điện thoại (ghi họ tên, chức vụ người báo và người nhận, thời gian báo).
Hôm nay, tại: Ghi địa điểm cụ thể tiến hành kiểm tra (ví dụ: Phòng máy chủ tầng 3, số 123 đường ABC).
Đại diện Công ty Cổ phần ABC: Ghi họ tên Tổng Giám đốc và Kỹ sư viễn thông tham gia nghiệm thu.
Đại diện bên yêu cầu: Ghi họ tên, chức vụ của tối đa 2 người đại diện bên khách hàng.
Cùng tiến hành kiểm tra xử lý sự cố thiết bị: Ghi lại tên thiết bị đã xử lý.
Địa điểm lắp đặt thiết bị: Ghi vị trí thực tế thiết bị được lắp (có thể khác địa điểm kiểm tra nếu thiết bị di động).
I. Nguyên nhân và hiện tượng của sự cố: Mô tả chi tiết dấu hiệu nhận biết sự cố (mất kết nối, báo lỗi, chập chờn...) và nguyên nhân xác định được (sét đánh, quá tải, lỗi phần mềm...).
II. Nội dung xử lý của cán bộ kỹ thuật CT-ABC: Ghi thời gian bắt đầu và kết thúc xử lý, phương tiện sử dụng (ôtô, xe máy, dụng cụ chuyên dùng), các bước xử lý chi tiết.
4a. Thiết bị, vật tư thay thế của CT-ABC giao cho: Kê khai theo bảng: STT, tên thiết bị, mã số, đơn vị tính, số lượng, tình trạng kỹ thuật khi bàn giao (mới 100%, đã qua sử dụng còn tốt...).
4b. Thiết bị vật tư hỏng của bên yêu cầu: Kê khai thiết bị hỏng được xác định sau xử lý, ghi rõ CT-ABC nhận về sửa chữa hay không nhận.
III. Tình trạng thiết bị sau xử lý: Đánh giá kết quả: thiết bị hoạt động ổn định, đạt các chỉ số kỹ thuật, đã bàn giao đưa vào khai thác.
IV. Ý kiến: Ghi ý kiến của bên yêu cầu về chất lượng xử lý, đề xuất (nếu có).
Trưởng nhóm ứng cứu: Ký và ghi rõ họ tên sau khi hoàn tất biên bản.

Lưu ý quan trọng

Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
Tất cả các mục đều phải được điền đầy đủ, không bỏ trống. Nếu không có nội dung thì ghi "Không" hoặc "Không có".
Thông tin về thiết bị, mã số, số lượng phải khớp với thực tế và biên bản bàn giao vật tư kèm theo.
Chữ ký của các bên phải được thực hiện trực tiếp tại buổi nghiệm thu, không ký trước hoặc ký sau.
Biên bản phải được đóng dấu của Công ty Cổ phần ABC và bên yêu cầu (nếu có quy định).

Lỗi thường gặp

Không ghi số hiệu biên bản hoặc ghi sai định dạng, dẫn đến khó khăn trong quản lý và tra cứu sau này.
Nhầm lẫn giữa thiết bị thay thế mới và thiết bị hỏng thu hồi, dẫn đến sai sót trong kiểm kê vật tư.
Bỏ sót mục "Phương thức yêu cầu" hoặc không đánh dấu "q" vào ô tương ứng, gây thiếu căn cứ xác nhận yêu cầu ứng cứu.
Mô tả nguyên nhân và hiện tượng sự cố quá sơ sài, không đủ chi tiết để làm cơ sở bảo hành hoặc khiếu nại sau này.
Không ghi rõ tình trạng kỹ thuật của thiết bị thay thế khi bàn giao, dễ phát sinh tranh chấp về chất lượng thiết bị.
Thiếu chữ ký của một trong các bên hoặc ký không đúng chức danh quy định, làm biên bản mất hiệu lực pháp lý.

Nội dung biểu mẫu

CÔNG TY CỔ PHẦN

ABC

^{___________________________}

Số: ......../năm/KTXL/CT-ABC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

^{________________________}

……………, Ngày tháng năm ……

BIÊN BẢN KIỂM TRA NGHIỆM THU

XỬ LÝ SỰ CỐ, ỨNG CỨU THÔNG TIN VIỄN THÔNG

-Theo đề nghị của ............................................................................................................

việc yêu cầu CT-ABC ứng cứu thông tin cho thiết bị .........................................................

thuộc trạm .............................................................................................................. theo:

qCông văn (Số ............/........... ngày ... tháng .... năm ….)

q Điện thoại (Do ông/bà....................................... Chức vụ ..............................................

báo cho ông ............................................................. Chức vụ ..............................................

vào hồi …...... h …..... ngày ...... tháng ….... năm 2004 ).

Hôm nay, tại ................................................................................................................

Chúng tôi gồm:

ĐẠI DIỆN CÔNG TY CỔ PHẦN ABC

1. Ông: Chức vụ: Tổng Giám đốc

2. Ông: ...................................................................... Chức vụ: Kỹ sư viễn thông

ĐẠI DIỆN:..............................................................................................................................

1. Ông (Bà): ............................................................. Chức vụ: ............................................

2. Ông (Bà):.............................................................. Chức vụ: ............................................

Cùng tiến hành kiểm tra xử lý sự cố thiết bị ............................................. như sau:

Địa điểm lắp đặt thiết bị: .........................................................................................................

I. NGUYÊN NHÂN VÀ HIỆN TƯỢNG CỦA SỰ CỐ:

..................................................................................................................................................................................................

II. NỘI DUNG XỬ LÝ CỦA CÁN BỘ KỸ THUẬT CT-IN:

1.Thời gian CT-ABC lên xử lý: ......... giờ ........ ngày ....... tháng ....... năm …….

2.Thời gian kết thúc xử lý: .............giờ ........ ngày ....... tháng ....... năm …….

3.Phương tiện xử lý: .............................................................................................................

Xử lý của cán bộ kỹ thuật CT-ABC: .......................................................................................

..................................................................................................................................................

4.Các thiết bị, vật tư thay thế cho thiết bị:

a, Thiết vị, vật tư thay thế của CT-ABC giao cho ............................................................ :

STT	TÊN THIẾT BỊ VẬT TƯ	MÃ SỐ	ĐƠN VỊ TÍNH	SỐ LƯỢNG	TÌNH TRẠNG KỸ THUẬT KHI BÀN GIAO
1
2
3
4
5
6

b, Thiết bị vật tư hỏng của ................................................. được xác định sau quá trình xử lý ứng cứu thông tin:

STT	TÊN THIẾT BỊ VẬT TƯ	MÃ SỐ	ĐƠN VỊ TÍNH	SỐ LƯỢNG	GHI CHÚ (CT-IN nhận/không nhận về để sửa chữa)
1
2
3
4
5

III. TÌNH TRẠNG THIẾT BỊ SAU XỬ LÝ:

..................................................................................................................................................

IV. Ý KIẾN ........................................................................................ :

..................................................................................................................................................

TRƯỞNG NHÓM ỨNG CỨU

(Ký, ghi rõ họ tên)