Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Biên bản nhận vật tư thiết bị hỏng sửa chữa" được sử dụng để ghi nhận việc bàn giao các vật tư, thiết bị, card linh kiện đã bị hỏng hóc trong quá trình vận hành, duy tu bảo dưỡng tại các trạm, tuyến viễn thông. Biên bản này là căn cứ pháp lý để bên giao (đơn vị quản lý sử dụng) chuyển giao vật tư hỏng cho bên nhận (CT-ABC) tiến hành sửa chữa. Đồng thời, đây là cơ sở để xác định trách nhiệm, số lượng, chủng loại vật tư và sau này làm căn cứ thanh toán chi phí sửa chữa theo quy định của Tập đoàn.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên cùng lập: Bên giao là cán bộ kỹ thuật hoặc nhân viên quản lý trực tiếp tại đơn vị sử dụng vật tư (trạm, tuyến), và Bên nhận là nhóm cán bộ kỹ thuật của CT-ABC phụ trách tiếp nhận và sửa chữa. Biên bản được lập ngay tại thời điểm bàn giao thực tế, sau khi nhóm cán bộ kỹ thuật CT-ABC đã kiểm tra, xác nhận tình trạng hỏng của vật tư. Thời điểm lập biên bản thường diễn ra trong quá trình duy tu bảo dưỡng định kỳ hoặc khi có sự cố phát sinh cần thay thế thiết bị.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phần tiêu đề công ty và số văn bản: Ghi tên công ty chủ quản vào dòng đầu tiên. Điền số hiệu biên bản theo đúng định dạng: Số thứ tự/năm/BBBG/CT-ABC/Ctelecom. Ví dụ: 01/2025/BBBG/CT-ABC/Ctelecom. Ghi rõ địa điểm lập biên bản và ngày tháng năm hiện tại.
2. Bên giao: Ghi tên đơn vị quản lý sử dụng vật tư (ví dụ: Trạm viễn thông A, Bưu cục B). Liệt kê tối đa 2 người đại diện, mỗi người ghi rõ họ tên và chức vụ hiện tại.
3. Bên nhận: Ghi tên đơn vị tiếp nhận là CT-ABC. Liệt kê tối đa 2 người đại diện của CT-ABC, ghi rõ họ tên và chức vụ (ví dụ: Kỹ thuật viên, Trưởng nhóm sửa chữa).
4. Bảng danh sách vật tư hỏng (các cột từ 1 đến 6): Cột STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết. Cột Hạng mục: Mô tả chi tiết tên vật tư, card, thuộc thiết bị gì, trạm nào, tuyến nào. Cột Số hiệu: Ghi mã số, model hoặc serial number của vật tư. Cột Người kiểm tra: Người đã kiểm tra và xác nhận hỏng ký tên, ghi rõ họ tên. Cột Đơn vị quản lý sử dụng: Ghi tên đơn vị đang quản lý vật tư đó.
5. Phần ghi chú card hỏng và thanh toán: Điền tên đơn vị sở hữu các card hỏng vào chỗ trống thứ nhất. Điền tên đơn vị chịu trách nhiệm thanh toán chi phí sửa chữa vào chỗ trống thứ hai (thường là đơn vị quản lý sử dụng).
6. Phần ký xác nhận: Đại diện bên giao và đại diện bên nhận ký tên, ghi rõ họ tên đầy đủ vào ô tương ứng. Mỗi bên giữ 03 bản gốc.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản, tất cả đều có giá trị pháp lý như nhau.
• Thông tin vật tư phải được mô tả chi tiết, rõ ràng, tránh ghi chung chung như "card hỏng" mà không nói rõ loại card, thiết bị, trạm nào.
• Chỉ những vật tư đã được nhóm cán bộ kỹ thuật CT-ABC kiểm tra và xác nhận hỏng mới được đưa vào danh sách bàn giao.
• Việc thanh toán chi phí sửa chữa phải tuân thủ đúng quy định hiện hành của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
• Người ký phải là người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp pháp, chữ ký phải rõ ràng, trùng khớp với họ tên đã ghi.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số hiệu biên bản hoặc điền sai định dạng, dẫn đến khó khăn trong việc tra cứu và lưu trữ sau này.
• Mô tả hạng mục vật tư quá sơ sài, không ghi rõ thuộc thiết bị gì, trạm nào, tuyến nào, gây nhầm lẫn khi sửa chữa và bàn giao lại.
• Bỏ sót cột "Số hiệu" hoặc "Người kiểm tra", làm mất thông tin quan trọng về nguồn gốc và trách nhiệm kiểm tra vật tư.
• Không ghi đầy đủ họ tên và chức vụ của người đại diện hai bên, chỉ ghi tên tắt hoặc chức danh chung chung.
• Phần ghi chú về thanh toán để trống hoặc điền sai đơn vị chịu trách nhiệm, gây tranh chấp về kinh phí sửa chữa sau này.
• Ký tên nhưng không ghi rõ họ tên, hoặc chữ ký không thống nhất giữa các bản sao, làm giảm giá trị pháp lý của biên bản.