Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Biên bản giao nhận vật tư thiết bị" của Công ty Cổ phần ABC (ABC) được sử dụng để ghi nhận việc bàn giao card hoặc thiết bị viễn thông đã qua sửa chữa từ Bưu điện tỉnh trả lại cho công ty. Văn bản này xác nhận rõ ràng quá trình duy tu bảo dưỡng, thay thế thiết bị tạm thời và hoàn trả thiết bị đã sửa xong vào tuyến cũ. Biên bản có giá trị pháp lý làm căn cứ thanh toán, đối chiếu công nợ và quản lý tài sản giữa hai bên.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện bên giao (thường là nhân viên kỹ thuật hoặc quản lý của Bưu điện tỉnh) và đại diện bên nhận (nhân viên kỹ thuật hoặc quản lý của CT-ABC) cùng lập. Thời điểm lập biên bản là ngay sau khi card hoặc thiết bị hỏng được sửa xong và đưa trả lại vào tuyến cũ, tuyến hoạt động bình thường. Cả hai bên cần có mặt để kiểm tra thực tế thiết bị, xác nhận số lượng, tình trạng và ký tên đầy đủ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số hiệu biên bản: Điền mã số theo quy tắc: Số thứ tự/năm/BBBG/CT-ABC. Ví dụ: 01/2025/BBBG/CT-ABC. Đây là số duy nhất để quản lý và tra cứu sau này.
2. Địa điểm và ngày tháng: Ghi rõ địa điểm lập biên bản (ví dụ: tại kho thiết bị Bưu điện tỉnh Hà Nội) và ngày tháng năm hiện tại. Ngày tháng phải trùng với thời điểm thực tế bàn giao.
3. Bên giao: Ghi tên đơn vị bên giao (ví dụ: Bưu điện tỉnh Thái Nguyên). Sau đó, liệt kê họ tên và chức vụ của tối đa 2 người đại diện bên giao.
4. Bên nhận: Ghi tên đơn vị bên nhận (ví dụ: Công ty Cổ phần ABC). Sau đó, liệt kê họ tên và chức vụ của tối đa 2 người đại diện bên nhận.
5. Thông tin duy tu bảo dưỡng: Ghi ngày tháng năm xảy ra sự cố hỏng card, tên Bưu điện tỉnh liên quan. Mô tả ngắn gọn quá trình thay thế card tạm thời và nay đã sửa xong, trả lại tuyến cũ.
6. Danh mục vật tư thiết bị bàn giao: Kẻ bảng gồm 5 cột: STT, Tên vật tư thiết bị, Số hiệu, Số lượng, Ghi chú (tình trạng). Điền chi tiết từng card/thiết bị, số hiệu riêng, số lượng thực tế và tình trạng hiện tại (ví dụ: đã sửa chữa, hoạt động tốt).
7. Số bản và ký tên: Ghi rõ biên bản được làm thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản. Cuối cùng, đại diện bên giao và bên nhận ký tên, ghi rõ họ tên đầy đủ.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 04 bản gốc, mỗi bên giữ 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Không được làm ít hơn số bản quy định.
• Tất cả thông tin về tên thiết bị, số hiệu, số lượng phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi vào biên bản. Sai sót có thể dẫn đến tranh chấp sau này.
• Chữ ký của đại diện hai bên phải là chữ ký tươi, không được đóng dấu chữ ký hoặc ký thay. Người ký phải đúng thẩm quyền theo quy định nội bộ.
• Phần ghi chú tình trạng thiết bị cần mô tả chi tiết: đã sửa chữa, còn nguyên vẹn, hoạt động bình thường hay có dấu hiệu bất thường nào khác.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số hiệu biên bản hoặc điền sai định dạng, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và lưu trữ hồ sơ.
• Không ghi đầy đủ họ tên và chức vụ của người đại diện hai bên, hoặc ghi thiếu một trong hai bên, làm biên bản thiếu giá trị pháp lý.
• Bảng danh mục vật tư bị bỏ sót cột số hiệu hoặc ghi chú tình trạng, khiến việc xác định thiết bị trở nên mơ hồ.
• Ngày tháng lập biên bản không khớp với ngày thực tế bàn giao, gây nhầm lẫn về thời điểm chịu trách nhiệm bảo hành.
• Không kiểm tra kỹ số lượng thiết bị thực tế dẫn đến ghi sai số lượng, gây thiếu hụt hoặc dư thừa trong kho.
• Bỏ qua phần ký tên hoặc ký tên không rõ ràng, khó đọc, làm giảm giá trị pháp lý của biên bản.