Mục đích sử dụng

Phiếu thông báo nhắc nhở vật tư thi công (BM30-QT08) được ban hành nhằm mục đích cảnh báo và nhắc nhở kịp thời các nhà thầu phụ về tình hình sử dụng vật tư tại công trường. Biểu mẫu này giúp chủ đầu tư hoặc tổng thầu kiểm soát chặt chẽ hạn mức vật tư đã được quy định trong thỏa thuận giao khoán nội bộ. Khi phát hiện khối lượng vật tư đã nhận vượt quá tỷ lệ cho phép so với hạn mức, phiếu sẽ được lập để thông báo cụ thể số liệu và yêu cầu nhà thầu phụ điều chỉnh hành vi sử dụng. Đây là công cụ quản lý quan trọng giúp giảm thiểu thất thoát, lãng phí vật tư và đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình theo đúng thiết kế và tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN).

Ai điền và khi nào

Phiếu này do cán bộ kỹ thuật hoặc cán bộ quản lý vật tư của Ban Chỉ huy Công trường (BCH/CT) lập và gửi đến nhà thầu phụ. Thời điểm lập phiếu là khi có dấu hiệu nhà thầu phụ sử dụng vật tư vượt quá hạn mức cho phép, hoặc khi tỷ lệ % so sánh giữa vật tư đã nhận và hạn mức đạt đến ngưỡng cảnh báo theo quy định nội bộ. Thông thường, phiếu được lập định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng trong quá trình thi công, hoặc đột xuất khi phát hiện hao phí bất thường. Sau khi lập, phiếu phải được ký bởi Chỉ huy trưởng (CHT/CT), đại diện nhà thầu phụ và giám sát công trình để xác nhận tình hình thực tế.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số phiếu: Ghi số thứ tự của phiếu theo quy tắc quản lý văn thư của công ty, ví dụ: 001/TB/TP. Số này giúp tra cứu và theo dõi dễ dàng.
2. Kính gửi - Nhà Thầu phụ: Ghi tên đầy đủ của nhà thầu phụ được nhận thông báo. Ví dụ: Công ty TNHH Xây dựng ABC.
3. Vị trí thi công: Ghi rõ vị trí, hạng mục hoặc khu vực thi công mà nhà thầu phụ đang thực hiện. Ví dụ: Tầng 5 - Tòa nhà Văn phòng XYZ.
4. Chiếu theo điều… trong Thoả thuận giao khoán nội bộ: Ghi số điều khoản cụ thể trong hợp đồng giao khoán có quy định về hạn mức vật tư. Ví dụ: Điều 5.2.
5. Tính đến ngày: Ghi ngày tháng năm cắt số liệu để thống kê tình hình vật tư. Ví dụ: 15/03/2025.
6. Bảng chi tiết hạn mức vật tư (các cột STT, Hạng mục vật tư/công việc, ĐVT, Hạn mức VT, VT đã nhận, Tỷ lệ % so sánh, Ghi chú): Điền lần lượt số thứ tự, tên vật tư hoặc công việc, đơn vị tính, khối lượng hạn mức cho phép, khối lượng thực tế đã nhận, tỷ lệ phần trăm giữa VT đã nhận so với hạn mức, và các ghi chú cần thiết (ví dụ: vượt 10% so với hạn mức).
7. Ngày tháng năm ký: Ghi ngày lập phiếu, thường là ngày hiện tại. Ví dụ: 20/03/2025.
8. Chữ ký các bên: CHT/CT (Chỉ huy trưởng công trường), Thầu phụ (đại diện nhà thầu phụ), Giám sát (cán bộ giám sát thi công). Mỗi bên ký và ghi rõ họ tên bên dưới.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại BCH/CT, một bản gửi cho nhà thầu phụ để đối chiếu và thực hiện.
• Số liệu trong bảng phải chính xác, khớp với chứng từ nhập xuất vật tư thực tế tại công trường. Sai sót số liệu có thể dẫn đến tranh chấp khi quyết toán.
• Tỷ lệ % so sánh được tính bằng công thức: (VT đã nhận / Hạn mức VT) x 100%. Nếu tỷ lệ này vượt quá 100% nghĩa là đã vượt hạn mức cho phép.
• Nhà thầu phụ cần ký nhận phiếu ngay khi nhận được để xác nhận đã nắm được thông tin. Việc không ký có thể bị coi là từ chối hợp tác và bị xử lý theo hợp đồng.
• Phiếu này không thay thế cho biên bản nghiệm thu hay quyết toán, nhưng là căn cứ để khấu trừ vật tư khi thanh lý hợp đồng giao khoán.

Lỗi thường gặp

• Không ghi số phiếu hoặc ghi số phiếu trùng lặp, gây khó khăn cho việc quản lý và tra cứu sau này.
• Ghi sai tên nhà thầu phụ hoặc vị trí thi công, dẫn đến việc gửi nhầm đối tượng hoặc không đúng hạng mục cần nhắc nhở.
• Bỏ sót cột "Tỷ lệ % so sánh" hoặc tính sai tỷ lệ, khiến nhà thầu phụ không nhận biết được mức độ vượt hạn mức.
• Không ghi ngày tháng năm hoặc ghi ngày không thống nhất giữa các bản phiếu, gây mất hiệu lực về mặt thời gian.
• Thiếu chữ ký của một trong ba bên (CHT/CT, Thầu phụ, Giám sát), làm phiếu không có giá trị pháp lý để khấu trừ sau này.
• Nhà thầu phụ từ chối ký nhận nhưng không lập biên bản xác nhận việc từ chối, dẫn đến không có bằng chứng khi xảy ra tranh chấp.