Mục đích sử dụng

Phiếu thông báo nhắc nhở tiến độ công việc BM29-QT08 được ban hành nhằm mục đích chính thức ghi nhận và thông báo đến Nhà thầu phụ về các hạng mục công việc đang bị chậm tiến độ hoặc chưa đáp ứng yêu cầu chất lượng theo thỏa thuận giao khoán nội bộ. Biểu mẫu này là công cụ quản lý dự án quan trọng, giúp Chỉ huy trưởng công trình (CHT/CT) và bộ phận giám sát có cơ sở để nhắc nhở, đôn đốc và về sau có thể làm căn cứ xử lý vi phạm nếu Nhà thầu phụ không khắc phục. Việc sử dụng phiếu này đảm bảo tính minh bạch, chuyên nghiệp trong quản lý thi công, đồng thời tạo áp lực tích cực để các bên liên quan cùng phối hợp hoàn thành công việc đúng kế hoạch.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do Chỉ huy trưởng công trình (CHT/CT) hoặc cán bộ giám sát được ủy quyền lập và ký phát hành. Thời điểm lập phiếu là khi phát hiện Nhà thầu phụ có dấu hiệu chậm tiến độ, thực hiện công việc không đúng yêu cầu kỹ thuật hoặc không tuân thủ các điều khoản trong thỏa thuận giao khoán nội bộ. Phiếu được lập trước khi tiến hành các biện pháp xử lý mạnh hơn như phạt hợp đồng hay tạm dừng thi công, nhằm tạo cơ hội cuối cùng cho Nhà thầu phụ điều chỉnh. Sau khi lập, phiếu được gửi trực tiếp cho Nhà thầu phụ, lưu một bản tại BCH/CT và một bản giao cho bộ phận giám sát để theo dõi.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số phiếu: Ghi số thứ tự theo quy tắc quản lý văn thư của ban chỉ huy công trình, ví dụ: 001/TB/TP. Số này phải liên tục và không trùng lặp để dễ tra cứu.
2. Kính gửi - Nhà Thầu phụ: Ghi tên đầy đủ của Nhà thầu phụ được nhắc nhở, đúng như tên trong hợp đồng hoặc thỏa thuận giao khoán nội bộ.
3. Vị trí thi công: Ghi rõ vị trí, khu vực, tầng, lô hoặc hạng mục cụ thể nơi Nhà thầu phụ đang thi công (ví dụ: Tầng 5, khu A, tòa nhà VP2).
4. Thầu phụ (dòng sau "Nay chúng tôi xin thông báo cho Thầu phụ"): Nhập lại tên Nhà thầu phụ một lần nữa để xác nhận đối tượng nhận thông báo.
5. Bảng chi tiết các hạng mục công việc: Gồm 5 cột: STT (đánh số thứ tự 1,2,3...), Hạng mục công việc (tên công việc cụ thể như đổ bê tông, lắp đặt điện), Vị trí (vị trí thi công của từng hạng mục), Nội dung yêu cầu thực hiện (mô tả chi tiết yêu cầu về kỹ thuật, số lượng, chất lượng), Thời hạn hoàn tất công việc (ghi ngày tháng năm cụ thể), Ghi chú (ghi thêm thông tin cần lưu ý nếu có).
6. Ngày tháng: Ghi ngày lập phiếu, theo định dạng ngày/tháng/năm. Đây là mốc thời gian quan trọng để tính thời hạn khắc phục.
7. Chữ ký: Phần này gồm 3 cột: CHT/CT (Chỉ huy trưởng công trình ký và ghi rõ họ tên), Thầu phụ (đại diện Nhà thầu phụ ký nhận), Giám sát (cán bộ giám sát ký xác nhận).

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được lập thành ít nhất 2 bản: một bản giao cho Nhà thầu phụ, một bản lưu tại BCH/CT. Nếu cần, có thể lập thêm bản cho bộ phận giám sát.
• Nhà thầu phụ bắt buộc phải ký nhận vào phiếu để xác nhận đã nhận được thông báo. Nếu họ từ chối ký, cần lập biên bản xác nhận việc từ chối và có chữ ký của người làm chứng.
• Nội dung trong bảng hạng mục phải cụ thể, chi tiết, tránh viết chung chung như "thi công chậm" mà phải nêu rõ công việc nào, ở đâu, yêu cầu gì, hạn chót khi nào.
• Thời hạn hoàn tất công việc phải hợp lý, khả thi, căn cứ vào tiến độ tổng thể và khả năng thực tế của Nhà thầu phụ.
• Phiếu này là tiền đề cho các biện pháp xử lý tiếp theo, do đó cần lưu giữ cẩn thận để làm bằng chứng khi cần thiết.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai tên Nhà thầu phụ hoặc tên không khớp với hợp đồng, dẫn đến hiệu lực pháp lý của phiếu bị ảnh hưởng.
• Bỏ trống hoặc ghi không đầy đủ các cột trong bảng hạng mục, đặc biệt là cột "Thời hạn hoàn tất công việc" và "Nội dung yêu cầu thực hiện".
• Không ghi số phiếu hoặc ghi số phiếu trùng lặp, gây khó khăn cho việc quản lý và tra cứu sau này.
• Nhà thầu phụ không ký nhận nhưng không lập biên bản xác nhận việc từ chối, dẫn đến không có cơ sở xử lý khi xảy ra tranh chấp.
• Ngày tháng trên phiếu không thống nhất với thực tế hoặc ghi sai định dạng, làm mất giá trị chứng từ.
• Viết nội dung nhắc nhở quá chung chung, không chỉ ra cụ thể lỗi vi phạm và yêu cầu khắc phục, khiến Nhà thầu phụ không biết phải làm gì.