Hướng dẫn điền biên bản đề nghị phạt thầu phụ BM24/QT08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM24/QT08 – Biên bản đề nghị phạt thầu phụ được ban hành nhằm ghi nhận và đề xuất xử lý các vi phạm của nhà thầu phụ trong quá trình thi công công trình. Đây là công cụ quản lý chất lượng quan trọng, giúp Ban Giám đốc Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 có cơ sở để ra quyết định phạt hoặc nhắc nhở kịp thời. Biểu mẫu này chỉ dành riêng cho nhà thầu phụ, không áp dụng cho các đơn vị thi công chính. Việc sử dụng đúng mẫu giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tuân thủ quy định nội bộ của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ quản lý hiện trường hoặc người đại diện của Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 lập khi phát hiện nhà thầu phụ có hành vi vi phạm trong lúc thi công. Các vi phạm có thể bao gồm: không tuân thủ bản vẽ kỹ thuật, chậm tiến độ, vi phạm an toàn lao động, sử dụng vật liệu không đúng quy cách, hoặc các lỗi khác theo thông báo của Ban Giám đốc. Biên bản được lập ngay tại thời điểm phát hiện vi phạm hoặc sau khi có đủ bằng chứng (hình ảnh, biên bản hiện trường). Người lập cần có sự chứng kiến của ít nhất 02 người làm chứng để đảm bảo tính khách quan.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kính gửi: Ghi rõ “Ban Giám đốc Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24”. Không thay đổi tên công ty, không viết tắt.
2. Người đề nghị (dòng “Nay tôi tên”): Ghi họ và tên đầy đủ của người lập biên bản, không viết tắt, không thêm chức danh ở dòng này.
3. Chức vụ: Ghi chức vụ hiện tại của người lập (ví dụ: Giám sát trưởng, Kỹ sư hiện trường, Trưởng phòng Kỹ thuật…).
4. Đại diện cho: Ghi đúng tên công ty: “CÔNG TY CP TƯ VẤN QUẢN LÝ KC24”. Không thay đổi, không viết hoa sai quy cách.
5. Nội dung vi phạm (dòng “Cụ thể”): Mô tả chi tiết hành vi vi phạm của nhà thầu phụ. Cần nêu rõ thời gian, địa điểm, hạng mục thi công, mô tả lỗi vi phạm và dẫn chứng (nếu có). Ví dụ: “Ngày 15/03/2025, tại công trình X, nhà thầu phụ ABC đã thi công móng không đúng bản vẽ thiết kế, sai kích thước cốt thép.” Nếu cần nhiều dòng, có thể viết tiếp xuống các dòng trống bên dưới.
6. Đề xuất mức phạt: Ghi rõ mức phạt đề xuất bằng số và chữ (ví dụ: “5.000.000 đồng (Năm triệu đồng)”). Có thể tham khảo quy định phạt của Ban Giám đốc để đưa ra mức phạt phù hợp.
7. Ngày lập biên bản: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại. Viết đầy đủ, không viết tắt (ví dụ: “ngày 20 tháng 03 năm 2025”).
8. Người làm chứng 1 và 2: Ghi họ tên và chữ ký của 02 người chứng kiến (có thể là nhân viên kỹ thuật, giám sát khác hoặc đại diện nhà thầu chính). Nếu không có người làm chứng, có thể đính kèm ảnh chụp hiện trường vi phạm.
9. Đại diện thầu phụ: Nhà thầu phụ ký xác nhận đã nhận được biên bản. Nếu họ không ký, vẫn ghi rõ lý do vào biên bản.
10. CHT CT và Ban Giám đốc: Đây là phần dành cho lãnh đạo công ty ký duyệt. Người lập không cần điền.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này chỉ dành riêng cho nhà thầu phụ, không dùng để phạt nhà thầu chính hoặc các đơn vị khác.
• Mọi thông tin vi phạm phải có căn cứ rõ ràng, tốt nhất kèm theo ảnh chụp hoặc biên bản hiện trường.
• Người lập biên bản phải là người có thẩm quyền theo phân công của Ban Giám đốc hoặc Trưởng phòng.
• Không được sửa chữa, tẩy xóa trên biểu mẫu sau khi đã ký. Nếu sai, phải lập lại biên bản mới.
• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản gửi Ban Giám đốc, một bản lưu tại phòng quản lý chất lượng.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin người làm chứng hoặc không có chữ ký của người làm chứng, dẫn đến biên bản không có giá trị pháp lý.
• Mô tả vi phạm chung chung, không nêu rõ thời gian, địa điểm, hành vi cụ thể, gây khó khăn cho Ban Giám đốc khi xét duyệt.
• Đề xuất mức phạt không phù hợp với quy định của công ty hoặc không ghi rõ bằng số và chữ.
• Nhầm lẫn tên công ty hoặc viết tắt tên công ty không đúng quy định.
• Không đính kèm ảnh hoặc biên bản hiện trường khi không có người làm chứng, làm giảm tính thuyết phục của biên bản.