Hướng dẫn điền giấy đề nghị quyết toán nhà thầu phụ BM23-QT08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM23-QT08 "Giấy đề nghị quyết toán (Dành riêng cho nhà thầu phụ)" được sử dụng để nhà thầu phụ chính thức đề nghị chủ đầu tư hoặc tổng thầu thanh toán khối lượng công việc đã hoàn thành trong một giai đoạn hoặc toàn bộ hợp đồng. Biểu mẫu này là căn cứ pháp lý để hai bên đối chiếu khối lượng, đơn giá và thành tiền, từ đó làm cơ sở xuất hóa đơn và thực hiện thanh toán. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp quy trình quyết toán minh bạch, tránh tranh chấp về số liệu sau này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do đại diện nhà thầu phụ (thường là cán bộ kỹ thuật hoặc kế toán công trình) lập và điền. Thời điểm điền là khi nhà thầu phụ đã hoàn thành một phần hoặc toàn bộ khối lượng công việc theo hợp đồng, và đã có biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành được các bên ký xác nhận. Thông thường, giấy đề nghị quyết toán được lập theo định kỳ hàng tháng hoặc theo giai đoạn thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng. Sau khi điền, biểu mẫu sẽ được trình lên chỉ huy trưởng công trường, giám sát, thủ kho và giám đốc để ký duyệt trước khi thực hiện thanh toán.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Lần thứ: Ghi số lần đề nghị quyết toán của nhà thầu phụ cho hợp đồng này (ví dụ: lần 1, lần 2). Nếu là quyết toán lần cuối, ghi "Lần cuối".
2. Công trường: Ghi tên công trường, dự án hoặc công trình mà nhà thầu phụ đang thi công (ví dụ: Công trường Khu đô thị X, giai đoạn 1).
3. Thầu phụ: Ghi tên đầy đủ của nhà thầu phụ (công ty, doanh nghiệp) theo đúng tên trên hợp đồng đã ký kết.
4. Hạng mục: Ghi tên hạng mục công việc cụ thể mà nhà thầu phụ thực hiện (ví dụ: Thi công phần thô, lắp đặt hệ thống điện nước).
5. Bảng kê khối lượng công việc đã thực hiện: Đây là phần quan trọng nhất. Lần lượt điền các cột: STT (số thứ tự), Tên công việc (mô tả chi tiết từng đầu việc), ĐVT (đơn vị tính như m3, m2, tấn, cái), Khối lượng (số lượng thực tế đã thi công và được nghiệm thu), Đơn giá (đơn giá thỏa thuận trong hợp đồng phụ), Thành tiền (= Khối lượng x Đơn giá).
6. TP. Nha Trang, ngày … tháng … năm …: Ghi địa danh (thường là nơi đặt văn phòng công trường hoặc trụ sở chính) và ngày tháng năm lập giấy đề nghị quyết toán.
7. Ký tên: Các vị trí cần ký gồm: Chỉ huy trưởng (duyệt), Giám sát, Thủ kho, Người quyết toán (ký & ghi rõ họ tên) và Giám đốc (duyệt). Mỗi người ký vào đúng ô chức danh của mình.
8. Hồ sơ đính kèm: Đánh dấu hoặc ghi rõ các tài liệu gửi kèm, bắt buộc có "Bản nghiệm thu công việc" và "Bản chi tiết khối lượng thực hiện" để chứng minh khối lượng đề nghị là có thực.

Lưu ý quan trọng

• Phải đảm bảo khối lượng kê khai trong bảng hoàn toàn khớp với biên bản nghiệm thu khối lượng đã được các bên ký xác nhận trước đó.
• Đơn giá trong bảng kê phải đúng với đơn giá đã ký kết trong hợp đồng thầu phụ, không được tự ý thay đổi.
• Thành tiền phải được tính toán chính xác, kiểm tra kỹ phép nhân và phép cộng để tránh sai sót số học.
• Chỉ huy trưởng và giám đốc là người có thẩm quyền duyệt, vì vậy cần đảm bảo chữ ký và con dấu (nếu có) hợp lệ trước khi gửi đi thanh toán.
• Hồ sơ đính kèm phải đầy đủ, nếu thiếu bất kỳ giấy tờ nào (bản nghiệm thu, chi tiết khối lượng) thì giấy đề nghị sẽ không được xử lý.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai tên nhà thầu phụ hoặc tên hạng mục không khớp với hợp đồng, gây nhầm lẫn khi đối chiếu.
• Khối lượng kê khai lớn hơn khối lượng đã được nghiệm thu, dẫn đến bị từ chối hoặc yêu cầu điều chỉnh lại.
• Quên không ghi "Lần thứ" hoặc ghi không rõ ràng, khiến kế toán không biết đây là lần thanh toán thứ mấy.
• Thiếu chữ ký của một trong các bên (thủ kho, giám sát, chỉ huy trưởng) làm gián đoạn quy trình duyệt.
• Không đính kèm bản chi tiết khối lượng thực hiện, dù biểu mẫu đã yêu cầu rõ ràng trong phần hồ sơ đính kèm.