Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM20-QT08 "Danh sách các nhà thầu phụ thi công được phê duyệt" được ban hành nhằm mục đích quản lý và kiểm soát toàn bộ các nhà thầu phụ tham gia thi công công trình. Tài liệu này giúp ghi nhận thông tin chi tiết về từng nhà thầu phụ, bao gồm năng lực, phạm vi công việc và lịch trình đánh giá. Việc sử dụng biểu mẫu này đảm bảo tính minh bạch trong quy trình lựa chọn và phê duyệt nhà thầu phụ, đồng thời hỗ trợ công tác quản lý chất lượng công trình theo đúng quy định của hệ thống QT08. Đây là cơ sở để theo dõi hiệu quả làm việc của các nhà thầu phụ và đưa ra quyết định gia hạn hay chấm dứt hợp đồng kịp thời.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ phụ trách chất lượng hoặc cán bộ kỹ thuật của Ban quản lý dự án hoặc Phòng Kỹ thuật thi công lập và cập nhật. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay sau khi các nhà thầu phụ được phê duyệt chính thức tham gia thi công công trình. Ngoài ra, biểu mẫu cần được cập nhật định kỳ hoặc bất cứ khi nào có sự thay đổi về danh sách nhà thầu phụ, như bổ sung nhà thầu mới, thay đổi giới hạn hợp đồng, hoặc sau mỗi lần đánh giá lại. Việc cập nhật kịp thời giúp hồ sơ luôn phản ánh đúng thực trạng thi công tại công trường.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Hạng mục: Ghi rõ tên hạng mục công trình mà các nhà thầu phụ trong danh sách này sẽ tham gia thi công. Ví dụ: "Hạng mục kết cấu thép", "Hạng mục hoàn thiện nội thất". Nếu danh sách áp dụng cho toàn bộ công trình, có thể ghi "Toàn bộ công trình".
2. STT: Đánh số thứ tự liên tục từ 1 đến hết cho từng nhà thầu phụ trong danh sách. Số thứ tự này giúp dễ dàng tra cứu và đối chiếu thông tin.
3. Tên công ty, địa chỉ: Ghi đầy đủ tên pháp nhân của nhà thầu phụ theo đúng giấy phép đăng ký kinh doanh, kèm theo địa chỉ trụ sở chính. Không viết tắt tên công ty để tránh nhầm lẫn.
4. Người liên hệ: Ghi họ tên, chức vụ và số điện thoại của người đại diện hoặc đầu mối liên hệ chính của nhà thầu phụ tại công trường. Thông tin này rất quan trọng để liên lạc khi cần xử lý công việc gấp.
5. Giới hạn giá trị HĐ: Ghi rõ giá trị tối đa của hợp đồng đã ký kết với nhà thầu phụ, bao gồm cả đơn vị tiền tệ (VNĐ). Đây là căn cứ để kiểm soát chi phí và phạm vi công việc được phép thực hiện.
6. Công việc vừa thực hiện: Mô tả ngắn gọn các công việc cụ thể mà nhà thầu phụ đã hoàn thành hoặc đang thực hiện trong giai đoạn hiện tại. Ví dụ: "Đổ bê tông móng cột", "Lắp đặt hệ thống điện chiếu sáng".
7. Ngày đánh giá: Ghi ngày tháng năm tiến hành đánh giá năng lực và chất lượng thi công của nhà thầu phụ gần nhất. Định dạng ngày nên thống nhất theo DD/MM/YYYY.
8. Ngày dự kiến đánh giá lại: Ghi ngày dự kiến sẽ thực hiện đánh giá định kỳ tiếp theo cho nhà thầu phụ. Thời gian này thường được xác định dựa trên tiến độ thi công hoặc quy định nội bộ của công ty.
9. Ghi chú: Sử dụng cột này để ghi lại các thông tin bổ sung quan trọng như lý do thay đổi hợp đồng, cảnh báo về chất lượng, hoặc các yêu cầu đặc biệt khác liên quan đến nhà thầu phụ.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này phải được lưu trữ trong hồ sơ quản lý chất lượng công trình và có thể được yêu cầu xuất trình khi có đợt kiểm tra hoặc thanh tra từ chủ đầu tư hoặc cơ quan chức năng.
• Mọi thông tin về nhà thầu phụ phải được cập nhật ngay khi có sự thay đổi, không để tình trạng danh sách lỗi thời gây sai lệch trong quản lý.
• Chỉ những nhà thầu phụ có tên trong danh sách này mới được phép thi công tại công trường. Nhà thầu chính không được tự ý thuê thầu phụ ngoài danh sách khi chưa được phê duyệt.
• Cột "Giới hạn giá trị HĐ" cần được kiểm tra kỹ để đảm bảo không vượt quá hạn mức cho phép theo quy định của hợp đồng tổng thể.
• Ngày đánh giá và ngày dự kiến đánh giá lại phải được cập nhật chính xác để đảm bảo công tác đánh giá chất lượng nhà thầu phụ được thực hiện đúng định kỳ.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai tên công ty nhà thầu phụ, dẫn đến khó khăn trong việc xác minh pháp lý và thanh toán hợp đồng.
• Không cập nhật ngày đánh giá lại sau mỗi lần đánh giá, khiến lịch trình đánh giá bị chậm trễ và mất kiểm soát chất lượng.
• Bỏ trống cột "Công việc vừa thực hiện" hoặc ghi quá chung chung, không phản ánh đúng khối lượng công việc thực tế của nhà thầu phụ.
• Nhầm lẫn giữa "Ngày đánh giá" và "Ngày dự kiến đánh giá lại", dẫn đến sai sót trong theo dõi tiến độ đánh giá.
• Ghi thông tin liên hệ không chính xác hoặc thiếu số điện thoại, gây khó khăn khi cần liên lạc khẩn cấp với nhà thầu phụ.
• Không ghi rõ hạng mục công trình ở đầu biểu mẫu, làm mất bối cảnh sử dụng của danh sách và gây nhầm lẫn khi có nhiều danh sách cho các hạng mục khác nhau.