Mục đích sử dụng
Phiếu chuyển giao tài liệu BM17-QT08 được ban hành nhằm kiểm soát việc bàn giao các loại tài liệu, bản vẽ kỹ thuật giữa các bộ phận, cá nhân trong quá trình thực hiện dự án xây dựng. Biểu mẫu này thuộc hệ thống quy trình QT08 – Lập kế hoạch chất lượng công trình, giúp đảm bảo mọi tài liệu được chuyển giao đúng đối tượng, đúng thời điểm và có cơ sở truy xuất sau này. Việc sử dụng phiếu chuẩn giúp tránh thất lạc tài liệu, xác định rõ trách nhiệm của người giao và người nhận, đồng thời hỗ trợ công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng công trình một cách minh bạch.
Ai điền và khi nào
Phiếu này do người thực hiện việc chuyển giao tài liệu (người giao) chủ động lập và điền. Người giao có thể là kỹ sư, giám sát, chỉ huy trưởng công trường hoặc nhân viên văn phòng dự án, tùy theo loại tài liệu được bàn giao. Phiếu được sử dụng mỗi khi có nhu cầu chuyển giao tài liệu hoặc bản vẽ từ bộ phận này sang bộ phận khác, ví dụ: khi bàn giao bản vẽ thiết kế cho đội thi công, khi chuyển hồ sơ nghiệm thu cho phòng kỹ thuật, hoặc khi gửi báo cáo tiến độ cho cấp trên. Thời điểm lập phiếu là ngay trước hoặc trong khi thực hiện việc bàn giao, và phải được ký xác nhận bởi cả hai bên vào cùng ngày để đảm bảo tính chính xác.
Hướng dẫn điền từng mục
- V/v (Về việc): Ghi rõ nội dung hoặc lý do chuyển giao tài liệu, ví dụ: "Bàn giao bản vẽ kết cấu tầng hầm", "Chuyển hồ sơ nghiệm thu phần móng". Không để trống, cần viết ngắn gọn nhưng đủ ý.
- Kính gửi – Ông/Bà (dòng 1, 2, 3): Ghi họ tên đầy đủ của người nhận tài liệu. Mỗi dòng dành cho một người nhận khác nhau. Nếu chỉ có một người nhận, bỏ trống các dòng còn lại. Bên cạnh mỗi tên, đánh dấu chọn (ví dụ: ☑) vào một trong bốn ô: *Trình duyệt, *Báo cáo, *Phối hợp, *Triển khai – tùy theo mục đích gửi tài liệu cho người đó.
- STT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự từ 1 trở đi cho từng tài liệu hoặc bản vẽ được liệt kê trong phiếu. Nếu chỉ có một tài liệu, ghi số 1.
- Tên tài liệu/ Bản vẽ: Ghi chính xác tên tài liệu hoặc số hiệu bản vẽ như trên tài liệu gốc. Ví dụ: "Bản vẽ mặt bằng móng – BV-01", "Hợp đồng phụ lục số 02".
- ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị tính của tài liệu, thường là "Bộ", "Cuốn", "Tờ", "File" hoặc "Bản". Ví dụ: nếu bàn giao 2 bộ hồ sơ, ghi "Bộ".
- Số lượng: Ghi số lượng cụ thể của tài liệu tương ứng với đơn vị tính. Ví dụ: 2, 5, 10.
- Đặc điểm: Mô tả tình trạng hoặc đặc điểm nhận dạng của tài liệu, ví dụ: "Bản chính", "Bản sao", "Có chữ ký", "Bản mềm PDF", "Đã đóng dấu".
- Ghi chú: Ghi thêm thông tin cần thiết khác như ngày phát hành, phiên bản, hoặc lưu ý đặc biệt. Nếu không có, có thể để trống hoặc gạch chéo.
- Ngày tháng năm (bên trái – Người nhận, bên phải – Người giao): Cả hai bên ghi ngày tháng năm thực tế diễn ra việc chuyển giao. Người nhận và người giao ký và ghi họ tên đầy đủ vào phần tương ứng. Chữ ký phải là chữ ký tươi, không photocopy.
Lưu ý quan trọng
- Phiếu phải được lập thành ít nhất hai bản: một bản do người giao giữ, một bản do người nhận giữ để đối chiếu sau này.
- Không được tẩy xóa hoặc sửa chữa thông tin sau khi đã ký. Nếu có sai sót, phải lập phiếu mới hoặc gạch bỏ và ký xác nhận bên cạnh chỗ sửa.
- Đối với tài liệu mật hoặc quan trọng, cần đánh dấu "MẬT" hoặc "BẢO MẬT" vào phần Ghi chú và thông báo riêng cho người nhận.
- Mỗi tài liệu chỉ nên ghi trên một dòng, không gộp nhiều tài liệu vào một dòng để tránh nhầm lẫn về số lượng.
- Người nhận có trách nhiệm kiểm tra kỹ số lượng và tình trạng tài liệu trước khi ký nhận. Sau khi ký, mọi thiếu hụt hoặc hư hỏng thuộc trách nhiệm của người nhận.
Lỗi thường gặp
- Không ghi rõ "V/v" hoặc ghi quá chung chung, dẫn đến khó xác định mục đích chuyển giao khi kiểm tra lại hồ sơ.
- Bỏ sót việc đánh dấu ô "Để" (Trình duyệt, Báo cáo, Phối hợp, Triển khai) hoặc đánh dấu sai mục đích, gây hiểu lầm cho người nhận về hành động cần thực hiện.
- Ghi sai đơn vị tính (ĐVT) hoặc không thống nhất giữa ĐVT và số lượng, ví dụ ghi ĐVT là "Bộ" nhưng số lượng lại là "2 tờ".
- Không ghi đặc điểm tài liệu, đặc biệt là khi bàn giao bản chính và bản sao, dễ dẫn đến tranh chấp sau này.
- Người nhận ký trước khi kiểm tra thực tế tài liệu, sau đó phát hiện thiếu hoặc sai nhưng không thể khiếu nại vì đã ký xác nhận.
- Ngày ký giữa người giao và người nhận không trùng khớp, gây khó khăn khi xác định thời điểm chuyển giao thực tế.
