Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM15-QT08 – Sổ ký nhận tài liệu và bản vẽ được thiết kế để kiểm soát chặt chẽ việc giao nhận, cập nhật và thu hồi các tài liệu kỹ thuật, bản vẽ thi công trong suốt vòng đời dự án. Mục đích chính là đảm bảo mọi phiên bản tài liệu đều được theo dõi, tránh tình trạng sử dụng bản vẽ cũ hoặc thất lạc hồ sơ quan trọng. Sổ này giúp các bộ phận thiết kế, thi công và giám sát có một công cụ tập trung để xác nhận ai đang giữ bản sao nào, từ đó nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý chất lượng công trình.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người được phân công làm đầu mối quản lý tài liệu của dự án (thường là kỹ sư QA/QC, thư ký ban điều hành dự án hoặc cán bộ kỹ thuật) chịu trách nhiệm cập nhật. Việc điền được thực hiện ngay tại thời điểm phát sinh giao nhận tài liệu hoặc bản vẽ, cụ thể: khi nhận được bản vẽ mới từ phòng thiết kế, khi cập nhật phiên bản sửa đổi, hoặc khi thu hồi bản vẽ cũ để hủy. Ngoài ra, sổ cũng được sử dụng định kỳ vào cuối mỗi giai đoạn thi công để đối chiếu và kiểm kê toàn bộ hồ sơ hiện có.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên công trình: Ghi đầy đủ tên dự án hoặc hạng mục công trình đang thi công, viết bằng chữ in hoa để dễ nhận diện. Ví dụ: "NHÀ MÁY XỬ LÝ NƯỚC THẢI KHU CÔNG NGHIỆP A".
2. Quyển số/20…: Đánh số thứ tự của quyển sổ và điền năm hiện hành. Ví dụ: "Quyển số: 01/2025". Nếu dự án có nhiều quyển, cần đánh số liên tục để tránh trùng lặp.
3. Người giao & cập nhật: Ghi họ tên người thực hiện việc giao tài liệu hoặc cập nhật thông tin vào sổ. Người này phải ký xác nhận bên cạnh mỗi lần ghi.
4. Stt: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho mỗi đầu mục tài liệu hoặc bản vẽ được ghi nhận. Số thứ tự được đánh liên tục trong cùng một quyển sổ.
5. Tên bản vẽ/tài liệu: Ghi chính xác tên bản vẽ hoặc tài liệu theo đúng tiêu đề trên bản gốc. Ví dụ: "Bản vẽ mặt bằng móng cọc – tỷ lệ 1/100".
6. Mã số: Nhập mã số tài liệu hoặc số hiệu bản vẽ do phòng thiết kế hoặc hệ thống quản lý chất lượng quy định. Mã số này là duy nhất cho mỗi tài liệu.
7. Ngày hiệu lực: Ghi ngày tháng năm mà tài liệu hoặc bản vẽ bắt đầu có hiệu lực sử dụng trong thi công. Định dạng ngày/tháng/năm.
8. Các cột Người lưu giữ, Copy số, Thu hồi (lặp lại 4 lần): Mỗi bộ ba cột này tương ứng với một lần giao nhận. Khi giao tài liệu, ghi họ tên người nhận vào cột "Người lưu giữ", số bản sao được giao vào cột "Copy số". Khi thu hồi, ghi ngày thu hồi vào cột "Thu hồi". Mỗi lần giao nhận mới sẽ ghi vào bộ ba cột tiếp theo.
9. Ghi chú: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung như lý do thu hồi, tình trạng tài liệu (bản gốc/bản sao), hoặc các ghi nhận đặc biệt khác.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ sử dụng bút mực không phai (bút bi xanh hoặc đen) để điền thông tin, tuyệt đối không dùng bút chì.
• Mỗi lần giao nhận phải được ghi ngay vào sổ, không để dồn nhiều lần mới ghi một lúc vì dễ sai sót và mất dấu vết.
• Khi thu hồi bản vẽ cũ, phải yêu cầu người đang giữ ký xác nhận vào cột "Thu hồi" và ghi rõ ngày tháng.
• Không được tẩy xóa thông tin trong sổ. Nếu viết sai, gạch ngang một đường và viết lại bên cạnh, đồng thời ký xác nhận bên cạnh chỗ sửa.
• Sổ phải được lưu giữ tại phòng điều hành dự án, có tủ khóa riêng và chỉ những người được ủy quyền mới được tiếp cận.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu mã số tài liệu hoặc nhầm lẫn mã số giữa các bản vẽ tương tự, dẫn đến khó truy xuất khi cần đối chiếu.
• Không cập nhật kịp thời ngày hiệu lực, khiến đội thi công sử dụng bản vẽ chưa được phê duyệt hoặc bỏ qua bản vẽ mới.
• Bỏ sót cột "Thu hồi" khi đã phát hành bản vẽ mới, dẫn đến tình trạng tồn tại đồng thời hai phiên bản trên công trường.
• Viết tắt tên tài liệu hoặc tên người không thống nhất, gây khó khăn cho việc kiểm tra sau này.
• Không đánh số thứ tự liên tục hoặc nhảy số, làm mất tính hệ thống của sổ theo dõi.