Hướng dẫn điền biên bản giao nhận mặt bằng BM14-QT08 chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM14-QT08 (Biên bản giao nhận mặt bằng) được ban hành theo quy trình QT08 – Quản lý lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi nhận việc bàn giao hiện trường (mặt bằng) từ bên giao (thường là chủ đầu tư hoặc nhà thầu chính) sang bên nhận (nhà thầu thi công). Việc lập biên bản này giúp hai bên xác nhận rõ ràng tình trạng mặt bằng tại thời điểm bàn giao, làm cơ sở pháp lý cho quá trình thi công sau đó. Đồng thời, biểu mẫu cũng giúp kiểm tra sơ bộ sự phù hợp giữa thiết kế và thực tế hiện trường, từ đó phát hiện sớm các điểm bất thường cần xử lý.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do đại diện bên giao và bên nhận cùng phối hợp điền. Thông thường, bên giao là chủ đầu tư, ban quản lý dự án hoặc nhà thầu chính (khi bàn giao cho nhà thầu phụ). Bên nhận là nhà thầu thi công hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ xây dựng công trình. Biên bản được lập ngay tại hiện trường, trước khi bắt đầu thi công xây dựng. Thời điểm lập là khi mặt bằng đã được giải phóng, có đủ điều kiện để bàn giao. Cả hai bên cần có mặt đầy đủ để cùng kiểm tra, xác nhận và ký tên.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày / Date & Số / No.: Ghi ngày tháng năm lập biên bản (theo định dạng DD/MM/YYYY) và số hiệu văn bản do bên giao hoặc bên nhận quy định (ví dụ: BB-GNMB-001).
2. Công trình / Project & Địa điểm / Location: Ghi tên đầy đủ của dự án/công trình và địa chỉ cụ thể nơi thi công (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
3. Hợp đồng số / Contract No.: Ghi số hiệu hợp đồng xây dựng hoặc hợp đồng giao nhận thầu liên quan đến việc bàn giao mặt bằng này.
4. Đại diện bên giao / Deliverer & Đại diện bên nhận / Receiver: Ghi họ tên, chức vụ, địa chỉ và số điện thoại của từng đại diện. Mỗi bên có thể có nhiều người, cần điền đầy đủ thông tin vào các dòng tương ứng (có thể thêm dòng nếu cần).
5. Phần Công trình / Project (bảng chi tiết): Điền danh sách các hạng mục, nội dung bàn giao. Cột "Nội dung bàn giao" mô tả cụ thể từng phần (ví dụ: mốc ranh giới, cọc định vị, đường điện nước tạm...). Cột "Kiểm tra sơ bộ" gồm "Theo Thiết kế" và "Theo thực tế" – ghi tình trạng, kích thước, số lượng theo thiết kế và thực tế. Cột "Ghi chú" ghi nhận các điểm khác biệt hoặc lưu ý.
6. Khác / Other: Dùng để ghi thêm các nội dung bàn giao không nằm trong bảng chính, ví dụ: tài liệu kèm theo, bản vẽ mặt bằng, thỏa thuận phụ.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 02 bản chính có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản gốc. Không sử dụng bản photocopy để ký.
• Thông tin về đại diện hai bên phải đúng với giấy ủy quyền hoặc quyết định bổ nhiệm. Nếu đại diện không đúng thẩm quyền, biên bản có thể bị vô hiệu.
• Phần kiểm tra sơ bộ cần ghi chi tiết, tránh ghi chung chung như "đạt" hay "tốt". Nên ghi cụ thể số đo, tình trạng thực tế (ví dụ: "mốc ranh giới còn nguyên vẹn, đúng tọa độ thiết kế").
• Nếu phát hiện bất kỳ sai lệch nào giữa thiết kế và thực tế, phải ghi rõ vào cột "Ghi chú" và có chữ ký xác nhận của cả hai bên. Đây là cơ sở để yêu cầu điều chỉnh hoặc bổ sung sau này.
• Biên bản phải được ký và đóng dấu (nếu có) của cả hai bên ngay tại buổi bàn giao. Không để quá 24 giờ sau khi kiểm tra mới ký.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ thông tin đại diện hai bên (thiếu chức vụ, địa chỉ, điện thoại) dẫn đến khó xác minh sau này.
• Bỏ sót cột "Kiểm tra sơ bộ" hoặc ghi không đúng hai dòng "Theo Thiết kế" và "Theo thực tế", làm mất tính đối chiếu.
• Ghi chung chung ở cột "Nội dung bàn giao" (ví dụ: "bàn giao mặt bằng" mà không liệt kê cụ thể các hạng mục).
• Không ghi nhận các điểm bất thường hoặc khác biệt vào cột "Ghi chú", dễ gây tranh chấp sau này.
• Quên ký hoặc ký không đúng thẩm quyền (ví dụ: người không được ủy quyền ký thay).
• Không lưu giữ bản gốc hoặc để thất lạc biên bản, ảnh hưởng đến quyết toán và nghiệm thu công trình.