Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BM11/QT08 có tên gọi "Danh mục các vật tư cần chứng nhận" được ban hành lần đầu với số hiệu phiên bản 01, thuộc quy trình QT08 – Lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là giúp đội ngũ kỹ thuật, giám sát và quản lý dự án liệt kê toàn bộ các loại vật tư, thiết bị đầu vào cần được kiểm tra, chứng nhận chất lượng trước khi đưa vào thi công. Thông qua biểu mẫu, công ty có thể theo dõi tiến độ nộp chứng chỉ, kết quả thử nghiệm và tình trạng duyệt mẫu của từng loại vật tư, đảm bảo mọi vật liệu đều đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu hợp đồng.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này thường do cán bộ kỹ thuật công trường hoặc nhân viên phụ trách chất lượng (QA/QC) lập và cập nhật. Thời điểm lập biểu mẫu là ngay sau khi hợp đồng thi công được ký kết và trước khi tiến hành mua sắm, nhập vật tư về công trường. Trong suốt quá trình thi công, biểu mẫu sẽ được bổ sung dần khi có thêm các loại vật tư mới phát sinh hoặc khi có kết quả thử nghiệm, chứng nhận mới. Người lập cần phối hợp với bộ phận cung ứng và giám sát để đảm bảo danh mục luôn đầy đủ, chính xác và được cập nhật kịp thời.
Hướng dẫn điền từng mục
- Ngày lập: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi bắt đầu lập danh mục, theo định dạng ngày/tháng/năm.
- Công trường/Project: Điền tên công trình hoặc dự án đang thi công, ví dụ: "Nhà máy X – Gói thầu Y".
- HĐ số/Contract No.: Ghi số hợp đồng chính của dự án, đảm bảo khớp với số hợp đồng đã ký.
- STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng loại vật tư, không trùng lặp.
- Tên vật tư (cột 1): Ghi tên cụ thể của từng loại vật tư, ví dụ: "Thép phi 16", "Xi măng PCB40", "Cát vàng".
- Chứng nhận (cột 2): Ghi loại chứng nhận yêu cầu, ví dụ: "CO/CQ", "Chứng chỉ xuất xưởng".
- Thử nghiệm – Loại (cột 3): Nếu có yêu cầu thử nghiệm, ghi "Có", nếu không thì để trống hoặc ghi "Không".
- Thử nghiệm – Tần suất (cột 4): Ghi tần suất thử nghiệm, ví dụ: "1 lô/100 tấn", "Mỗi lần nhập". Nếu không có yêu cầu, ghi "Không".
- Thử nghiệm – Tiêu chuẩn (cột 5): Ghi tiêu chuẩn áp dụng, ví dụ: "TCVN 1651-2018", "ASTM A615". Nếu không có, ghi "Không".
- Duyệt mẫu (cột 6): Ghi tình trạng duyệt mẫu, ví dụ: "Đã duyệt", "Chờ duyệt", "Chưa nộp".
- Ngày nộp (cột 7): Ghi ngày nộp hồ sơ chứng nhận hoặc mẫu thử cho bên giám sát/chủ đầu tư.
- Yêu cầu thử nghiệm mẫu (cột 8): Ghi số lượng mẫu cần thử hoặc yêu cầu cụ thể, ví dụ: "3 mẫu/tổ".
- Kết quả (cột 9): Ghi kết quả thử nghiệm sau khi có báo cáo, ví dụ: "Đạt", "Không đạt", "Đang chờ".
- Ghi chú (cột 10 & 11): Dùng để ghi thêm thông tin quan trọng như số hiệu chứng chỉ, ngày hết hạn, hoặc lý do chưa đạt.
Lưu ý quan trọng
- Luôn kiểm tra kỹ tên vật tư và số hợp đồng trước khi điền để tránh sai sót về sau.
- Đối với cột (3), (4) và (5), nếu có yêu cầu thử nghiệm thì bắt buộc ghi "Có" và điền đầy đủ tần suất, tiêu chuẩn tương ứng.
- Biểu mẫu cần được ký duyệt bởi người có thẩm quyền (thường là chỉ huy trưởng công trường hoặc trưởng phòng QA/QC) sau khi hoàn thành.
- Người lập phải ký tên vào ô "Người lập" ở cuối biểu mẫu để xác nhận trách nhiệm.
- Lưu giữ biểu mẫu trong hồ sơ chất lượng công trình, có thể scan và lưu file mềm để tiện tra cứu.
Lỗi thường gặp
- Quên điền ngày lập hoặc điền sai định dạng ngày tháng, gây khó khăn khi kiểm tra tiến độ.
- Nhầm lẫn giữa tên công trường và tên hợp đồng, dẫn đến sai lệch thông tin dự án.
- Bỏ sót cột "Thử nghiệm – Tần suất" hoặc "Tiêu chuẩn" mặc dù đã ghi "Có" ở cột loại thử nghiệm.
- Ghi kết quả thử nghiệm khi chưa có báo cáo chính thức, gây sai lệch dữ liệu.
- Không cập nhật kịp thời khi có vật tư mới hoặc khi có thay đổi về chứng nhận, duyệt mẫu.
- Thiếu chữ ký của người lập hoặc người duyệt, làm biểu mẫu không có giá trị pháp lý trong hồ sơ nghiệm thu.
