Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02/QT08 có tên gọi đầy đủ là "Thông tin tổng quát về hợp đồng và các đối tác". Đây là tài liệu thuộc quy trình QT08 – Lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là tập hợp một cách có hệ thống các thông tin cốt lõi của hợp đồng xây dựng, bao gồm các mốc thời gian quan trọng và danh sách các bên liên quan. Việc hoàn thành biểu mẫu này giúp doanh nghiệp có một bức tranh tổng quan, rõ ràng về dự án, làm cơ sở để lập kế hoạch chất lượng, phân công nhiệm vụ và quản lý tiến độ. Đồng thời, nó cũng là tài liệu tham chiếu nhanh cho các phòng ban khi cần tra cứu thông tin về đối tác.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý dự án hoặc nhân viên phòng Kế hoạch – Kỹ thuật của công ty đảm nhận việc điền. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay sau khi hợp đồng chính thức được ký kết giữa các bên, trước khi bắt đầu triển khai các công việc lập kế hoạch chi tiết cho công trình. Việc điền biểu mẫu cần được thực hiện ngay để đảm bảo mọi thông tin về hợp đồng và đối tác được cập nhật kịp thời, phục vụ cho việc soạn thảo kế hoạch chất lượng công trình (QT08). Nhân viên mới cần lưu ý rằng biểu mẫu này phải được cấp có thẩm quyền (ví dụ: Trưởng phòng hoặc Giám đốc dự án) xem xét và phê duyệt trước khi đưa vào sử dụng chính thức.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Thông tin hợp đồng: Ghi chính xác số hợp đồng đã ký, ngày ký hợp đồng, ngày khởi công và ngày hoàn thành dự kiến. Các mốc thời gian này phải khớp tuyệt đối với hợp đồng gốc. Ví dụ: "Hợp đồng số: 2024/HD-XD", "Ngày ký: 15/01/2024".
2. A/ Chủ đầu tư: Điền đầy đủ tên công ty chủ đầu tư, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, fax, email. Đặc biệt chú ý đến "Người đại diện" (thường là Giám đốc hoặc Chủ tịch) và "Người liên hệ" (cán bộ đầu mối trực tiếp làm việc).
3. B/ Nhà tư vấn: Nếu có nhà tư vấn (tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát), hãy điền tương tự như mục A. Nếu dự án không có nhà tư vấn, để trống hoặc ghi "Không có" tùy theo quy định của công ty.
4. C/ Nhà thầu chính: Đây là thông tin của công ty bạn (nếu bạn là nhà thầu chính) hoặc của nhà thầu chính (nếu bạn là nhà thầu phụ). Điền đầy đủ và chính xác các thông tin về tên công ty, địa chỉ, liên hệ.
5. D/ Nhà thầu phụ: Liệt kê tất cả các nhà thầu phụ sẽ tham gia thực hiện các hạng mục công việc. Mỗi nhà thầu phụ cần được điền đầy đủ thông tin như các mục trên. Nếu có nhiều nhà thầu phụ, có thể kẻ thêm dòng hoặc ghi chú riêng.
6. Kiểm tra thông tin liên hệ: Sau khi điền xong, hãy kiểm tra kỹ các số điện thoại, email của người đại diện và người liên hệ. Đây là kênh liên lạc quan trọng trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.

Lưu ý quan trọng

• Luôn sử dụng bản in mới nhất của biểu mẫu, kiểm tra số hiệu phiên bản (Lần ban hành: 01) để đảm bảo tính cập nhật.
• Không được tự ý thay đổi cấu trúc, thêm bớt các mục trong biểu mẫu khi chưa có sự cho phép của người quản lý.
• Thông tin phải được ghi bằng bút mực xanh hoặc đen, chữ viết rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa. Nếu sai, hãy gạch ngang và ký xác nhận bên cạnh.
• Biểu mẫu sau khi điền xong cần được lưu trữ trong hồ sơ chất lượng của công trình, có thể ở dạng giấy hoặc file mềm theo quy định của công ty.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Người đại diện" và "Người liên hệ": Người đại diện là người có thẩm quyền ký kết, còn người liên hệ là người trực tiếp trao đổi công việc hàng ngày.
• Ghi sai ngày tháng: Sai lệch dù chỉ một ngày so với hợp đồng gốc cũng có thể gây ra những rắc rối về mặt pháp lý và tiến độ.
• Bỏ sót thông tin của nhà thầu phụ: Đặc biệt là khi có nhiều nhà thầu phụ tham gia, việc thiếu thông tin sẽ gây khó khăn cho việc quản lý và phối hợp.
• Điền thông tin liên hệ không chính xác: Số điện thoại sai, email không đúng sẽ làm gián đoạn liên lạc, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.