Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM01-QT08 có tên gọi đầy đủ là "Chuẩn bị Kế hoạch chất lượng công trình", thuộc quy trình QT08 – Quản lý lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là giúp người quản lý công trình và đội ngũ kỹ thuật kiểm tra, rà soát toàn bộ các tài liệu, hồ sơ cần thiết trước khi chính thức triển khai thi công. Biểu mẫu đóng vai trò như một bảng danh mục tổng thể, liệt kê từ BM02 đến BM26 cùng các mục bổ sung, yêu cầu người dùng đánh dấu "Có" hoặc "Không" cho từng hạng mục. Nhờ đó, doanh nghiệp đảm bảo không thiếu bất kỳ tài liệu quan trọng nào, từ thông tin đối tác, sơ đồ tổ chức, tiến độ thi công cho đến các biên bản nghiệm thu và hợp đồng thầu phụ.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do người biên soạn kế hoạch chất lượng công trình – có thể là kỹ sư trưởng, trưởng phòng kỹ thuật hoặc cán bộ QA/QC – chịu trách nhiệm điền. Sau khi điền xong, biểu mẫu cần được người duyệt (thường là Giám đốc dự án hoặc Trưởng ban quản lý chất lượng) ký xác nhận. Thời điểm điền là giai đoạn chuẩn bị đầu dự án, ngay sau khi hợp đồng thi công được ký kết và trước khi bất kỳ công tác xây dựng nào diễn ra. Việc hoàn thành biểu mẫu này là bước bắt buộc để tiến hành các thủ tục tiếp theo như giao nhận mặt bằng, ký hợp đồng thầu phụ hay triển khai thi công thực tế.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Công trình: Ghi tên đầy đủ của công trình xây dựng theo đúng hợp đồng đã ký. Ví dụ: "Nhà máy sản xuất linh kiện điện tử XYZ – Gói thầu số 02".
2. Công tác chính: Mô tả ngắn gọn công tác chính mà kế hoạch chất lượng này áp dụng, ví dụ: "Thi công phần thân và hoàn thiện".
3. Người biên soạn & Người duyệt: Ghi rõ họ tên, chức danh của người soạn thảo và người phê duyệt. Hai ô này thường được đặt ở đầu biểu mẫu, cạnh nhau.
4. Danh mục kiểm tra (Có/Không): Đây là phần chính của biểu mẫu, gồm 29 dòng từ số 1 đến số 29. Với mỗi dòng, bạn cần đánh dấu "Có" nếu tài liệu/hồ sơ tương ứng đã được chuẩn bị đầy đủ, hoặc "Không" nếu chưa có. Các dòng từ 1 đến 26 tương ứng với các biểu mẫu con từ BM02 đến BM26. Dòng 27 là "Mục tiêu chất lượng của Công trường", dòng 28 là "Danh mục các Thủ Tục, HDCV và tài liệu liên quan", dòng 29 là "Khác/ Ghi chú" dành cho các tài liệu phát sinh ngoài danh sách.
5. Dòng 26 trống: Biểu mẫu có một dòng số 26 để trống, dùng để bổ sung thêm tài liệu hoặc hồ sơ đặc thù của dự án nếu cần. Nếu không có, bạn có thể để trống hoặc gạch chéo.
6. Kiểm tra tổng thể: Sau khi điền hết, hãy rà soát lại toàn bộ cột "Kiểm tra" để đảm bảo không có mục "Không" nào bị bỏ sót mà chưa có kế hoạch xử lý. Biểu mẫu này không có ô tổng kết riêng, nhưng người duyệt sẽ dựa vào các dấu "Có" để phê duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này chỉ là danh mục kiểm tra, không phải là nơi chứa nội dung chi tiết của từng tài liệu. Bạn chỉ cần đánh dấu "Có" hoặc "Không" sau khi đã đối chiếu với hồ sơ thực tế.
• Luôn ghi đúng tên công trình và công tác chính vì đây là thông tin định danh cho toàn bộ kế hoạch chất lượng. Sai sót ở phần này có thể gây nhầm lẫn giữa các dự án.
• Người biên soạn và người duyệt phải là hai người khác nhau để đảm bảo tính kiểm soát độc lập. Không tự duyệt biểu mẫu do mình soạn.
• Đối với các dòng từ 1 đến 25, hãy kiểm tra kỹ phiên bản của từng biểu mẫu con (BM02 đến BM26) vì mỗi biểu mẫu đều có số hiệu và lần ban hành riêng. Chỉ đánh dấu "Có" khi biểu mẫu đó đã được phê duyệt đúng phiên bản hiện hành.
• Dòng 27 (Mục tiêu chất lượng) và dòng 28 (Danh mục thủ tục, HDCV) thường do phòng QA/QC soạn thảo riêng, bạn cần phối hợp để lấy đúng tài liệu trước khi đánh dấu.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Có" và "Không": Một số người mới thường đánh "Có" cho tất cả các dòng mà không thực sự kiểm tra tài liệu, dẫn đến thiếu hồ sơ khi nghiệm thu. Hãy luôn đối chiếu với tủ tài liệu thực tế.
• Bỏ sót dòng 26 và 29: Nhiều nhân viên cho rằng hai dòng này không quan trọng nên bỏ trống, nhưng thực tế đây là nơi ghi nhận các tài liệu phát sinh hoặc đặc thù của dự án. Nếu có tài liệu ngoài danh sách, bắt buộc phải ghi vào.
• Ghi thiếu thông tin công trình: Chỉ ghi tên viết tắt hoặc mã số nội bộ mà không ghi tên đầy đủ theo hợp đồng, gây khó khăn cho việc tra cứu sau này.
• Không cập nhật phiên bản biểu mẫu: Biểu mẫu này có số REV01, nếu công ty phát hành REV02 mới mà vẫn dùng bản cũ, toàn bộ kế hoạch chất lượng có thể bị từ chối phê duyệt.
• Người duyệt ký trước khi người soạn điền đủ thông tin: Một số trường hợp người duyệt ký sẵn vào ô trống, sau đó người soạn mới điền nội dung. Điều này vi phạm nguyên tắc kiểm soát tài liệu và có thể bị đánh giá không phù hợp trong đánh giá nội bộ hoặc đánh giá của khách hàng.