Hướng dẫn điền bảng tổng hợp cấp phát BHLD trong tháng

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM04-QT15 – Bảng tổng hợp cấp phát đồ bảo hộ lao động trong tháng được sử dụng để thống kê toàn bộ số lượng và chủng loại bảo hộ lao động (BHLĐ) cấp phát cho từng phòng ban, bộ phận trong công ty theo từng tháng. Biểu mẫu này giúp phòng Hành chính – Nhân sự, phòng Vật tư và phòng Kế toán có cơ sở dữ liệu thống nhất để kiểm soát chi phí, đối chiếu tồn kho và lập kế hoạch mua sắm. Đồng thời, đây là căn cứ để theo dõi định mức cấp phát BHLĐ cho từng vị trí công việc, đảm bảo an toàn lao động và tuân thủ quy định nội bộ.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự (HC-NS) chịu trách nhiệm lập và hoàn thiện vào cuối mỗi tháng, sau khi đã tổng hợp đầy đủ nhu cầu cấp phát từ các phòng ban. Sau đó, biểu mẫu được chuyển sang phòng Vật tư để xác nhận số lượng thực tế xuất kho, rồi đến phòng Kế toán để kiểm tra và hạch toán chi phí. Thời điểm lập biểu mẫu là sau khi kết thúc đợt cấp phát trong tháng, trước ngày chốt số liệu kế toán (thường là ngày 25 hàng tháng). Nhân viên mới cần lưu ý chỉ điền biểu mẫu khi đã có đầy đủ phiếu yêu cầu cấp phát từ các bộ phận.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của biểu mẫu theo quy tắc đánh số của phòng HC-NS, ví dụ: 01/2025. Mục này do người lập biểu mẫu tự đánh số liên tục theo tháng.
2. Tháng: …… /…………..: Ghi rõ tháng và năm cấp phát, ví dụ: 03/2025. Đây là tháng mà toàn bộ số liệu trong bảng được tổng hợp.
3. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng phòng/bộ phận được cấp phát. Mỗi phòng chỉ ghi một dòng duy nhất.
4. PHÒNG/ BỘ PHẬN: Ghi tên đầy đủ của phòng ban hoặc bộ phận nhận BHLĐ, ví dụ: Phòng Sản xuất, Phòng Kỹ thuật, Tổ Kho vận… Không viết tắt trừ khi có quy định riêng.
5. SỐ LƯỢNG ĐỒ BHLĐ CẤP PHÁT (các cột từ Mũ BHLD đến Khác): Điền số lượng thực tế đã cấp phát cho từng phòng theo từng chủng loại. Các cột bao gồm: Mũ BHLD (trắng), Bộ kaki xám, Giày đế xám, Mũ BHLD (vàng), Bộ kaki xanh, Áo thun xanh, Giày nhựa, Áo mưa, Khác. Nếu loại nào không cấp phát thì ghi 0 hoặc để trống.
6. TỔNG CHI PHÍ: Ghi tổng giá trị tiền của tất cả các loại BHLĐ đã cấp cho phòng đó trong tháng. Số liệu này được tính dựa trên đơn giá từng loại nhân với số lượng.
7. GHI CHÚ: Ghi những thông tin bổ sung nếu có, như lý do cấp phát đột xuất, số lượng thay thế hàng lỗi, hoặc ghi chú về việc cấp bù.
8. Tổng cộng: Dòng cuối cùng của bảng, tổng hợp số lượng từng loại và tổng chi phí của tất cả các phòng ban. Dòng này do người lập tự cộng hoặc dùng hàm Excel.
9. Phòng HC – NS (Ngày, ký tên): Người lập biểu mẫu ký tên và ghi ngày hoàn thành. Đây là xác nhận số liệu do phòng HC-NS tổng hợp.
10. Phòng Vật tư (Ngày, ký tên): Đại diện phòng Vật tư ký xác nhận số lượng thực tế đã xuất kho khớp với bảng tổng hợp.
11. Phòng Kế toán (Ngày, ký tên): Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký xác nhận chi phí đã được hạch toán đúng.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được in đủ 3 bản: một lưu tại phòng HC-NS, một gửi phòng Vật tư, một gửi phòng Kế toán. Mỗi bản phải có đầy đủ chữ ký của ba phòng.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa số liệu sau khi đã ký. Nếu có sai sót, phải lập biểu mẫu mới và hủy biểu cũ theo quy định.
• Đơn giá từng loại BHLĐ phải được cập nhật từ bảng giá do phòng Vật tư cung cấp đầu tháng. Không tự ý thay đổi đơn giá khi chưa có phê duyệt.
• Đối với cột "Khác", chỉ điền khi có sự phê duyệt của trưởng phòng HC-NS về các loại BHLĐ đặc thù không nằm trong danh mục chính.
• Thời hạn nộp biểu mẫu là trước ngày 28 hàng tháng để kịp chốt số liệu kế toán. Chậm trễ sẽ ảnh hưởng đến việc hạch toán chi phí của tháng.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa các loại mũ BHLĐ: mũ trắng dùng cho công nhân sản xuất thông thường, mũ vàng dùng cho giám sát hoặc khách tham quan. Ghi sai chủng loại dẫn đến sai số liệu tồn kho.
• Bỏ sót dòng tổng cộng hoặc tính sai tổng chi phí do không cộng đúng đơn giá. Nên dùng công thức Excel để tự động tính.
• Ghi tên phòng ban không thống nhất giữa các tháng, ví dụ tháng trước ghi "P.SX", tháng sau ghi "Phòng Sản xuất". Cần thống nhất danh sách phòng ban từ đầu năm.
• Thiếu chữ ký của một trong ba phòng (HC-NS, Vật tư, Kế toán) khiến biểu mẫu không có giá trị pháp lý nội bộ.
• Điền số lượng âm hoặc số thập phân ở các cột số lượng. Tất cả số lượng phải là số nguyên dương, vì BHLĐ được cấp phát theo cái, theo bộ.
• Ghi chú quá dài hoặc không rõ ràng, gây khó khăn cho việc đối chiếu sau này. Chỉ ghi chú khi thực sự cần thiết và phải cụ thể.