Hướng dẫn điền danh sách công nhân mới BM03-QT15

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM03-QT15 "Danh sách công nhân mới" được ban hành theo quy trình QT15 – Quy trình cấp phát đồng phục công ty. Mục đích chính của biểu mẫu này là để tổng hợp và thống kê danh sách những công nhân mới gia nhập công ty, từ đó làm căn cứ để phòng Hành chính – Nhân sự (HC-NS) tiến hành cấp phát đồng phục lao động. Biểu mẫu giúp đảm bảo việc cấp phát được thực hiện chính xác, đúng người, đúng số lượng, đồng thời lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách có hệ thống. Ngoài ra, danh sách này còn là tài liệu đối chiếu khi cần kiểm tra tình trạng trang bị bảo hộ lao động cho nhân viên mới.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Đội trưởng hoặc người được phân công làm người lập biểu (thường là quản lý trực tiếp của công nhân mới) chịu trách nhiệm điền. Thời điểm lập biểu là ngay sau khi công nhân mới chính thức được nhận vào làm việc tại công ty, trước khi tiến hành phát đồng phục đợt đầu tiên. Sau khi lập xong, người lập biểu phải trình lên Giám sát công trình để xác nhận danh sách, sau đó chuyển về phòng HC-NS để Trưởng phòng ký duyệt và thực hiện cấp phát. Việc lập danh sách cần được thực hiện kịp thời để tránh chậm trễ trong việc trang bị đồng phục cho nhân viên mới.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phòng/ Bộ phận: Ghi rõ tên phòng ban hoặc bộ phận mà công nhân mới đang công tác, ví dụ: "Phòng Sản xuất", "Đội thi công số 1", "Bộ phận Kho vận". Mục này giúp xác định đơn vị quản lý trực tiếp.
2. STT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự từ 1 đến 20 theo danh sách. Biểu mẫu có sẵn hai cột STT (cột trái từ 1 đến 10, cột phải từ 11 đến 20) để tiết kiệm giấy. Cần đánh số liên tục, không bỏ trống số nào.
3. HỌ VÀ TÊN: Ghi đầy đủ họ và tên của công nhân mới, viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường rõ ràng, dễ đọc. Ví dụ: "NGUYỄN VĂN A" hoặc "Nguyễn Văn A". Tuyệt đối không viết tắt, không ghi biệt danh.
4. Người lập biểu/ Đội trưởng: Người lập danh sách ký tên và ghi rõ họ tên vào ô này, đồng thời ghi ngày tháng năm lập biểu ở dòng "Ngày: ……/……./…………." bên cạnh.
5. Giám sát công trình xác nhận: Giám sát công trình hoặc quản lý cấp trên trực tiếp ký xác nhận danh sách là đúng, ghi ngày tháng năm xác nhận.
6. Trưởng phòng HC - NS: Sau khi nhận được danh sách đã được xác nhận, Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự ký duyệt và ghi ngày tháng năm để hoàn tất thủ tục cấp phát đồng phục.

Lưu ý quan trọng

• Phải gạch chéo (/) vào những ô để trống trong danh sách (ví dụ: nếu chỉ có 15 người thì các ô từ 16 đến 20 phải được gạch chéo) để tránh việc thêm tên trái phép sau này.
• Khi nộp danh sách về phòng HC-NS, bắt buộc phải kèm theo bản photo Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD) của tất cả những người có tên trong danh sách. Đây là yêu cầu bắt buộc để đối chiếu thông tin và lưu hồ sơ.
• Chỉ sử dụng biểu mẫu này cho công nhân mới, không dùng để cấp phát đồng phục bổ sung cho nhân viên cũ. Mỗi đợt tuyển dụng mới cần lập một danh sách riêng.
• Ngày tháng năm phải được ghi đầy đủ, thống nhất giữa các bên ký (người lập, giám sát, trưởng phòng) để đảm bảo tính liên tục của quy trình.

Lỗi thường gặp

• Quên gạch chéo các ô trống: Nhiều người lập biểu bỏ qua bước này, dẫn đến nguy cơ danh sách bị thêm tên không đúng quy định sau khi đã ký duyệt.
• Không nộp kèm bản photo CMND/CCCD: Đây là lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại, làm chậm quá trình cấp phát đồng phục cho công nhân mới.
• Ghi thiếu hoặc sai thông tin họ tên: Viết tắt, sai chính tả hoặc nhầm lẫn giữa các công nhân có tên gần giống nhau gây khó khăn cho việc đối chiếu.
• Không ghi rõ phòng/bộ phận: Khiến phòng HC-NS không biết đơn vị nào cần cấp phát, dẫn đến giao nhầm hoặc chậm trễ.
• Ký không đúng thứ tự: Người lập biểu chưa ký đã đưa cho giám sát ký, hoặc giám sát chưa xác nhận đã chuyển lên trưởng phòng, làm sai quy trình luân chuyển hồ sơ.