Hướng dẫn điền biên bản bàn giao đồng phục công ty

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02-QT15 Biên bản bàn giao được sử dụng để ghi nhận việc bàn giao đồng phục công ty giữa bên bàn giao (thường là bộ phận hành chính hoặc kho) và bên nhận bàn giao (nhân viên hoặc bộ phận tiếp nhận). Biên bản này giúp minh bạch hóa quá trình cấp phát đồng phục, xác nhận số lượng, chủng loại và chất lượng từng món đồ được bàn giao. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để quản lý tài sản công ty, tránh thất thoát và làm rõ trách nhiệm giữa các bên liên quan.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện bên bàn giao (người quản lý kho hoặc phụ trách cấp phát đồng phục) chủ trì lập và điền các thông tin chính. Bên nhận bàn giao (nhân viên được cấp đồng phục hoặc trưởng bộ phận nhận thay) có trách nhiệm kiểm tra và ký xác nhận. Biên bản được lập ngay tại thời điểm bàn giao đồng phục, khi nhân viên mới vào làm, khi công ty phát đồng phục định kỳ hoặc khi có sự thay đổi về nhân sự cần thu hồi/cấp lại đồng phục.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Ghi số thứ tự theo quy tắc đánh số của công ty, thường là số văn bản phát sinh trong năm. Ví dụ: 01/2024/BBBG.
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày hiện tại khi tiến hành bàn giao. Điền đầy đủ ngày, tháng, năm vào các chỗ trống tương ứng.
3. Bên bàn giao (Mục I): Ghi họ tên người đại diện bàn giao, chức vụ và phòng/bộ phận của người đó. Đây thường là nhân viên hành chính hoặc thủ kho.
4. Bên nhận bàn giao (Mục II): Ghi họ tên người nhận đồng phục, chức vụ và phòng/bộ phận công tác. Người này sẽ ký xác nhận sau khi kiểm tra đồng phục.
5. Bảng danh sách đồng phục: Điền lần lượt từng loại đồng phục theo STT có sẵn. Cột "Loại đồng phục" ghi tên cụ thể (áo sơ mi, vest, quần tây...). Cột "Số lượng" ghi số lượng bàn giao thực tế. Cột "Vải" ghi tổng số mét vải nếu bàn giao nguyên liệu. Cột "Thành phẩm" ghi số lượng sản phẩm hoàn chỉnh bàn giao. Cột "Ghi chú" dùng để ghi thêm thông tin như tình trạng sản phẩm, màu sắc, kích cỡ.
6. Mục Khác: Nếu có loại đồng phục không nằm trong danh sách có sẵn, ghi vào dòng "Khác" và điền tên cụ thể cùng số lượng tương ứng.
7. Tổng cộng: Tính tổng số lượng tất cả các loại đồng phục bàn giao trong đợt này, ghi vào ô tổng cộng.
8. Ký xác nhận: Bên bàn giao và bên nhận bàn giao ký và ghi rõ họ tên ở cuối biên bản. Chữ ký phải đúng với người đã được ghi ở phần I và II.

Lưu ý quan trọng

• Đối với những hạng mục đồng phục không được bàn giao trong đợt này, bắt buộc phải gạch chéo toàn bộ dòng đó để tránh nhầm lẫn hoặc gian lận sau này.
• Ô "Vải" chỉ dành cho trường hợp bàn giao vải nguyên liệu, không phải thành phẩm. Nếu chỉ bàn giao thành phẩm thì bỏ trống hoặc gạch chéo ô này.
• Ô "Thành phẩm" ghi số lượng sản phẩm hoàn chỉnh đã được may hoặc mua sẵn, đảm bảo đúng chủng loại và kích cỡ.
• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại bộ phận hành chính, một bản giao cho người nhận để đối chiếu sau này.
• Trước khi ký, bên nhận phải kiểm tra kỹ số lượng, chất lượng, màu sắc và kích cỡ từng món đồng phục. Nếu phát hiện lỗi hoặc thiếu, ghi ngay vào cột ghi chú và báo lại bên bàn giao.

Lỗi thường gặp

• Không gạch chéo các hạng mục không bàn giao, dẫn đến tranh chấp sau này về số lượng thực tế đã nhận.
• Nhầm lẫn giữa ô "Vải" và ô "Thành phẩm", ghi số mét vải vào ô thành phẩm hoặc ngược lại, gây sai lệch số liệu tồn kho.
• Không ghi đầy đủ chức vụ và phòng ban của người bàn giao và người nhận, làm mất tính pháp lý của biên bản khi cần đối chiếu.
• Bỏ trống cột "Ghi chú" mặc dù đồng phục có khuyết tật hoặc không đúng quy cách, khiến sau này khó quy trách nhiệm.
• Người nhận ký xác nhận mà không kiểm tra thực tế đồng phục, dẫn đến khi phát hiện thiếu hoặc hỏng thì không thể khiếu nại.
• Không đánh số biên bản hoặc đánh số trùng với biên bản khác, gây khó khăn cho việc lưu trữ và tra cứu sau này.