Hướng dẫn điền phiếu yêu cầu cấp phát đồ bảo hộ lao động

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu cấp phát đồ bảo hộ lao động (mã BM01B/QT15) là biểu mẫu chính thức trong quy trình quản lý cấp phát đồng phục bảo hộ tại công ty. Biểu mẫu này giúp nhân viên hoặc đội trưởng đề xuất nhu cầu trang bị các loại đồ bảo hộ như mũ, quần áo, giày dép phục vụ công việc. Đây là căn cứ để phòng Hành chính - Nhân sự xét duyệt và thực hiện cấp phát, đảm bảo mỗi người lao động đều được trang bị đầy đủ thiết bị bảo vệ an toàn lao động theo đúng quy định.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do nhân viên hoặc đội trưởng của từng phòng, bộ phận trực tiếp điền. Thời điểm điền phiếu là khi nhân viên có nhu cầu được cấp mới đồ bảo hộ do bắt đầu làm việc, đồ cũ đã hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc cần thay thế vì lý do công việc. Ngoài ra, phiếu cũng được sử dụng khi công ty có đợt cấp phát định kỳ theo kế hoạch. Sau khi điền, phiếu cần được chuyển cho cấp quản lý trực tiếp xác nhận trước khi trình lên phòng HC-NS.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Để trống, phần này do phòng Hành chính - Nhân sự đánh số khi tiếp nhận phiếu. Không tự ý ghi số.
2. Phòng/Bộ phận yêu cầu: Ghi rõ tên phòng ban hoặc bộ phận của người đề nghị, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Xưởng Sản xuất, Đội Bảo trì.
3. Họ tên người yêu cầu: Viết đầy đủ họ và tên của nhân viên cần được cấp phát đồ bảo hộ. Viết chữ in hoa có dấu hoặc chữ thường rõ ràng.
4. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của người yêu cầu, ví dụ: Nhân viên sản xuất, Đội trưởng, Kỹ thuật viên.
5. Lý do yêu cầu: Mô tả ngắn gọn lý do cần cấp phát, ví dụ: "Mới vào làm", "Đồ cũ đã rách không sử dụng được", "Cấp phát định kỳ quý I/2025".
6. Danh sách đồ bảo hộ (STT, LOẠI ĐỒNG PHỤC, SỐ LƯỢNG, ĐƠN GIÁ, CHI PHÍ, GHI CHÚ): Đánh dấu chọn các loại đồ bảo hộ cần nhận bằng cách ghi số lượng vào cột "SỐ LƯỢNG" tương ứng. Các loại có sẵn gồm: Mũ BHLD (trắng), Bộ kaki xám, Giày đế xám, Mũ BHLD (vàng), Bộ kaki xanh, Áo thun xanh, Giày nhựa, Áo mưa. Nếu cần loại khác, ghi vào dòng "Khác" và mô tả cụ thể. Cột "ĐƠN GIÁ" và "CHI PHÍ" để trống, do phòng HC-NS tính sau. Cột "GHI CHÚ" ghi thêm yêu cầu đặc biệt nếu có, ví dụ: "Size L", "Màu xanh đậm".
7. Tổng cộng: Để trống, phòng HC-NS sẽ tổng hợp sau khi nhập liệu.
8. Người đề nghị/Đội trưởng: Ký và ghi rõ họ tên sau khi đã kiểm tra lại toàn bộ thông tin. Ghi ngày tháng năm hiện tại.
9. Xác nhận của cấp quản lý trực tiếp: Người quản lý trực tiếp của nhân viên ký xác nhận đồng ý đề nghị, ghi rõ ngày tháng.
10. Trưởng phòng HC - NS: Để trống, dành cho trưởng phòng ký duyệt chính thức.
11. Người cấp phát: Để trống, nhân viên kho hoặc người được phân công cấp phát sẽ ký sau khi phát đồ.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền vào các ô có dấu chấm hoặc gạch dưới, không viết vào ô dành cho phòng HC-NS.
• Mỗi phiếu chỉ dành cho một người yêu cầu duy nhất, không ghi chung nhiều người trên cùng một phiếu.
• Phải có đầy đủ chữ ký của người đề nghị và cấp quản lý trực tiếp trước khi nộp, nếu thiếu sẽ bị trả lại.
• Ghi số lượng chính xác, không thêm bớt tùy ý. Nếu cần số lượng lớn hơn định mức, phải có giải trình trong phần lý do.
• Phiếu sau khi được duyệt phải được lưu giữ cẩn thận để đối chiếu khi nhận hàng.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi lý do yêu cầu hoặc ghi chung chung như "cần dùng" không cụ thể, dẫn đến bị từ chối phê duyệt.
• Ghi sai tên phòng ban hoặc chức vụ, gây khó khăn cho việc xác minh nhân sự.
• Đánh dấu chọn nhiều loại đồ nhưng không ghi số lượng rõ ràng, khiến người cấp phát không biết cần bao nhiêu.
• Không xin chữ ký xác nhận của cấp quản lý trực tiếp, làm phiếu không hợp lệ.
• Viết tẩy xóa, lem mực hoặc ghi bằng bút chì, phiếu sẽ không được chấp nhận vì khó lưu trữ.