Hướng dẫn điền phiếu yêu cầu cấp phát đồng phục công ty

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu cấp phát đồng phục (mã số BM01A/QT15) là văn bản chính thức để nhân viên hoặc bộ phận đề xuất nhu cầu được cấp phát đồng phục công ty. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa quy trình xin cấp phát, đảm bảo mọi yêu cầu đều được ghi nhận đầy đủ thông tin về loại trang phục, số lượng và chi phí liên quan. Đây là căn cứ để Phòng Hành chính - Nhân sự và Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt trước khi tiến hành sản xuất hoặc mua sắm đồng phục cho người lao động.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do nhân viên có nhu cầu cấp phát đồng phục trực tiếp điền, hoặc do Trưởng bộ phận thay mặt nhân viên trong bộ phận mình lập đề nghị. Thời điểm điền phiếu là khi nhân viên mới vào làm việc cần được cấp đồng phục lần đầu, khi đồng phục cũ đã hư hỏng, rách, mất hoặc hết niên hạn sử dụng theo quy định công ty. Ngoài ra, phiếu cũng được sử dụng trong các trường hợp đặc biệt như thay đổi kích cỡ, bổ sung đồng phục cho nhân viên thuyên chuyển bộ phận hoặc khi công ty tổ chức cấp phát định kỳ theo năm.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Để trống, do Phòng Hành chính - Nhân sự đánh số khi tiếp nhận phiếu. Nhân viên không tự điền mục này.
2. Phòng/Bộ phận yêu cầu: Ghi rõ tên phòng ban hoặc bộ phận nơi nhân viên đang công tác, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Xưởng Sản xuất.
3. Họ tên nhân viên: Viết đầy đủ họ và tên nhân viên cần được cấp phát đồng phục, viết chữ in hoa có dấu hoặc chữ thường rõ ràng.
4. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của nhân viên như Nhân viên kinh doanh, Trưởng nhóm, Kế toán viên.
5. Lý do yêu cầu: Mô tả ngắn gọn lý do cần cấp phát đồng phục, ví dụ: "Nhân viên mới tuyển dụng tháng 3/2025", "Đồng phục cũ đã rách không sử dụng được", "Cấp phát định kỳ năm 2025".
6. Bảng chi tiết đồng phục: Điền từng dòng theo STT, ghi rõ loại đồng phục (Phù hiệu, Áo sơ mi nữ, Vest nữ, Áo sơ mi nam, Quần tây nam hoặc Khác), số lượng cần nhận, chi phí vải, tiền công và tổng cộng. Nếu không biết chi phí cụ thể, để trống các cột chi phí cho Phòng HC-NS điền sau.
7. Tổng cộng: Dòng cuối bảng, ghi tổng số lượng và tổng chi phí của tất cả các loại đồng phục.
8. Người đề nghị: Ký và ghi rõ họ tên, ghi ngày tháng năm lập phiếu.
9. Trưởng bộ phận xác nhận: Trưởng bộ phận ký xác nhận, ghi ngày tháng năm sau khi kiểm tra tính chính xác của yêu cầu.
10. Trưởng phòng HC - NS: Để trống, dành cho Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự ký duyệt sau khi kiểm tra quỹ đồng phục.
11. Giám đốc duyệt: Để trống, dành cho Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký phê duyệt cuối cùng.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền đầy đủ thông tin, không bỏ trống các mục bắt buộc như họ tên, bộ phận, lý do và danh sách đồng phục yêu cầu.
• Chỉ sử dụng phiếu có mã số BM01A/QT15, lần ban hành 01, ngày 28/12/10. Không dùng phiếu photocopy mờ hoặc phiếu đã qua chỉnh sửa.
• Chữ ký của Người đề nghị và Trưởng bộ phận xác nhận là bắt buộc trước khi chuyển lên Phòng HC-NS. Thiếu một trong hai chữ ký, phiếu sẽ bị trả lại.
• Đối với các loại đồng phục không có trong danh sách, ghi vào dòng "Khác" và mô tả cụ thể tên trang phục ở cột Ghi chú.
• Chi phí vải và tiền công nếu chưa rõ thì để trống, tuyệt đối không tự ý điền số liệu ước lượng sai lệch.

Lỗi thường gặp

• Nhân viên tự đánh số phiếu hoặc ghi sai mã số phiếu, gây nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ và theo dõi.
• Không ghi rõ lý do yêu cầu hoặc ghi chung chung như "cần đồng phục" mà không nêu cụ thể trường hợp mới tuyển, hư hỏng hay cấp định kỳ.
• Bỏ sót chữ ký của Trưởng bộ phận xác nhận, dẫn đến phiếu không hợp lệ và bị từ chối xử lý.
• Điền sai loại đồng phục so với quy định dành cho giới tính hoặc vị trí công việc, ví dụ nam yêu cầu vest nữ hoặc ngược lại.
• Ghi số lượng đồng phục vượt quá định mức cho phép của công ty mà không có phê duyệt đặc biệt từ Giám đốc.
• Không ghi ngày tháng năm ở phần ký của Người đề nghị hoặc Trưởng bộ phận, làm mất căn cứ xác định thời gian yêu cầu.