Hướng dẫn điền Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự BM01/QT05

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu tuyển dụng (BM01/QT05) là biểu mẫu chính thức được sử dụng trong quy trình quản lý nhân sự của công ty. Mục đích của phiếu là để các phòng, bộ phận gửi đề xuất lên Ban Giám đốc và Phòng Nhân sự về nhu cầu bổ sung nhân lực. Phiếu này giúp chuẩn hóa thông tin tuyển dụng, đảm bảo mọi yêu cầu đều được xem xét dựa trên các tiêu chí cụ thể như chức danh, số lượng, yêu cầu trình độ. Đây là cơ sở pháp lý để Phòng Nhân sự triển khai các bước tìm kiếm, sàng lọc và phỏng vấn ứng viên.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do Trưởng phòng hoặc người có thẩm quyền của bộ phận có nhu cầu tuyển dụng điền. Thời điểm điền là khi bộ phận phát sinh nhu cầu nhân sự mới do mở rộng quy mô, thay thế nhân viên nghỉ việc, hoặc cần bổ sung nhân lực cho dự án đặc thù. Sau khi điền đầy đủ thông tin, phiếu được chuyển lên Phòng Nhân sự để thẩm định, sau đó trình Ban Giám đốc phê duyệt. Nhân viên mới hoặc người chưa quen quy trình nên tham khảo hướng dẫn này trước khi bắt đầu điền.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số phiếu: Để trống, phần này do Phòng Nhân sự hoặc văn thư đánh số khi tiếp nhận phiếu.
2. Phòng/Bộ phận yêu cầu: Ghi rõ tên phòng ban của bạn, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật. Không viết tắt nếu không có quy định riêng.
3. 1. Lý do tuyển dụng: Mô tả ngắn gọn lý do cần tuyển, ví dụ: "Bổ sung nhân sự cho dự án ABC", "Thay thế nhân viên nghỉ thai sản", "Mở rộng đội ngũ bán hàng".
4. 2. Bảng nhu cầu tuyển dụng (STT, CHỨC DANH CẦN TUYỂN, SỐ HIỆU MTCV, SỐ LƯỢNG, YÊU CẦU, GHI CHÚ): Điền từng dòng cho mỗi vị trí. Cột "Chức danh cần tuyển" ghi tên vị trí (ví dụ: Nhân viên Kế toán). "Số hiệu MTCV" là mã mô tả công việc do Phòng Nhân sự cung cấp. "Số lượng" ghi số người cần tuyển. Cột "Yêu cầu" bao gồm các tiêu chí: Trình độ văn hoá (tốt nghiệp cấp 3, đại học...), Trình độ chuyên môn (chuyên ngành đào tạo), Ngoại ngữ (tiếng Anh, tiếng Trung...), Tin học (Word, Excel, phần mềm chuyên ngành), Trình độ nghề (chứng chỉ hành nghề nếu có), Tuổi, Giới tính, Sức khỏe. Cột "Ghi chú" dùng để bổ sung yêu cầu đặc thù như "ưu tiên có kinh nghiệm 2 năm".
5. Ngày … tháng … năm 20… và Người đề nghị: Ghi ngày hiện tại và ký tên, ghi rõ họ tên người đề nghị (thường là Trưởng phòng).
6. Ý kiến của Phòng Nhân sự: Để trống, phần này do Phòng Nhân sự điền sau khi xem xét. Họ sẽ đánh dấu vào ô "Không tuyển dụng" hoặc "Tuyển dụng" / "Điều chuyển nội bộ" và ghi tên nhân viên nếu điều chuyển.
7. Ban Giám đốc duyệt: Để trống, phần này do Ban Giám đốc ký duyệt sau cùng, có thể ghi thêm ý kiến phê duyệt hoặc yêu cầu bổ sung.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền các mục thuộc trách nhiệm của bộ phận yêu cầu (từ "Phòng/Bộ phận yêu cầu" đến "Người đề nghị"). Không tự ý điền vào phần "Ý kiến của Phòng Nhân sự" hay "Ban Giám đốc duyệt".
• Thông tin ở cột "Yêu cầu" phải cụ thể, khả thi, tránh ghi chung chung như "tốt nghiệp đại học" mà không nêu rõ chuyên ngành. Điều này giúp Phòng Nhân sự tìm ứng viên chính xác hơn.
• Nếu tuyển nhiều vị trí khác nhau, phải kê khai riêng từng dòng trong bảng, không gộp chung. Mỗi vị trí có thể có yêu cầu khác biệt.
• Kiểm tra kỹ số lượng tuyển và lý do tuyển dụng để tránh sai sót khi trình duyệt. Nếu lý do không thuyết phục, Ban Giám đốc có thể từ chối.
• Phiếu phải được ký và ghi ngày đầy đủ trước khi chuyển lên Phòng Nhân sự. Phiếu không có chữ ký sẽ bị trả lại.

Lỗi thường gặp

• Bỏ trống cột "Số hiệu MTCV" hoặc điền sai mã, khiến Phòng Nhân sự không tra cứu được mô tả công việc chuẩn.
• Ghi yêu cầu quá cao so với thực tế công việc, ví dụ yêu cầu thạc sĩ cho vị trí nhân viên hành chính đơn thuần, gây khó khăn cho việc tìm ứng viên.
• Không ghi rõ giới tính hoặc độ tuổi khi vị trí yêu cầu đặc thù (ví dụ: bảo vệ nam, lễ tân nữ), dẫn đến hồ sơ ứng viên không phù hợp.
• Viết lý do tuyển dụng quá sơ sài như "cần người" mà không giải thích cụ thể, khiến cấp trên khó đánh giá tính cấp thiết.
• Quên ký tên hoặc ghi ngày tháng, làm phiếu không hợp lệ và bị trả lại để bổ sung.