Hướng dẫn điền bảng đánh giá sau thời gian thử việc BM03A

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM03A-QT05 (Bảng đánh giá sau thời gian thử việc) được thiết kế để đánh giá toàn diện năng lực, thái độ và kết quả làm việc của nhân viên văn phòng, khối gián tiếp và cấp quản lý sau khi kết thúc thời gian thử việc. Mục tiêu chính là giúp cấp quản lý trực tiếp có cơ sở khách quan để quyết định việc chính thức tiếp nhận nhân viên, điều chỉnh công việc hoặc chấm dứt hợp đồng thử việc. Đồng thời, biểu mẫu này cũng là công cụ để nhân viên tự nhìn nhận lại quá trình làm việc của bản thân và đóng góp ý kiến phản hồi.

Việc đánh giá dựa trên thang điểm 10 cho từng tiêu chí cụ thể, từ đó tính tổng điểm và xếp loại nhân viên theo các mức: Xuất sắc, Giỏi, Khá, Trung bình và Yếu. Kết quả đánh giá này sẽ là căn cứ pháp lý quan trọng trong hồ sơ nhân sự, đồng thời giúp phòng Nhân sự và Ban Giám đốc có cái nhìn tổng quan về chất lượng nguồn nhân lực mới.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Người quản lý trực tiếp (Direct Manager) của nhân viên thử việc chịu trách nhiệm điền phần đánh giá chính (Mục B và C). Quản lý cần hoàn thành đánh giá ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của công ty, thường là trước ngày kết thúc hợp đồng thử việc từ 3-5 ngày làm việc. Nhân viên được đánh giá sẽ nhận biểu mẫu để đọc và ghi ý kiến cá nhân tại Mục D. Sau đó, biểu mẫu được chuyển đến Phòng Nhân sự (Mục E) và cuối cùng là Ban Giám đốc phê duyệt (Mục F).

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phần thông tin cá nhân: Điền đầy đủ Họ tên, Bộ phận, Chức vụ, Ngày nhận việc và Người quản lý trực tiếp. Các thông tin này phải khớp với hợp đồng thử việc và hồ sơ nhân sự. Chức vụ của người quản lý cũng cần được ghi rõ ràng.
2. Mục A - Công việc hiện tại đang thực hiện: Liệt kê các công việc chính và phụ theo thứ tự ưu tiên. Mỗi dòng STT tương ứng với một đầu việc cụ thể. Cột "Công việc chính" ghi nhiệm vụ trọng tâm, cột "Công việc phụ" ghi các nhiệm vụ hỗ trợ. Nên mô tả ngắn gọn, rõ ràng, tránh chung chung.
3. Mục B - Cấp quản lý trực tiếp đánh giá: Đây là phần quan trọng nhất. Với mỗi tiêu chí từ 1 đến 10, người quản lý cần cho điểm từ 1 đến 10 dựa trên mức độ đáp ứng yêu cầu công việc. Phần "Phần đánh giá" bên cạnh mỗi tiêu chí cần ghi nhận xét cụ thể, ví dụ: "Nhân viên xử lý hồ sơ nhanh, chính xác" cho tiêu chí "Kết quả đạt được". Lưu ý: Chỉ đánh giá những tiêu chí có trong yêu cầu công việc thực tế, không bắt buộc phải đánh giá cả 10 tiêu chí.
4. Tổng điểm và Xếp loại: Sau khi cho điểm từng tiêu chí, tính tổng điểm tối đa (nếu đánh giá cả 10 tiêu chí là 100 điểm). Sau đó, quy đổi ra phần trăm và đối chiếu với bảng xếp loại phía dưới để ghi kết quả: Xuất sắc (81-100%), Giỏi (71-80%), Khá (61-70%), Trung bình (51-60%), Yếu (dưới 50%).
5. Mục C - Nhận xét, đánh giá và đề xuất: Người quản lý viết nhận xét tổng quan về mặt tích cực (Strengths), mặt hạn chế (Weakness) và triển vọng (Prospects) của nhân viên. Phần "Đề xuất" cần nêu rõ: Ký hợp đồng chính thức, gia hạn thử việc hay chấm dứt hợp đồng. Ký tên và ghi ngày tháng.
6. Mục D, E, F - Ý kiến các bên liên quan: Nhân viên đọc kết quả đánh giá, ghi ý kiến đồng ý/không đồng ý hoặc bổ sung tại Mục D, ký tên. Phòng Nhân sự kiểm tra tính hợp lệ và ghi nhận tại Mục E. Ban Giám đốc phê duyệt cuối cùng tại Mục F. Tất cả đều phải ghi rõ ngày tháng và chữ ký.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ đánh giá các tiêu chí thực sự có trong yêu cầu công việc của vị trí đó. Nếu một tiêu chí không áp dụng, bỏ trống phần điểm và ghi chú "Không áp dụng".
• Điểm số phải đi kèm với nhận xét cụ thể, tránh cho điểm cảm tính. Nhận xét cần dựa trên các sự kiện, hành vi quan sát được trong quá trình làm việc.
• Biểu mẫu phải được ký đầy đủ bởi tất cả các bên: Người quản lý, Nhân viên, Phòng Nhân sự và Ban Giám đốc. Thiếu bất kỳ chữ ký nào, biểu mẫu sẽ không có hiệu lực.
• Thời gian hoàn thành biểu mẫu phải đúng quy định, không được chậm trễ vì ảnh hưởng đến quyết định nhân sự và quyền lợi của nhân viên.
• Bảo quản biểu mẫu cẩn thận vì đây là tài liệu pháp lý quan trọng trong hồ sơ nhân viên.

Lỗi thường gặp

• Quên điền thông tin cá nhân hoặc điền sai bộ phận, chức vụ, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và lưu trữ hồ sơ.
• Cho điểm tất cả các tiêu chí đều 10/10 hoặc đều 5/10 mà không có nhận xét cụ thể, làm mất tính khách quan của bảng đánh giá.
• Không đọc kỹ hướng dẫn xếp loại, dẫn đến tính sai tỷ lệ phần trăm và xếp loại sai cho nhân viên (ví dụ: 75% lại xếp loại Khá thay vì Giỏi).
• Bỏ sót phần "Đề xuất" ở Mục C, khiến phòng Nhân sự không biết hướng xử lý tiếp theo đối với nhân viên thử việc.
• Nhân viên không ghi ý kiến hoặc không ký vào Mục D, gây tranh chấp sau này nếu nhân viên không đồng ý với kết quả đánh giá.
• Phòng Nhân sự hoặc Ban Giám đốc phê duyệt nhưng không ghi ngày tháng, làm mất tính liên tục của quy trình.