Hướng dẫn điền biểu mẫu danh sách lớp học BM09-QT05

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM09-QT05 Danh sách lớp học được sử dụng để ghi nhận đầy đủ thông tin của một lớp đào tạo nội bộ hoặc tập huấn chuyên môn trong công ty. Mục đích chính của biểu mẫu là quản lý danh sách học viên tham gia, xác nhận việc nhận tài liệu và sự tham dự của từng người. Đây là căn cứ để bộ phận nhân sự theo dõi tiến độ đào tạo, làm cơ sở lưu trữ hồ sơ và đánh giá hiệu quả các khóa học. Biểu mẫu này cũng giúp minh bạch trách nhiệm của người học và người tổ chức trong quá trình đào tạo.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người phụ trách đào tạo hoặc cán bộ nhân sự được phân công theo dõi lớp học trực tiếp điền. Thời điểm điền là trước hoặc trong buổi học đầu tiên, khi học viên đã được xác nhận danh sách tham gia. Người điền cần hoàn thiện phần thông tin chung của lớp học trước, sau đó phát cho từng học viên ký nhận vào các cột tương ứng trong quá trình diễn ra buổi đào tạo. Sau khi kết thúc lớp học, biểu mẫu sẽ được thu lại và lưu trữ tại bộ phận nhân sự.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của biểu mẫu theo quy tắc đánh số của phòng nhân sự, thường là số liên tiếp theo năm hoặc theo đợt đào tạo.
2. Nội dung: Ghi rõ tên khóa học, chủ đề buổi đào tạo hoặc nội dung chính của lớp học, ví dụ: "Đào tạo kỹ năng bán hàng nâng cao".
3. Ngày: Ghi ngày tháng năm diễn ra buổi đào tạo, theo định dạng ngày/tháng/năm. Nếu lớp học kéo dài nhiều ngày, ghi khoảng thời gian.
4. Địa điểm: Ghi rõ phòng họp, hội trường hoặc địa chỉ cụ thể nơi tổ chức lớp học, ví dụ: "Phòng họp tầng 3, trụ sở chính".
5. Người giảng dạy: Ghi họ và tên đầy đủ của giảng viên hoặc người phụ trách đứng lớp.
6. Thuộc đơn vị: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận chủ trì tổ chức lớp học, ví dụ: "Phòng Nhân sự" hoặc "Ban Đào tạo".
7. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng học viên trong danh sách.
8. Họ và tên: Ghi họ và tên đầy đủ của từng học viên tham gia lớp học, viết chữ in hoa có dấu để dễ đọc.
9. Phòng/Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận công tác của học viên, ví dụ: "Phòng Kế toán" hoặc "Bộ phận Kinh doanh".
10. Ký nhận tài liệu: Học viên ký tên xác nhận đã nhận đủ tài liệu học tập được phát trước hoặc trong buổi học.
11. Ký nhận tham gia: Học viên ký tên xác nhận đã tham dự buổi học, thường ký vào cuối buổi hoặc theo từng buổi nếu lớp học nhiều ngày.
12. Ghi chú: Ghi lại các thông tin bổ sung như lý do vắng mặt, đến muộn, hoặc các trường hợp đặc biệt khác của học viên.
13. Người theo dõi: Người phụ trách lớp học ký và ghi rõ họ tên, xác nhận toàn bộ thông tin trên biểu mẫu là chính xác.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền bằng bút mực, không sử dụng bút chì, chữ viết rõ ràng, không tẩy xóa.
• Mỗi học viên phải tự tay ký vào hai cột "Ký nhận tài liệu" và "Ký nhận tham gia", không được ký thay hoặc ký hộ.
• Phần "Nội dung" và "Ngày" phải được điền trước khi phát biểu mẫu cho học viên để tránh nhầm lẫn.
• Nếu có học viên vắng mặt, ghi rõ lý do vào cột "Ghi chú" và báo cáo lại cho người phụ trách đào tạo.
• Sau khi hoàn thành, biểu mẫu cần được người theo dõi ký duyệt và nộp về phòng nhân sự trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc lớp học.
• Lưu trữ biểu mẫu theo đúng quy định, thời gian lưu tối thiểu là 2 năm để phục vụ công tác kiểm tra và báo cáo.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số biểu mẫu hoặc đánh số trùng với các lớp học khác, gây khó khăn khi tra cứu và lưu trữ hồ sơ.
• Ghi sai hoặc thiếu thông tin về địa điểm, ngày tháng, dẫn đến nhầm lẫn giữa các lớp học cùng thời điểm.
• Học viên ký tên không đúng cột quy định, ví dụ ký nhận tài liệu vào cột ký nhận tham gia hoặc ngược lại.
• Bỏ sót cột "Ghi chú" khi có học viên vắng mặt hoặc có tình huống đặc biệt, làm mất thông tin quan trọng.
• Người theo dõi quên ký xác nhận cuối biểu mẫu, khiến biểu mẫu không có giá trị pháp lý trong hồ sơ đào tạo.
• Sử dụng bút xóa hoặc tẩy sửa thông tin trên biểu mẫu, vi phạm quy định về tính toàn vẹn của văn bản hành chính.