Mục đích sử dụng
Phiếu theo dõi đào tạo BM04/QT05 là công cụ quản lý nhân sự quan trọng, được thiết kế để ghi nhận toàn bộ quá trình đào tạo của từng nhân viên trong công ty. Biểu mẫu này phục vụ hai mục đích chính: thứ nhất, theo dõi chi tiết quá trình học việc và thử việc của nhân viên mới trong tháng đầu tiên; thứ hai, lưu trữ toàn bộ hồ sơ đào tạo cá nhân sau khi nhân viên đã chính thức làm việc. Nhờ có phiếu này, bộ phận nhân sự và quản lý trực tiếp có thể đánh giá tiến độ, chất lượng đào tạo cũng như xác nhận các kỹ năng, chứng chỉ mà nhân viên đã đạt được.
Ai điền và khi nào
Phiếu này do người quản lý trực tiếp hoặc nhân viên phụ trách đào tạo của bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm điền. Đối với Phần I (Công ty đào tạo trong quá trình học việc và thử việc), phiếu được ghi nhận ngay trong suốt thời gian thử việc của nhân viên mới, thường kéo dài từ 1 đến 2 tháng. Đối với Phần II (Hồ sơ đào tạo cá nhân), phiếu được cập nhật mỗi khi nhân viên tham gia một khóa đào tạo mới, bao gồm đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài hoặc các khóa học nâng cao nghiệp vụ. Nhân viên cũng có thể tự đề xuất cập nhật thông tin đào tạo của mình lên quản lý để ghi nhận vào phiếu.
Hướng dẫn điền từng mục
- Thông tin cá nhân (đầu phiếu): Ghi đầy đủ họ và tên nhân viên, chức vụ hiện tại, phòng/bộ phận làm việc và ngày vào công ty. Các thông tin này phải khớp với hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng.
- Phần I – Công ty đào tạo trong quá trình học việc và thử việc: Ở cột "Nội dung đào tạo", ghi rõ từng kỹ năng, quy trình hoặc công việc được hướng dẫn. Cột "Người đào tạo" ghi tên người trực tiếp hướng dẫn. Các cột ngày trong tháng (từ 1 đến 31) dùng để đánh dấu (ví dụ: ký hiệu ✓ hoặc ghi số giờ) vào những ngày nhân viên thực hiện nội dung đào tạo đó. Cột "Ghi chú" dùng để ghi nhận nhận xét, kết quả hoặc vấn đề phát sinh.
- Phần II – Hồ sơ đào tạo cá nhân: Cột "Nội dung đào tạo" ghi tên khóa học hoặc chương trình đào tạo. Cột "Nơi đào tạo" ghi tên cơ sở đào tạo hoặc địa điểm tổ chức. Cột "Thời gian đào tạo" chia làm hai cột nhỏ: "Từ" và "Đến" để ghi ngày bắt đầu và kết thúc khóa học. Cột "Hình thức đào tạo" chia làm hai cột nhỏ: "Lý thuyết" và "Thực hành" – đánh dấu hoặc ghi số giờ tương ứng. Cột "Văn bằng, chứng chỉ (Nếu có)" ghi tên loại văn bằng/chứng chỉ đạt được. Cột "Số văn bằng chứng chỉ (Nếu có)" ghi mã số hoặc số hiệu của văn bằng/chứng chỉ. Cột "Ghi chú" dùng để ghi thêm thông tin như kết quả, xếp loại hoặc ghi chú đặc biệt.
- Ký xác nhận cuối phiếu: Nhân viên ký và ghi rõ ngày tháng năm ở dòng "Họ tên nhân viên". Người quản lý trực tiếp ký và ghi ngày tháng năm ở dòng tương ứng để xác nhận toàn bộ thông tin trên phiếu là chính xác.
Lưu ý quan trọng
- Phiếu phải được điền bằng bút mực, chữ viết rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai, cần gạch bỏ và ký xác nhận bên cạnh.
- Đối với Phần I, mỗi nội dung đào tạo chỉ ghi trên một dòng riêng, không gộp nhiều nội dung vào cùng một hàng.
- Đối với Phần II, chỉ ghi những khóa đào tạo đã hoàn thành và có xác nhận của người quản lý hoặc đơn vị đào tạo.
- Khi nhân viên chuyển phòng ban hoặc thay đổi chức vụ, cần cập nhật thông tin ở đầu phiếu và ký xác nhận lại.
- Phiếu sau khi hoàn thành phải được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự của nhân viên tại phòng nhân sự ít nhất 5 năm.
Lỗi thường gặp
- Ghi thiếu thông tin ngày tháng ở các cột ngày trong tháng (Phần I), dẫn đến không xác định được tiến độ đào tạo thực tế.
- Nhầm lẫn giữa cột "Người đào tạo" và "Người quản lý trực tiếp" – người đào tạo là người trực tiếp hướng dẫn, có thể khác với quản lý.
- Không ghi rõ hình thức đào tạo (lý thuyết hay thực hành) ở Phần II, gây khó khăn khi đánh giá loại hình đào tạo.
- Bỏ sót cột "Số văn bằng chứng chỉ" khi nhân viên có chứng chỉ nhưng không ghi mã số, sau này khó tra cứu hoặc đối chiếu.
- Ký xác nhận thiếu chữ ký của một trong hai bên (nhân viên hoặc quản lý), làm phiếu không có giá trị pháp lý trong hồ sơ nhân sự.
