Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Biên bản nghiệm thu bàn giao tổng đài" được sử dụng để ghi nhận chính thức việc hoàn thành công trình lắp đặt, tháo dỡ, di chuyển tổng đài SDE giữa hai bên: Bên A (Bưu điện tỉnh) và Bên B (Công ty Cổ phần ABC). Biên bản này xác nhận rằng toàn bộ thiết bị đã được lắp đặt, chạy thử, kiểm tra các chỉ tiêu kỹ thuật và đạt yêu cầu chất lượng trước khi đưa vào khai thác sử dụng. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để hai bên thống nhất nghiệm thu, thanh toán hợp đồng và chuyển giao trách nhiệm quản lý vận hành cho đơn vị sử dụng.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện kỹ thuật của Bên B (Công ty Cổ phần ABC) soạn thảo và điền các thông tin kỹ thuật, sau đó trình cho đại diện Bên A (Bưu điện tỉnh) và đại diện đơn vị quản lý sử dụng (QLSD) kiểm tra, ký xác nhận. Thời điểm điền biên bản là ngay sau khi hoàn tất công tác lắp đặt, chạy thử và đo kiểm các chỉ tiêu kỹ thuật của tổng đài SDE, trước khi bàn giao chính thức cho bên A đưa vào vận hành. Biên bản được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản (Số ........../năm/NTBG/CT-ABC/): Ghi số thứ tự biên bản theo quy định của công ty, ví dụ: 01/2024/NTBG/CT-ABC. Phần năm ghi 4 số, phần chữ viết tắt NTBG là "Nghiệm thu bàn giao".
2. Địa điểm và thời gian (Hà nội, ngày……tháng…….năm .........): Ghi rõ địa danh nơi lập biên bản (thường là Hà Nội hoặc tỉnh nơi có trạm) và ngày tháng năm ký biên bản.
3. Công trình và hạng mục: Ghi tên công trình "Mạng viễn thông nội tỉnh" kèm tên tỉnh. Hạng mục ghi rõ "Tháo dỡ di chuyển lắp đặt Tổng đài SDE có dung lượng ..... số" và điền dung lượng thực tế (ví dụ: 500 số).
4. Địa điểm trạm (Từ trạm... đến lắp đặt tại trạm...): Ghi tên trạm cũ nơi tháo dỡ và tên trạm mới nơi lắp đặt tổng đài.
5. Đơn vị và hợp đồng: Ghi tên Bưu điện tỉnh cụ thể (ví dụ: Bưu điện tỉnh Hà Nam) và số hợp đồng kinh tế kèm ngày ký.
6. Thông tin đại diện các bên: Điền họ tên, chức vụ của từng đại diện Bên A (Bưu điện tỉnh), Bên B (Công ty ABC), đơn vị QLSD và đơn vị lắp đặt. Mỗi bên có ít nhất 2 người đại diện.
7. Thời gian thi công: Ghi ngày khởi công và ngày hoàn thành thực tế theo đúng tiến độ.
8. Khối lượng công việc (Mục II): Mô tả chi tiết các công việc đã thực hiện: tháo dỡ thiết bị tại trạm cũ, di chuyển, lắp đặt tại trạm mới, và làm phần mềm khai báo.
9. Kiểm tra chỉ tiêu kỹ thuật (Mục III): Điền kết quả kiểm tra từng hạng mục trong bảng. Đánh dấu "ĐẠT" hoặc "KHÔNG ĐẠT" vào cột tương ứng. Phần ghi chú ghi thông số đo được (ví dụ: điện áp acqui b01=48.5Vdc).
10. Kết luận chung (Mục IV): Xác nhận thiết bị đã lắp đặt đúng tiến độ, đạt yêu cầu kỹ thuật, thẩm mỹ và vệ sinh công nghiệp. Ghi rõ không còn tồn tại gì.
11. Ký tên và đóng dấu: Đại diện các bên ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) vào ô tương ứng.

Lưu ý quan trọng

• Phải kiểm tra kỹ số hợp đồng và ngày ký hợp đồng trước khi điền, đảm bảo khớp với hợp đồng gốc.
• Thông tin về dung lượng tổng đài (số) phải thống nhất giữa phần hạng mục, khối lượng công việc và kết luận chung.
• Bảng kiểm tra chỉ tiêu kỹ thuật cần được điền đầy đủ, không bỏ sót mục nào. Nếu mục nào không áp dụng thì ghi "Không" hoặc gạch chéo.
• Các thông số điện áp acqui (b01 đến b24) phải được đo và ghi chính xác bằng đơn vị Vdc.
• Biên bản phải được lập thành 04 bản giống nhau, mỗi bản đều có đủ chữ ký của các bên.
• Chữ ký của đại diện Bên A, Bên B, đơn vị QLSD và đơn vị lắp đặt phải đầy đủ, rõ ràng, có đóng dấu (nếu là tổ chức).

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa tên trạm cũ và trạm mới khi điền mục "Từ trạm... đến lắp đặt tại trạm...", dẫn đến sai địa điểm thi công.
• Quên điền dung lượng tổng đài ở phần hạng mục hoặc điền không thống nhất giữa các mục.
• Bỏ sót các mục kiểm tra trong bảng chỉ tiêu kỹ thuật, đặc biệt là các mục phụ như 1.6.1, 1.6.2.
• Ghi sai đơn vị đo điện áp (ví dụ ghi V thay vì Vdc) hoặc không ghi giá trị đo cụ thể cho các acqui.
• Không ghi ngày tháng năm ký biên bản hoặc ghi ngày không khớp với thời gian hoàn thành thực tế.
• Thiếu chữ ký của một trong các bên (đặc biệt là đơn vị QLSD) làm biên bản không có hiệu lực pháp lý.